着力提升高校档案服务民生的能力

叶景青

摘要:民生问题是当今社会发展的主题。提升高校档案服务民生的能力是高校档案在新时期的重要任务。本文从高校民生档案资源和民生档案利用两个体系的建设来谈提升高校档案服务民生的能力,使档案工作与民生工作“同频共振”,和谐发展。

关键词:高校档案服务民生

关注民生、保障民生是科学发展观的重要内容,也是新时期党执政治国的又一着力点。胡锦涛总书记在党的十七大报告上把解决民生问题提到了前所未有的战略高度,这对高校档案工作尤其是档案服务工作提出了更高的要求。 可以预见,服务民生是现代档案工作的发展方向。2008年7月,国家档案局(馆)长杨冬权在浙江档案工作座谈会上指出:让档案工作服务民生、服务人民群众,要着重建立好两个体系:一是要建立覆盖民生、覆盖人民群众的档案资源体系;二是要建立服务民生、涉及人民群众的档案利用体系。高校档案工作者应深刻领会“两个体系”精神,以科学发展观武装自己的头脑,充分管理和利用好民生档案资源,使档案真正成为党和人民群众联系的纽带,以服务民生、服务和谐社会建设的实际行动,把科学发展观落到实处。

一、 高校档案及其服务民生

高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案服务民生是通过学校的民生档案来实现的,学校民生档案是学校管理活动中形成的真实记录,是维护师生员工权益的原始凭证,是改善民生的有力依据。高校档案在维护师生员工、人民群众的合法权益、解决好人民群众最关心、最直接最现实的各类民生问题中,具有不可替代的记录和凭证的作用。开展民生档案工作,建立好、保管好、利用好民生档案,有利于党和国家的利民惠民政策落到实处,有利于保障师生员工的合法权利,有利于促进学校的安定和谐。着力提升高校档案服务民生的能力、更好地服务民生是高校档案在新的历史时期的重要任务,是值得我们高校档案工作者思考的新课题。我们有责任、有义务提升高校民生档案管理水平,更好地服务师生员工和人民群众,把党中央对人民群众的关爱、对民生问题的关心,送进社会各阶层、送进社会各民众,使服务民生真正成为高校档案工作服务大局的一个新亮点。

二、 着力提升高校档案服务民生的措施

1.建设好高校校民生档案资源体系,收集体管理好民生档案

服务民生,不能无米之炊。高校档案服务民生是通过高校民生档案来实现的。丰富、整合民生档案是服务民生的基础工作,要抓紧抓好。国家档案局局长杨冬权2008年指出,我们要围绕以改善民生为重点的社会建设,创新性地开展民生档案工作,要把涉及民生的档案及时建立并完整收集起来,集中到档案馆。我们要按照国家档案局的要求,切实调整馆藏建设思路,突出民生档案在档案资源建设中的地位,把所有涉及到人的档案、涉及到民生的档案收集齐全,认真管好,让档案资源体系覆盖学校民生的各个部门,覆盖学校每个师生员工。

高校民生档案涉及面广,不象教学、科研那样是一个独立的档案门类。它有的包含了一类档案,如人事档案;有的蕴含在各类档案之中,是其中的一部分。丰富、整合民生档案资源,需要方方面面齐抓共管、协调配合,并做好以下工作:

一要把涉及到人的档案纳入归档范围,重点管理 、规范管理。职工人事档案和学生人事档案(虽然目前的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》尚未涉及人的档案),是重要的民生档案,各高校要积极创造条件把涉及人的档案接收进馆,集中管理。职工人事档案有一些高校已集中和正在集中管理 。在此值得特别一提的是有的学校学生人事档案,还分散在学校各职能部门或院系,如就业中心、学生工作处、成教处等,更应变分散管理为集中统一管理,它是学校档案的重要组成部分。高校加强民生档案的管理,首先应该重视学生档案,解决学生档案的统一归属问题,积极创造条件接收各层次、各专业、各级别的学生档案进馆,做到收集完整齐全、管理安全规范、转递可靠及时、服务热情周到。

二要在做好各类档案工作的同时,要关注其中的民生档案。学校各类档案中都涉及到民生档案,如党政档案中有职务任免、职称评定等,教学档案中有招生录取名册、学生成绩登记表等,科研档案中有科技成果获奖证书等,财会档案中有学生交缴学费、职工购买住房等,……它们都是各类档案中的重要组成部分,做好各类档案工作首先要注重其中的民生档案。关注、重视民生档案,就应多为民着想,多为民分忧。工作中有时需要删繁就简,提高效率;有时又需要把一些简单的事情再细化,同样也为提高效率。对重要且利用率高的民生档案可以采取复制一、两份分别存放在不同的相应地方,做好编目,便于查找。本着“先用先整,突出重点”的原则,将群众利用率高的如学籍管理、招生名册、人事、福利待遇、职称职务、购房住房、名人档案、历届毕业生合影等与民生息息相关的档案,优先整理、过细编目、实现数字化,在实现数字化的同时要尽快整合档案信息资源,在推进档案信息化建设中,做到按规范化抓信息化,以信息化促规范化。

2.着力建立高校档案服务民生的档案利用体系,提供优质服务

首先是加强宣传,提高师生员工利用档案的意识。长期以来,部分领导和师生员工对高校档案的意识不强,对高校民生档案更是无从知晓,认为档案与自己的生活没什么联系。师生员工对民生档案认识的提高与否虽然有赖于全体师生员工综合素质的提高,更有赖于民生档案在师生员工中产生的作用,但档案部门做好宣传,也能在很大程度上提高师生对民生档案的认识,从而在日常生活、工作中利用民生档案,使民生档案充分发挥其应用价值。高校档案部门应对现有的民生档案的内容、来源和提供利用情况进行认真梳理分析,统一收集、管理好民生档案,可以根据民生档案编制民生档案专题目录,发放到各系、各部门,使师生员工确切知道哪些问题可能通过什么方式查阅档案,使师生、民众解除对档案的神秘感。

其次,是不断创新服务方式。社会环境的发展变化使人们的生活方式、追求的目标、面临的问题发生了深刻的变化,传统的查档方式已远远不能满足让高校档案走向师生、走向大众,更好地服务民生。为更好地满足社会大众的需求,高校档案部门应以民生为导向,与时俱进,不断创新服务机制,创造性地开展形式多样的档案利用服务工作。如设立档案网站,实现档案资源共享和远程档案利用服务;建立档案信息中介机构或信息中心,作为网络服务代理机构和信息产品经营主体;创建科学合理、方便快捷的档案信息检索平台;推行用户信息利用跟踪机制,不断完善档案服务。有条件的高校档案部门还可以采取设立网上问答、服务热线、函电代查服务形式,依托社会信息源,把档案服务逐步延伸到社区、家庭、百姓、形成更具活力更加便民的服务体系。

总之,高校档案服务民生是时代发展的必然要求,是百姓档案意识增强的真实反映,也是档案事业自身发展的必然之路,我们要紧紧把握时代的脉博,立足本职,面向民众,孜孜以求,着力提升高校档案服务民生的能力,在档案服务民生的蓝图上写下辉煌的篇章。

参考文献:

[1] 杨冬权.在浙江省档案工作服务民生座谈会上的讲话[Z].中国档案,2007,(10).

[2] 杨来青.开展民生档案工作服务和谐社会建设. 中国档案,2007(11).

[3] 宁波市鄞州区档案局.做好民生档案 服务和谐社会. 浙江档案,2007(9).