如何加强高校秘书工作的办公自动化

赵 金

摘要：随着科学技术的发展，办公自动化日益成为高校秘书工作不可或缺的条件，笔者阐述了办公自动化对高校秘书工作的影响以及高校秘书应如何适应办公自动化。

关键词：办公自动化高校秘书工作

0引言

随着科学技术和社会经济的迅猛发展，特别是计算机软硬件技术、网络通讯技术、多媒体技术的发展和广泛应用，办公自动化已经越来越成为高等院校日常管理工作不可或缺的条件。高校秘书工作要积极适应办公自动化发展要求，运用现代化的技术设备和科学管理手段来提高工作质量和效率，实现管理现代化和决策科学化。这也对高校办公室秘书人员提出了新的任务和要求，只有积极主动地学习并熟练掌握运用办公自动化，才能适应自动化环境下的高校秘书工作。

1正确认识办公自动化

办公自动化(OFFICE AUTOMATION。简称OA)是一种含多种技术的新兴科学，它以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为基础。以工作站、计算机网络为支柱，是一种综合性的信息控制系统，它是当前世界新技术革命中一个非常活跃、引起人们广泛关注的领域。办公自动化已成为现代信息社会的重要标志。

办公自动化是将计算机技术、通信技术、信息技术和现代管理技术等先进技术和方法，不断使人们的办公业务借助于各种办公设备，并由这些设备与办公室人员构成服务于某一目标的人机信息处理系统，从而达到最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境的目的。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展，计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的，当然会受到这个浪潮的影响。

但是对办公自动化的应用，在高校秘书工作方面存在着一定的误区。传统的高校秘书工作是一支笔一摞纸，是纯“手工化”的，而现在是“自动化”，是告别纸笔、走向光电的时代。有的人习惯了老传统，认为“自动化”不如“手工化”得心应手；有人认为自动化仅仅是文字处理的自动化，有人认为配上计算机、学会输入法、会用word就是实现了办公自动化：有人担心办公自动化容易出错、容易泄露国家秘密。不利于归档，有些人认为，办公自动化只是引进了一些技术设备，有许多单位在实际工作中并没有运用这些设备的功能，例如：计算机只发挥打字机的功能，传真机充当电话机，其它办公工具也只是作为虚华摆设。有些人认为OA只是一时的潮流时尚，而作为高校秘书工作现代化的长期任务来对待。有些高校秘书人员还不能很快接受和适应新系统所提供的功能。还可能有些人对新系统不够理解并抱着怀疑的态度，这些都不利予办公自动化的正常发展。

2办公自动化对高校秘书工作的影响

2.1办公自动化能够提高工作效率和工作水平高校秘书工作是一项参谋性、辅助性的工作，其工作对象具有复杂性和多变。性的特点，内容包括辅助决策、综合承办、公文办理、会议组织、信息处理、调查研究、机要保密、信访工作等。在传统的工作环境中，秘书工作的开展多数借助于纸笔进行纸面工作，通过电话、电报、信函等进行信息传递和交换，工作速度较为缓慢，工作效率难以提高。实现办公自动化后，高校秘书工作的部分业务工作可以借助先进的办公设备进行处理，实现文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化，极大地提高工作速度和工作效率。网络时代的来临，使得信息的采集渠道更多、更新更快、内容更全，资料收集更加方便，文件处理灵活高效。

2.2办公自动化对高校秘书工作科学化、规范化和标准化的要求秘书工作

在某种程度上来说也可以看作是一种以信息处理为主要特征的办公活动。一方面，现代社会日益要求信息的存储、处理和利用遵循科学、规范、标准的基本原则，才能够迅速从纷繁复杂的信息流中挑选有用信息，为秘书工作提供科学的依据。才能及时地处理和传递，进行正确的计划和决策。另一方面，计算机信息处理本质上是数学计算，这种严格的数学化行为要求文秘办公行为高度科学化。所谓科学化，就是秘书工作要有章可循，有切实可行的工作标准、操作程序和控制措施，建立健全科学的操作规程。

2.3实现办公自动化，运用新的办公手段，要求高校秘书人员必须具备相应的素质与技能办公自动化是现代化的社会结构、现代化办公室工作和较高水准的办公室工作人员的综合效应，它对秘书人员的业务素质提出了严格要求。如不迅速提高业务素质，就不能适应办公自动化的要求，将会被淘汰。

3办公自动化对高校秘书人员提出了新的要求

办公自动化的实现从方方面面对传统高校秘书工作提出了挑战，如何正确运用好办公自动化，提高高校秘书工作水平，实现高校秘书工作的现代化，这对每一位从事高校秘书工作的人来说都是一个值得思考的问题。

3.1积极转变思想观念，提高对办公自动化的重视程度，从思想观念上充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效办公自动化是一个全新的概念，是信息社会的重要标志之一。高校秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐。在高校办公自动化大发展的新形势下，过去那种不合时宜的旧观念、旧框框和习惯做法已不能适应办公室秘书工作的需要。在新的历史发展阶段，秘书人员只有更新观念，转变工作方法，高度重视，积极学习先进的办公自动化思想，使办公自动化意识成为一种“自觉”。才能确保不被时代发展、科技发展的大潮抛弃，才能保证秘书工作高效、有序地运作。

3.2强化学习意识，提升自身能力办公自动化是一个高效的人机交互系统，在这个系统中，具有现代思想和技能的人始终是活动的主体。作为秘书工作人员，不仅要学习秘书工作的业务知识在实际工作中加以运用，更要加强办公自动化理论学习，接触尽可能多的新技术，完善自己的知识结构。要积极参加办公自动化方面的培训，掌握一定的计算机软硬件知识。秘书工作千头万绪，错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件(如Word、Excel、Powerpoint)，有能力、有条件的甚至可以向系统开发等高级应用技巧发展，以适应新环境对高校秘书的新要求，充分发挥高校秘书职能。

3.3增强安全防范意识，做好保密工作保密工作是高校秘书工作的重要组成部分，保守国家秘密是秘书人员肩负的职责和义务。在办公自动化的环境中，秘书人员的保密工作呈现出了新的特点，增加了保密的难度。尤其是网络技术飞速发展的今天，文件档案的传播途径急剧增多，泄密渠道也日益增多，各种信息载体如磁盘、磁带、网络等都可能成为“黑客”攻击的对象；另一方面，窃密手段也日益现代化，各种高科技手段如互联网、激光技术、人造卫星、红外遥感等技术均已被利用到现代窃密活动中。因而，如何很好地保守国家机密，就成为高校秘书人员必须要高度重视的一个问题。真正从思想上认识到保密工作的重要性，培养严守机密的职业道德，积极参加有关保密思想和保密手段的教育培训活动，增强安全防范意识。熟练掌握、运用各种办公自动化设备，了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况，加强对计算机、传真机、复印机和其他办公设备在处理、传递秘密信息上的管理，严格控制泄密渠道，树立反窃密意识，加强反窃密措施，切实提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平。

3.4认真实践秘书工作的规范化操作科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范，严格规范秘书工作制度和程序。逐渐地在日常工作中，把传统工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率。办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助；但是，像公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件，由于这类工作有传统的规范程序，例如，公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节，即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理，使OA与传统秘书工作真正相结合。

3.5强化责任意识办公自动化配备了诸多设备，如没有强烈的责任心。用完了就拉倒，很容易造成设备的人为损坏或者不必要的浪费，甚至造成泄密。要强化责任意识。精心维护，确保oA正常运转，延长设备使用寿命，实现“可持续使用”。认真分析工作中所需要的信息处理功能，分清轻重缓急，把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上。