浅谈学校档案管理的信息化建设

冯 瑜

当今世界,科技发展日新月异,信息化浪潮席卷全球,计算机广泛应用正在深刻地影响和改变着人们工作和生活,也给档案事业的现代化发展带来勃勃生机。我国档案管理自动化已走过十几年历程,一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用,在档案工作中起着越来越重要的作用。同样,随着教育改革不断深化,整体办学水平的不断提高,势必对档案工作提出更新更高的要求。如何发挥信息技术在学校档案管理中的作用,使档案工作更好为教学和管理工作服务,为学校加快信息资源建设服务,是学校档案工作者共同关注的问题。

一、实现学校档案管理信息化的重要意义。

21世纪是信息时代,要跟上社会发展,解决档案事业发展中的问题,必须加强学校档案信息化建设,进一步提高档案工作者整体知识水平,这是目前档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。

学校档案工作是衡量学校科学管理的一项“基础建设”工程,是积累学校办学历程、文化底蕴、展示办学成果与质量的“信息”中心。信息技术应用于档案管理,是体现学校现代化水平的重要标志。我们处在信息化、数字化的时代,信息化社会要求人们利用现代信息技术手段来获取信息,处理信息和生成信息。在这样的时代背景下,将信息技术充分应用于学校档案管理,有利于提高档案现代化管理水平,提高档案的开发和利用的效率。是学校档案管理的发展方向和必然趋势。

由于多种因素,信息技术在我们的学校档案管理中应用的广度和深度并不一样,有的学校档案管理的现代化已具一定水平,有的学校增设了电子文件,但还有不少学校虽在档案管理中应用计算机,但只用来打印案卷目录、档案封面,却没有充分利用信息技术具有的功能。不少学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上,这样的机制已经不能适应时代的发展,因为它浪费了许多人力和物力,因此,建立现代化学校档案管理系统有着重要的意义。

二、实现学校档案管理信息化现存的问题

档案管理的信息化,应用电脑文字处理软件,灵活使用表格图形,对档案分门别类等,克服了以往效率低、保密性差,查找困难,工作环节、工作程序的重复雷同等问题,加强了文件管理的超前控制,保证了档案的质量,将文件和档案作为统一的系统工程,不仅具备存储量大、处理迅速、查阅方便的特点,而且能够安全、高效地实现学校档案日常管理,方便阅读、交流和重复使用,更好的发挥了档案的作用。

但是,现代化档案管理方式作为现代科学技术的一项新生事物,仍有诸多不够完善和亟待改进的地方:

(1)随着计算机技术在各项工作中的使用,产生了大量电子文件,档案载体大部分变为磁介材料或其他载体,信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码,新型档案载体的产生,提出了新型档案载体归档和保管的新问题。

(2)国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准,也没有从法律上予以明确规定。

(3)电子文件具有易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性,需要档案管理学理论再进行深入研究并做出指导办法。

三、实现学校档案管理信息化的主要途径。

实现学校档案管理信息化,关键是充分应用信息技术,实现档案工作标准化,管理方法科学化,管理部门高效化,使档案工作同教育事业紧密结合、协调发展。

1、努力提高档案标准化、规范化水平。档案管理信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中最重要的是转变狭隘收集与管理的观念。如今我校综合档案部门突破习惯性的管理思维模式:一是由原来只收集纸质文件,转变为“纸质”文件和“电子”文件同时收集;二是由以“卷”为单位归档保存,转变为以“件”为单位整理归档管理,三是实行“计算机检索和网络检阅”。在菏泽版兰台档案软件中,能有效地进行存贮、分类、检索、保护和开发利用等等,进一步提高了档案管理工作效率,使学校档案工作步入了标准化、规范化的阶段。

2、抓好学校档案数据库的建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行和方便的使用,完成由文件处理向信息管理系统的过渡。我校综合档案部门已实现了以下两方面的转变:其一是由原来的“手工检索”转变为“计算机检索”;其二是由原来的“手工调卷检阅”转变为通过现代化网络传输数据“计算机检阅”。总之,以上二种情况的转变和过度,进一步拓展了档案部门进行科学的管理和方便使用的功能,真正转变了“管理与利用”模式,实行了快捷、准时的提供档案信息方法,实现了利用、检索、提档一体化、自动化、科学化,充分发挥了“高校档案信息资源开发中心”的平台作用。

3、加强办公自动化建设,提高档案管理工作的质量。 微机应用,网络管理,是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理,其优点是:

(1)以“件”为单位的立卷方法,便于文书档案的立卷、接收、鉴定,便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件,可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外,利用计算机辅助管理档案,在档案的保管期限进行调整时,可利用计算机进行检索工具的调整、删改,大大提高了工作时效。

(2)微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便,检索简便,准确率高。随机存档后,文件插入就十分方便了,可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题,实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

(3)微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用,利用者就无法接触其他无关的文件,从而达到了文档保密的要求。

(4)提高档案工作者素质。知识经济时代的今天,对文书档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的管理模式和理念向现代管理模式和理念转变,在提供利用服务时,能够发挥出更好的时效价值,使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。现代化的学校档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。学校档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作,掌握馆藏档案的内容,这样,才能做好学校档案管理的各项工作因此,档案工作人员应具备必备的素质结构,应是政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。档案工作者应是知识面的“广”与“博”的多面手。有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。要不断学习档案工作的新知识、新技术,以便开阔视野、增长知识,从而做到厚积而薄发,不断提高档案业务水平。