浅谈企业规范化管理工作

杨维维 蔺玉芳

[摘 要]在推行规范化管理过程中,笔者首先对规范化管理有了一些体会:如规范化管理核心是标准化和数据化;它的难点在于改变人的习惯;要防止企业因规范化而走向官僚化。再次,笔者从加强与员工沟通,使规章制度落实到实际行动中,科学的制定管理文件和工作标准,用企业文化引导员工养成良好的习惯等角度出发来对进一步推行规范化管理进行探讨。

[关键词]企业规范 管理工作

随着市场的日益国际化及竞争的不断加剧,一个企业要想在市场中立于不败之地,就必须加强并合理利用规范化管理这一杠杆。那么何谓规范化管理呢?规范化管理就是指企业通过有关管理制度、业务流程、操作手册、考核办法等手段将企业各方面的运作程序化、制度化、标准化,使各项工作有章可循,也使得各个岗位的责权明确,以达到提高企业运作效率并提高企业管理水平的目的。规范化管理是企业发展过程中必须采用的一种手段,是企业强身健体、练好内功、夯实管理基础的基本要求,对企业健康持续发展及增强市场竞争力有着重要的意义和作用。

一、在推行规范化管理过程中的几点体会

(一)规范化管理的核心是标准化和数据化。规范化首先就是要将各种工作标准制定出来,要将工作的结果、工作的内容、完成工作的时间、工作的程序等等进行标准化。这和简单的制度化是不同的,因为这种标准化必须来源于实际工作的要求,而不能是某种官方意志。而且,作为一种规范化的工作标准,它主要是规定员工应该怎样做,这跟很多制度重在规定员工不能怎样做是不同的。其次,规范化管理的核心是数据化,制度制定一大堆,却没有大用处和实际效果,其中一个原因就是文字太多,数据太少。没有数据,制度的内容就模糊,违反和遵守制度就没有区别。但是用文字来写制度容易,而用数据来表达一种规范就难了,数据所表达的东西是明白无误地,所以以数据化为核心,企业的规范化工作就要从工作的分析开始,从各个环节数据的收集、整理、分析开始,经过较长时间的统计,才能成为一种工作的标准和要求,这与参照某些公认的“好制度”来写文件有本质的不同。

(二)规范化管理的难点不是文件的制定,甚至都不是数据的收集,真正的难点在于改变人的习惯。习惯的力量是强大的,人们按照习惯的方式做事,自然又舒适,而违反一种习惯总是伴随着不适和痛苦。所以,人们在做“对”的事情和在做“习惯”的事情之间进行选择时,经常选择的是做习惯的事。他们都知道该怎么做,但他们还是不那么做,他们仍然会按习惯去做。改变人的习惯是一个漫长和痛苦的过程,它远比制定一些文本、条例、标准、数据要困难得多,而且要从我们自身做起改起,从习惯的改变入手来进行规范化管理才是真正能改变企业、提升企业管理水平的切实方法。

(三)要防止企业因规范化而走向官僚化。由于不了解规范化的实质,就会把文件的制定和遵守当成头等大事。由于它不是着眼于人们习惯的改变,而制定的文件又缺乏实践基础,经常会遭致人们的抗拒。在这种执行与抗拒的较量中,管理的成本必然增加,并且,极易发展成形式重于内容的现象。人们会变成为规范而规范,失去了或忘记了规范的真正目的,这就是企业官僚化现象。

二、对进一步推行规范化管理的几点想法

(一)加强与员工沟通,使规章制度落实到实际行动中。目前,大多数企业制订的各项制度已经比较完备,但却没有得到很好的落实。如企业要求下班后要关闭电脑这项简单的制度,在实际工作中却不能得以很好的落实。这说明我们的员工没有从思想上意识到规章制度的严肃性,听之任之,我行我素。作为管理者,应该多同员工进行沟通,说明规章制度的目的和意义,教育和引导员工遵章守纪,让规章制度确实落实到行动中,而不停留在纸上。

(二)科学的制定管理文件和工作标准。规范化管理的核心是标准化和数字化,这就要求我们在制定管理文件和工作标准时,要实事求是,要科学准确,要重视调查研究,杜绝闭门造车。比如,要求通信光缆中断的修复时间为12小时,这在一定程度上很难实现。因为通信光缆熔接在很大程度上受制于光缆熔接机是否能够及时到位。针对这种情况,在制定工作标准时应该区分相关维修工具是否配备齐全以及周边相关维修设备的饱有量来分别制定。同时,要实地测试一次维修需要多少时间,根据测量的结果分别制定标准。

(三)用企业文化引导员工养成良好的习惯。一个企业的运作就像一个正在上坡的汽车,规章制度只是保证这辆汽车不后退的“止动力”,而要使汽车快速前进就需要有强大的“牵引力”,而这种牵引力就是由企业文化引导员工养成的良好习惯。如某公司职代会明确提出“随着公司规范化管理的持续改进,创新能力的明显提升,员工队伍素质的不断提高和实现发展远景的需要,迫切需要以”学习、创新、务实、廉洁、高效“为核心价值理念的企业文化推动公司管理思维和发展观念的转变”。这就是要求我们从制度约束向文化影响引导转变,以先进的企业文化来改变管理思维和行为,从物质和精神两个层面来改变战略,这也就是要求我们重新审视原来制定的一些规章制度,将要求员工“不能怎么做”改为“应该怎样做”,进一步提倡员工“怎样做更好”的创新思维。要求员工逐步养成一个好的习惯,改掉一些不适应公司企业文化要求的坏习惯,自觉主动地开展工作,强化文化的引导作用。

(四)充分运用负激励来控制员工行为。激励制度已是现代企业制度的核心内容之一,是确立企业核心竞争力的基石。正激励能起到调动的作用,而负激励则是能发挥控制的作用,但是在现代企业管理中企业家们常常是重视正激励,而往往忽略了负激励的作用。所谓负激励就是对个体的违背组织目标的非期望行为进行惩罚,以使这种行为不再发生,使个体积极性朝正确的目标方向转移,具体表现为纪律处分、经济处罚等。企业一般都设有日常的行为准则、管理制度等,超出了这个准则、制度必然受到一定的制裁。负激励作为一条“止步线”,也许作为一名企业员工很少注意到,实际上却起到控制员工行为不可或缺的作用,在日常的潜移默化中,员工自觉或不自觉地已经接受了这种负激励制度的约束,无形之中给企业的管理行为带来一种持续良性循环效应。比如,在制度中规定“上班迟到一次扣薪100元”,所有的员工都知道不能迟到,否则会被处罚,正常情况下,员工自然而然地养成了按时上班的习惯,管理者其实只应用了一条负激励的约束机制,就管住了整个企业的劳动纪律。

总之,规范化管理的方法形式多样,关键在于企业管理者的科学管理及方法的灵活运用,再加上行之有效的实施与监督,那么我相信,企业员工的素质将会进一步得到提升,管理水平也将会跨上一个新的更高的台阶。

参考文献

[1]贺妍《论多变战略环境下企业财务管理能力》《财会通讯》综合版,2007年第6期