论互助县林业系统档案管理的可持续发展

黄晓辉

摘要分析了管好林业文书档案的作用,介绍了加强文书档案管理的基本途径,并从国有林场森林资源档案管理、林权改革档案管理、退耕还林档案管理、林业生物灾害档案管理以及林业档案管理工作中的保密工作等几个方面探讨了推动林业系统档案管理可持续发展的有效措施。

关键词林业系统;档案管理;可持续发展;青海互助

中图分类号G271文献标识码A文章编号 1007-5739(2009)22-0205-02

1管好林业文书档案的作用

(1)管好文书档案有利于国家法规和方针政策在林业部门和基层林场的贯彻执行,增强国家法规和政策的权威性。

(2)管好文书档案有利于上级党政机关对于林场工作的直接领导和具体指导,提高工作质量和效率,避免基层林场盲目蛮干。

(3)管好文书档案有利于林业机关单位及林场同其他机关和企、事业单位的沟通与联系,不至于使林业工作与其他工作顾此失彼。

(4)管好文书档案有利于林区干部职工学习和宣传党和国家的方针政策,与时俱进,促进林区安全和谐。

(5)管好文书档案有利于真实记录林业生态建设和发展情况,为各项林业工作和活动保存依据和凭证。因此,国有林场必须加强文书档案管理工作。

2加强文书档案管理的基本途径

(1)提高文书档案管理人员的政治素质和业务素质。由于文书工作直接与文件打交道,在有效范围内必须遵守和执行相关制度,因此,党政领导要加强对林场文书人员的管理和教育,建立健全保密制度,促使文档管理人员从政治的高度来认识文书档案管理的严肃性和时效性,热爱档案和档案管理事业,树立科学发展观,对事业负责。通过自学、参加培训、实地参观等形式,学习《文书学》《档案管理学》《档案法》《机关档案工作业务建设规范》等,从而对基础理论知识和档案管理规则有比较系统地掌握,坚持岗位实践,熟悉业务技能,适应新时期文书档案管理工作的需要。

(2)文档管理人员要运用比较先进的手段及时处理文件,分类归档。计算机技术已经广泛应用于档案管理,其高效快捷、灵活检索的特点为立卷改革提供了新的可能和方向,档案管理的计算机化、自动化、文书档案工作一体化,对归档文件整理工作提出了新的要求,文档管理人员必须依照国家档案局颁发的《归档文件整理规则》,结合林业部门的工作特点,熟悉并广泛应用计算机技术,一事一卷,分类归档,以备查考,以适应档案管理现代化的需要。

(3)提高文档资料在林业生态建设中的利用率。对于档案资料,在管严管好的原则下,管理人员要树立全心全意为人民服务的思想,正确处理好档案保密与利用的关系,不怕细琐麻烦,要嘴勤、眼勤、手勤,既使利用者能及时查考,又能妥善保管档案,使死的档案成为活的资料,准确完整地直接为林业经济建设和社会各项事业服务。这样不但可以充分发挥文书信息在林业生态工程建设中的时效作用,而且能发挥林业文书档案资料在社会主义现代化建设中的历史凭证作用,为国家积累宝贵的文化财富。

3加强国有林场森林资源档案管理工作

国有林场承担着国家天然林保护、三北防护林建设和生态公益林建设等重大项目的建设任务,文书档案管理工作做得好不好,直接影响和制约着林场的建设和发展。森林资源档案是管理森林资源的一项重要基础工作,它记录了整个森林资源消长变化的全过程,把准确数据反映到簿、表、卡、册、图上。应进一步加强森林资源档案管理工作,有效地发挥森林资源档案在林地权属中的重要作用,不断提高森林经营水平,保证森林资源档案管理的科学性。

4加强林权改革档案管理工作

集体林权制度改革正在各地全面推进,为确保改革成果,提高改革质量,国家林业局、国家档案局近日出台《关于加强集体林权制度改革档案工作的意见》,就林改档案管理工作做出进一步部署。意见指出,档案管理是林改过程中一项极其重要的基础工作,完整、准确、系统的林权改革档案是林改工作的客观反映和重要的历史见证,是巩固改革成果、维护林地权利人的合法权益、稳定和完善农村林地承包关系的重要保证。意见要求各级林业部门认真抓好本机关、本单位的林改档案管理,建立档案工作领导负责制和档案管理人员责任制,并指导所属单位做好林改档案材料的收集、整理、保管和利用等方面工作,县级林业主管部门要特别做好林权登记发证档案管理工作;各级档案行政管理部门要加强对本行政区域内林改档案工作的监督和指导。

意见提出,林改档案管理要与改革工作同步进行、协调开展,做到改革工作进展到哪里,档案工作就延伸到哪里,确保林改全过程档案资料的完整、准确与系统。各级林业和档案部门要加强对林改档案工作的检查指导,把档案工作纳入林改成果检查验收项目,确保档案工作健康有序进行。意见还就林改档案的归档范围、保管期限、分类方法、收集整理、保管移交、利用服务等内容提出了具体要求。

5加强退耕还林档案管理工作

退耕还林工程是一项政策性强、涉及面广、群众参与度高、费用巨大的生态工程,档案管理工作非常重要。林业局要牢固树立“无档则乱”的档案管理意识,把规范建档工作与工程建设同步进行,切实为工程顺利实施提供可靠依据。

要完善档案管理的各项规章制度,每个乡确定专职档案管理员1名,负责退耕还林资料的收集、整理。按照工程实施流程,县退耕办编制了互助县退耕还林档案全宗示意图,并按工程建设环节将规划设计、种苗供应、施工作业、检查验收、政策兑现、工程管理流程划分为永久、长期、短期3个不同期限,为退耕还林档案整理提供具体的依据。县级与乡镇分别建立专门的退耕还林档案室,配备微机,实行纸质档案和电子档案双向管理,做到文字、电子和实际工程操作相对应,规范图、表、卡、证、合同5类资料管理,既保持原始资料的完整,又为档案查阅提供便利,基本实现了档案管理现代化。

6加强林业生物灾害档案管理工作

林业生物灾害管理是有效组织协调可利用一切资源应对生物灾害事件的过程。其根本目的就是通过对生物灾害进行系统的监测和分析,进一步改善灾害应急管理周期中减灾、准备、响应和重建等方面的措施,以最大可能通过有效的组织协调,来保障生态安全,并将经济财产损失降到最低程度。

就林业生物灾害管理而言,具体内容包括监测预警、检疫御灾、应急救灾,灾害发生前的各种计划、物资资金准备等备灾措施,灾害发生后的救灾工作和灾后恢复工作,以及避免和减少灾害发生的促进森林健康措施。

要做到管理规范,按时归档,需要从以下几方面入手:

(1)提高对档案工作的认识。档案是历史的真实反映,档案工作是一项十分神圣的事业,任何社会形态、任何单位、个人都离不开档案,一定要增强档案工作的责任感和使命感,努力把档案工作搞好。

(2)加强对档案工作的管理。档案工作就是服务,“规范、完整、优质、便捷”是档案工作的指导思想,要按照这一指导思想,加强档案管理工作,重视档案的上等升级,提高档案管理水平。

(3)加强学习,不断提高档案管理人员素质。要按照县政府县档案局的要求,对档案工作人员采取不同方式,加强业务培训,使档案工作人员业务水平有一个较大的提高。

(4)加强对档案工作的组织领导。各单位要明确分管领导抓档案工作,帮助解决档案管理工作中存在的问题,要稳定档案工作队伍,为档案工作创造良好的条件,逐步实现档案工作的规范化、现代化管理。

7加强林业档案管理工作中的保密工作

林业档案保密工作包括林业档案管理过程中的保密工作,也包括林业档案利用过程中的保密工作,林业开放档案也必须做好必要的保密工作。在日常的档案借阅过程中要做到:在经过主管领导同意后,对所借阅的档案进行认真细致的登记造册,注明借阅时间、档案具体信息、借阅人以及归还时间,未经主管领导同意不能擅自调阅相关档案,尤其是财务档案的管理,必须是主管领导、财务人员及档案管理员的共同在场才能调阅,其他工作人员不得擅自进入档案室,不得损毁、丢失属于国家所有的档案,不得擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案,不得涂改、伪造档案,不得擅自出卖或者转让档案,不得倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人,不得携运或者复制档案出境,如果违反以上规定之一的,视情节构成犯罪的,依法追究刑事责任。

8参考文献

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