浅析如何做好高校系级教学秘书工作

韩苏苏 连 萌

摘要教学秘书主要负责基层教学管理事务,是高校教务管理的一支重要力量。新形势下教学秘书必需具备优良的思想、业务素质,通过加强理论学习,提高政治素养与业务素质。

关键词高校教学秘书教学管理

中图分类号:G647文献标识码:A

教学秘书工作是高校管理工作的一个重要环节,是系行政办公室工作的重要组成部分。系教学秘书是连接学院教务工作与系教学工作的桥梁和纽带,教务处对学院的教学组织和实施,大部分是通过教学秘书下达、执行和反馈的。随着新时期高校改革的不断深入,教学秘书正在走向年轻化、信息化、现代化,也逐步实现从单纯的处理日常事务向参与教学和教学管理的转变,这是新时期高等教育事业发展的趋势,同时,也对新时期高校教学秘书如何做好教学管理工作提出新的要求与挑战。

1 高校教学秘书的多重角色

(1)多维管理员。教学秘书在教学活动管理中是基层管理者,教学秘书受系办公室和教研室双重领导,参与和协调教学计划的组织与实施。

(2)师生服务员。教学秘书是服务员,为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助。

(3)联络协调员。教学秘书是联络员,是学校教务管理部门与具体教学单位之间的纽带,是师生沟通的桥梁,起着上令下达、下情上奏、协调各部门以及师生之间关系的作用,是信息传递、反馈的重要渠道。

(4)策划参谋员。教学秘书是参谋员,作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时,要积极主动,同时对事物的发展要有预见性。

2 高校教学秘书的能力结构

从教学秘书的多重角色出发,教学秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件综合。具体包括以下几种:

2.1处理信息资料的能力

教学秘书的工作是具体的,每天要面对大量的文件、电话、会议、资料,这些材料都是从不同环节和角度,保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同,它涉及到目前乃至今后教学的评估,教师的考核以及新专业的设置等教学工作,教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力,也就是对材料分门别类,收藏存档,并向系领导及时汇报,向有关教师及时通知。同时,教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息,及时整理、报告有关领导,以进一步执行决策或调整补充,完善决策,使之更加符合教学实际的需求。因此,处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。

2.2具有良好沟通的能力

秘书的工作是辅助系主任处理的日常事务,确保教学的工作有条不紊地展开。这种工作避免不了时刻与人打交道,既有联系学院各部门机关和广大教职工,又有来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书是有较强的沟通能力。在进行口头语言沟通时,秘书常常即席而发,没有时间在表达思想时字斟句酌,这需要教学秘书在熟悉工作业务的同时,应加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、专业知识等知识的学习,提高讲演艺术和精确陈述思想的能力,提高沟通效果。

2.3协调合作的能力

教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。教学秘书作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时,要积极主动,同时对事物的发展要有预见性。要充分考虑各个教师特点和需要的前提下对各项事情的轻重缓急,所需时间极易出现问题的环节做到心中有数。综合这些方面的情况,有理有据地安排系里有关的教学活动。教学秘书在协助领导做好协调各相关领导人员的工作时,应有发展的观点,对要协调领导安排、检查、调研工作的各环节事先应认真思考一番,对可能出现的情况应有准备,以防意外。教学秘书应有这种能力,帮助系里领导协调处理各种事务,以推动系里工作顺利进行。教学秘书还应有合作的观念和能力。教学秘书在协助系领导下达和督促其他人员完成任务的同时,要有明确的角色定位,不能把自己等价于领导,言行举止要和蔼,不应高人一等,实际工作要任劳任怨,只有这样,才能与办公室其他人员处理好协同合作的问题。此外,教学秘书还要与上级业务部门,如教务处、科研处等部门进行联系合作。

总之,协同合作才能完成各项任务,教学秘书要有这种合作的精神,更要有这种能力。教学工作虽然大家各有分工,但它是在合作、互助的基础上的分工,许多事情要互相理解、体谅。

2.4文字写作的能力

写作能力是教学秘书完成工作的基本功,无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流,都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作,完整地表达思想,都将直接影响到教学秘书工作的质量。文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的,是一个合格教学秘书的基本要求。

要提高写作能力,必须不断增加写作的修养、强化写作训练,日常工作中各种教学文稿写好后,要反复读几遍,删除含混的字词和不符合语法的句子。值得一提的是,教学秘书的写作应从公文写作的特点出发,掌握好教学公文的格式和术语,写出的报告要结构层次分明语言准确、鲜明生动,这是对教学公文写作的基本要求。总之,多读多写是提高写作的基本和唯一手段,教学秘书应注意平时的积累和提高。

2.5计算机管理操作的能力

计算机的使用已广泛地进入高校机关的各个部门,熟练掌握和使用计算机是教学秘书的基本技能。计算机显著特点是功能多、效率高、速度快。教学秘书的许多日常事务工作,如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成。

计算机在现代社会中的影响越来越广泛,随着加入世贸,高校与国外的交流和联系也日益频繁,外语的听说能力也日益显得重要,计算机和外语作现代社会的重要沟通工具,与人们的工作联系不断密切。教学秘书要不断加强使用这些工具的水平,以适应未来工作的各种要求,教学秘书要有这种预见和紧迫感。

2.6创新和开创能力

创新是时代的要求,是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。有创新才有发展,可持续发展是我们一切事业的灵魂。在日益竞争的社会中,只有不断创新,高校以及所属院系才能在竞争的环境是生存和发展。

作为系领导助手和参谋的教学秘书,应该具有创新和开拓的能力,经常关注并收集各兄弟院校,甚至国外高校相关专业、系专业设置的改革信息,社会对人才需求规格的信息,以及教学、管理的新措施等。除了对有关信息材料分类整理,向系领导汇报外,还应综合分析,形成自己的思想和见解,为领导提供教学、管理的新建议。从而有效地获取最新的发展信息,给领导的决策提供科学的依据。

总之,教学秘书在维持科室教学及日常管理工作中扮演着重要的角色。高等教育的发展,教学秘书的工作是高校教学管理工作中不可缺少的组成部分,要求高校各教学单位及教学管理人员之间协调配合,做好这项工作对于高校系、处所领导顺利开展工作有积极的促进作用。在这个过程中,教学秘书的桥梁和中介作用非常重要,高校教学秘书应不断学习,更新自己的管理科学和专业知识以及应用技能,更好地为教学服务,为推进我国高等学校改革发挥重大的作用。