浅谈企业档案信息中心建设与公共利用

赵 洋

21世纪是信息时代,企业档案信息资源作为重要的社会资源,在现代企业可持续发展进程中举足轻重,意义深远,这已成为诸多有识之士的共识。在信息高速发展的新形势下,研究、探讨企业档案信息中心建设与公共利用的新模式尤为重要。本文就此浅谈一管之见,与同人们商榷。

一、当前企业档案馆(室)存在的问题

一是大部分企业档案馆(室)环境、设施不达标。

二是信息结构单一,利用率低。

三是管理手段落后,提供率低。

四是管理人员队伍不稳定,素质偏低,人才培训滞后。

二、企业档案信息中心建设的基础思路

1.加大投入力度,建设现代化的企业档案馆(室)。企业档案馆(室)是企业保管永久性档案的基地。加强企业档案馆(室)建设,是当今企业可持续发展、与时俱进的战略性措施之一。建设现代化企业档案信息服务中心的当务之急是企业决策者站在知识经济的高度,把发展档案事业纳入企业发展规划之中,保证资金投入数额到位,逐步解决库房、设施、设备、人员等具体问题,使之尽快实现功能齐全、管理手段先进、具有企业特色的信息服务中心。

2.深化体制改革与管理创新。一方面是机构改革,建立与时俱进的企业信息服务中心,必须改革企业档案管理部门非正式机构,兼职人员的传统模式,设立独立机构,纳入编制,配备专职人员,并使之有职、有权、有位。另一方面要进行机制改革。企业档案部门,要随企业经营机制转换而转换,应从单纯的行政权力机构(如隶属于党办或行办),向资源管理机制转变,从激励机制向竞争机制转变。通过向社会开放,获取经济效益,使之成为企业资产的一部分。再一方面是制度改革。

3.优化结构,实现一体化建设。新形势下企业档案收藏结构创新至关重要。随着国企市场竞争、产品竞争、人才竞争、信息竞争的加剧,促进企业档案信息容量增加,单一的纸质文件档案收藏已满足不了民生的对档案载体的需求。因此,声像、图片、光盘、磁盘、实物等必备信息载体走进企业档案室是大势所趋。它不仅可以丰富企业档案的载体形式,而且也为企业档案结构创新、调整实现档案、图书、情报一体化建设提供了物质基础和先决条件。

当今信息已成为物质、能源之外的又一经济、战略资源。档案、图书、情报这些知识资源一体化建设与管理势在必行。各级档案馆在对档案内容进行需求分析和价值鉴定的基础上,本着“需求主导、资源共享”的原则,有计划地开展档案数字化工作。研究数字档案馆建设整体方案,启动数字档案馆建设项目,也只有这样,才能在未来各级档案馆联合网络建成后最大化地发挥信息资源共建、共享的需要,充分发挥信息资源的整体功能。

三、企业档案公共利用的新途径

1.应树立企业档案收藏为用的观念,将档案、资料、图书、报刊、数据、情报等纳入服务范围,使企业档案成为真正意义上的信息中心。应向社会开放部门档案资料,开展各种形式的咨询服务活动,利用企业档案解决工作的难题,处理事务纠纷,提高利用率。

2.发挥企业档案馆(室)“一切为企业”定位前提下的宣传教育功能,让“死”资料“活”起来。把企业档案信息中心建设成为“五爱”教育基地,开展宣传教育活动。利用法定重大节日、纪念日、场庆等,举办创业史回顾、辉煌成果、专题讲演等多种宣传形式。在宣传企业、开展教育、树立企业形象的同时,也宣传了企业档案信息中心自身,让全社会认识档案信息中心的存在及价值。

3.为企业推广、普及科学技术提供咨询和服务。企业档案管理人员要更新观念、拓展视野,广泛整理相关资料,下工夫扩充、丰富室藏,结合企业实际需要,有针对性地开展公共利用调查、分析,然后开展多种形式的对口服务,使企业档案馆(室)成为面向社会的科技咨询和信息服务中心。

4.在促进企业文化建设方面发挥主阵地作用。首先,管理人员应积极参与企业文化创建活动;其次,应积极主动配合有关部门工作,提供翔实可靠的企业精神、经营理念等方面背景资料,促进企业文化健康有序地发展,为繁荣企业文化作出应有的贡献。

5.今后一个时期的重点是加强民生档案建设。民生档案已经成为近年来档案利用工作的一个新热点。从根本上讲,档案之于社会的意义在于保障公众的知情权。平常看似不起眼的档案,往往能在关键时刻发挥令人意想不到的作用。从生老病死到衣食住行,民生档案与百姓生活息息相关。在西方,档案利用80%以上是普通百姓,在我国,这也将是一个必然的发展趋势。

6.搞好档案资料编研工作,为企业可持续发展提供资政依据。企业档案管理人员应在提高自身理论素质和专业素质的基础上,结合企业实际,通过调研,掌握企业政治形势和经济发展动向,认真搞好各类资料的系统编研或专业编研,为企业决策者提供可借鉴的具体依据,为企业发展当好“内参”。

7.健全企业档案现代化管理信息系统,使档案信息成为知识资产和知识产业。

总之,面对信息时代和知识经济浪潮的冲击,企业档案作为信息资源的宝库和前沿阵地,只有建立全新的管理体系和服务体系,充分发挥收集信息构建全新的知识库作用,才能在挑战面前抓住机遇,乘势而上,快速发展,成为现代知识经济社会有机整体的重要组成部分和重要的资源基地并确立其不可取代的社会地位。□

(编辑/穆杨)