精细化管理应用对策探析

王丽静 周建霞

摘要:精细化作为现代工业化时代的一个管理概念,最早是由日本的企业在20世纪50年代提出的。目前,精细化管理的理论已经被越来越多的企业管理者所接受。在注重细节的时代,精细化管理已成为企业追求卓越,规避风险、提高竞争力和适应激烈竞争环境的必然选择。精细化是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。在实施精细化管理的过程中,要注意处理好精细与效率的关系,避免因精细管理而造成效率低下,精细管理是为了更好的提高效益。

关键词:精细化 规章制度 信息化 执行力 监督检查机制

时下,金融危机的“寒冬”并未逝去,而正在向全世界蔓延,它在影响着我们的经济、产业、民生以及就业等各个领域。面对金融危机给我们带来的深重影响和严峻的国际经济形势,企业只有“练好内功”,才能经得住考验。走精细化之路是企业可持续发展的根本途径。

国内推行精细化管理的企业有几百家,其中包括许多大型企业,这些企业都是实施精细化管理的成功者。如中石化、海尔集团等。不论企业的规模大小,不论是什么行业,不论是新企业还是老企业,精细化的管理模式均有用武之地。如2008年北京奥运盛大的开幕式上,焰火、音乐、灯光、视频的同步启动,电脑系统的精确控制,准确无误,堪称把精细化管理发挥到了极致。精细化的管理能让北京的奥运会辉煌卓著,也一定会让企业同样创造奇迹。

那么,国内的企业怎样更好地把源于国外的精细化管理思想切实地应用到现实的管理中去呢?笔者从以下几个方面进行了探讨。

(一)全员学习,理解精细化管理的内涵。

“精细化管理”是源于发达国家的一种管理理念,主要出现在大规模工业制造业,如汽车、家用电器等产业中。“零缺陷”、“准时化生产”、“零库存”等都已经成为精细化管理的代名词。

精细化管理强调 “五精四细”。“ 五精”是指精华、精髓、精品、精通、精密,即在文化、技术方面要选取精华的部分,管理者要掌握管理的精髓,企业要出精品,要有精通管理或技术的专家型的管理者和员工,各种管理、生产关系要链接有序、控制严密。“四细”是指细分对象、细分职能和岗位、细化分解每一项具体工作、细化管理制度的各个落实环节。精细化管理讲究专注地做好每一件事,在每一个细节上精雕细刻,精益求精。

例如,某钻井公司为了把精细化管理落到实处,经过现场调研检查,发现一线井队值班记录的填写、现场细节管理,以及现场操作规程执行力度不完全符合精细化管理的要求。于是,公司明确提出值班干部要做到“四个清楚”,即工作内容要清楚、工作程序要清楚、每道工序中的每项操作由谁来干要清楚、干工作时防止人身伤害的要点和注意事项要清楚。然后通过“一对一”授课、“零距离”沟通,旨在把这一理念传达到每一名员工。只有这样,才能把精细化管理的思想深入人心。

(二)全员了解精细化管理的意义、必要性、可实现性,从思想根源上培养员工追求精细化的文化氛围。

精细化管理对企业最大的贡献在于成本控制。一个实现管理精细化的企业,一般都能够把成本控制到最优,因为管理的精细化能够优化流程、提高品质、降低不必要的损耗,把可以省的钱都省下来。

精细化管理注重内在质量的提升,注重内涵式发展,走有效发展之路,深化改革创新机制,进一步提升内部管理水平,大力挖潜增效,提高经济效益和企业竞争力。

精细化管理的本质更多的是对员工的职业化要求,把对员工的工作要求更多地通过提高职业素质和技能固化到每个人的工作习惯之中。以生产、管理的精细化,使生产和管理流程得以最大限度的优化,提高企业每个环节的质量,获得经济效益的最大化。

精细化管理的关键在于人的思维模式的转变。企业在管理的过程中要关注每一个细节,正所谓“细节决定成败”。按照海因里希理论,在每一起大事故发生前,都有29起小事故发生、300个隐患出现。事故的发生不是偶然的,都有一个量的积累过程。所以,我们只要细致地做好每一项工作,就能杜绝1%失误的出现。企业只有大力营造精细化生产、管理的氛围,培养追求品质、不断超越的精神,使精细化思想深深植根于每个职工的心中,把“精细”变为一种理念,一种文化,成为支撑员工个人与企业生命的一种精神力量,企业才能在当今激烈的竞争中永远立于不败之地。

(三)制订科学的、适合的企业管理制度和规章制度是实施精细化管理的基础。

“精细化”的背后,是对科学的执着追求。“科学管理之父”泰罗认为,科学管理的重要特征之一就是有严格的纪律。企业管理精细化,实际上是一种通过对管理过程中每一名员工、每一道工序和流程以及每一个工作环节的精心组织,把规范管理引向深入的全面管理模式和思想。例如,海尔集团的“日事日毕,日清日高”,就是这一管理理念的具体体现。但这要靠制度来保证最终的工作成效,也就是说需要有一套规范、完整的规章制度作保障。

1.完善的岗位职责是明确责任的前提

“简单的事情重复做”,是精细化的特点。精细化管理的核心就是要确保每一个员工都尽职尽责,每一个工作环节都不出漏洞,每一项工作都做到“精”与“细”。因此,只有将工作职责具体化、明确化,才能保证每一个部门、每一个员工在每一个环节上,都清楚地了解自己的职责、然后准确地履行自己的职责,把管理成本降至最低,从而提高工作的质量和效率。企业要完善岗位说明书,清楚地界定每一个岗位的职责,并且要让员工清楚地知道自己的岗位职责,然后严格的执行,确保工作得以准确的落实。

2.规范的操作程序是开展工作的关键

在职责明确的情况下,操作程序是否完善,往往成为能否顺利开展工作并取得成效的关键。如果没有规范的操作程序,个人就会根据自己的习惯或兴趣开展工作,从而影响工作的最终效果。可见,操作规范越具体、越完整,就越便于操作,达到预期目的的可能性就越大。

例如,在杭州祐康食品集团,进入冷冻食品生产车间的消毒程序非常严格。首先要穿上鞋套,戴上一次性帽子和口罩,并穿上消过毒的白色大褂,经过“清水清洗---用洗洁精---清水冲洗---消毒---擦干---风淋”的洗手程序,再经过全身的风淋消毒后才能进入车间。车间内包饺子的过程,精细化管理也是无所不在。每个饺子边上都要包成9到11个褶,每个褶之间都非常均匀。饺子分成17克一个、18克一个和19克一个三种档次。精细化管理在祐康食品集团得到了充分的体现。

3.有效的激励机制是实现组织目标的动力

激励机制包括对优秀的奖励和对落后的惩罚,甚至对事故责任者的追究。规章制度不只是告诉执行者应该怎样做、不该怎样做,还应该能够激发参与者的积极性、创造性,使他们更加重视照章办事,更加积极、主动地研究工作内容和提高工作质量,把实现自身的价值与实现组织的目标统一起来。有效的激励机制,不仅是精细化管理中制度建设的重要任务,而且还能为组织整体目标的实现提供强大的推动力量。

4.科学的考核办法是检验工作效果的标准

考核是强化履行岗位职责和执行操作规范的有效手段。如果没有考核环节,即便各项任务都有分工、有布置、有要求,同样会出现“出工不出力、出力不出效”的现象,甚至出现“问题没人管、责任没人担”的情况。考核办法一定要能够全面、完整地反映被考核者的工作表现和取得的成绩,成为衡量工作成效必不可少的标准。如果只是一味地要求管理精细化,在考核、激励方面没有先行一步,与精细化接轨,就必然导致精细化落不到实处,达不到预期目的。

(四)加强企业管理信息化建设是实施精细化管理的条件保证。

企业要确保精细化管理的执行到位,还要有必要的辅助工具,即加强企业的信息化建设。信息化是企业发展的必由之路。实质上,信息化是以信息技术、网络技术为手段,提高企业经营和管理能力,企业信息化的根本问题在于通过高效技术手段辅助企业有效实施现代企业管理方法和手段。

1.信息化设备要完善

企业要根据自身的业务需要和发展需要配备相应的信息化设备,一方面尽量实现企业生产服务过程的自动化;另一方面是为了实现企业管理信息自动化、决策网络化、智能化以及商务活动电子化等,减少人为误差,确保做到管理上精雕细刻,生产上精耕细作,技术上精益求精,效益上精打细算。因此,企业要适时、适当的配备相应的自动化生产、服务设备以及计算机、网络设备等。

2.企业信息沟通要顺畅

只有信息畅通无阻,沟通及时,才能提高决策的效率,以便迅速解决问题。因此,一方面要充分利用信息技术和设备,有效及时的沟通;另一方面,逐步实现组织结构的扁平化,使信息资源在企业内部得到共享。同时,使原始信息在从传递到决策过程中,反馈时间大大缩短,决策层与基层、各部门之间的沟通更加快捷,管理更加直接,也拉近了管理层与各基层之间的距离。

3.采用适合的信息化管理软件

精细化管理离不开信息化管理软件和对“精细化”理解深刻的管理人才。为了有效地控制企业内部协作,节约成本、提高效率,企业要适时地采用一些信息化工具和管理软件。

(五)管理者不折不扣的有效执行是实现精细化管理的关键。

分析世界500强企业的成功之路,我们会发现500强的管理和经营细致入微,精益求精。我国的500强企业与世界500强企业存在很大差距,当然有很多原因,如企业规模、技术、人才,甚至还有企业文化和品牌等。但如果要找出其中有代表性的原因,细节上的差距最为明显。我们缺少精益求精的执行者,缺少的是对规章制度不折不扣的执行。

研究表明,企业间不同的“执行力”乃是导致其成功或失败的关键,成功是5%战略加上95%的执行。为了确保有效地执行,应做到以下几点。

1.要有责任追究制度

为了确保责任落实,就要将企业的总体计划任务通过层层分解,形成一种以部门为责任中心、部门负责人为责任人,将部门、个人利益与业绩挂钩的管理机制。即每一项任务都有明确的责任部门、责任人,使每一项任务都能真正的得到落实。同时,对迟迟不落实、完不成任务而又无特殊原因者,要追究其工作责任,并建立相应的奖惩制度;对布置工作的执行情况要有最终的质量考核标准;每一项任务、工作都要有考核、有记录,使之成为干部任职、晋升的业绩档案。

2.执行要有创新精神

在执行的过程中会出现各种各样的新情况、新问题,执行需要有创新精神。企业所面临的外部环境在不断变化,市场需求也在不断变化,因此,全体员工在遇到新情况时,要及时向领导反馈信息,与相关部门沟通,一切以企业价值最大化为原则,发挥员工的主观能动性,积极主动地解决问题。执行不是简单地、机械地服从命令和制度,在执行过程中也要有创新精神。创新与执行,不是矛盾关系,创新是执行的一种更高级形式。

3.建立监督检查机制

为了保证计划按时完成,企业还要成立计划执行监督小组,由专门的人来负责,定期对各部门的计划完成情况进行检查,对没完成计划的部门,责成其分析原因,并提出改进措施。只有建立监督检查机制,对各项工作有跟踪、有检查、有反馈,才能保证强势的执行力度。否则,就会出现“管理空洞”,造成下级执行时的松懈、推诿和不负责任。下面两个公式对强调领导的执行力非常具有说服力,即开会+不落实=0;布置工作+不检查=0。因此,落实和检查,应该从制度上加以保证。

(六)建立科学的质量管理体系,定期地对管理质量进行审核和评价是不断提高精细化管理水平的保证。

建立科学的质量评估体系,定期地对管理质量进行评审,了解精细化管理体系在企业的运行状况,有利于管理者准确把握有效促进企业发展的机制,增强管理者实施精细化管理的决心和力度。同时,为制度和规定的修订提供依据,对有效部分加以强化,从而保证精细化管理的良性运行,促进组织的可持续发展。

精细化管理是企业提高管理水平、增强核心竞争力、实现长期稳定发展的必由之路。企业应该根据自身的人力资源现状和目前面临的核心瓶颈,制定针对性较强的应对措施,精细化管理才能步步为赢。精细化管理也是一个不断执行——审核——修订——再执行——再审核——再修订的过程。在实施精细化管理的过程中,还要注意处理好精细与效率的关系,避免因精细管理而造成效率低下,精细管理是为了更好的提高效益。

参考文献:

1.范爱民.精细化管理. 北京:中国纺织出版社,2005

2.邓正红.精细化是企业战略生存的根本途径.

http://www.boraid.com/article/55/55251_1.asp

3.吴一凡.精细化管理.http://baike.baidu.com/view/583596.htm