Ｅｘｃｅｌ统计报表的规范化设计

袁　艺　张连伟

在政府机关日常办公中，由上级部门统一制定和设计Excel格式的统计报表模板，发放到下属单位填写后再上报，然后将各单位报表进行合并和汇总处理，从而得到本部门总的统计报表，这不失为一种快捷、便利和高效的数据统计方式。然而，在实际操作过程中，由于Excel的功能和界面比Word要复杂得多，很多人Excel的操作水平和熟悉程度都不是很高，在上报的报表中往往会出现擅自改动表格布局样式、数据格式不统一等问题，给上级部门的汇总和合并处理带来困难。如果上级部门在制定和设计统计报表模板时，从技术上采取一些强制性和预防性的规范化措施，如表格保护、输入限制、增加帮助、优化界面等，就能大大减少这类问题的发生。下面就是一些对Excel统计报表进行规范化设计的实用技巧。

一、规范数字输入

在需要输入数字的单元格中如不进行强制性的规范，用户有时会输入汉字数字、全角数字等不正确格式的数字，或输入超过指定范围的数字，或需要整数数字时输入带小数点数字。为减少用户类似的输入错误，需要对单元格的输入格式加以限制。其操作步骤是，选择想要设置输入限制的单元格，然后点击主菜单“数据/有效性”，在弹出窗口中选择“设置”页标签，之后根据需要设置相关的输入限制，如只允许输入整数，数字范围介于1到100之间等。同时，我们还可以设置输入提示，提醒用户输入正确的数字；可以在进入该单元格时自动关闭中文输入法；可以设置输入错误提示，并显示自定义错误信息。以设置输入错误提示为例，其操作步骤是，切换到“错误警告”页标签，设置错误信息的标题为“无效的数据输入”，错误信息为“只能输入大于等于0小于等于100的数字”，设置好了之后，如果在单元格中输入非数字字符或数字大小超出范围，就会自动弹出错误提示窗口。

二、规范文本输入

在输入文本时，如果明确只需要输入确定的文本内容，如性别、职称等，则完全可以设置成下拉列表进行选择，不需要用户键入，从而减少输入错误。其操作步骤是，选择需要进行内容限制的单元格，依次单击主菜单“数据/有效性”，在弹出窗口中选择“设置”页标签，在“允许”下拉列表框中选择“序列”，然后在“来源”文本框中输入相应的内容，如“男,女”（中间用半角逗号隔开），同时钩选“提供下拉箭头”，最后，点击确定按钮退出。这时，将鼠标移至单元格，都会出现一个下拉箭头，点击该下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择需要输入的内容即可。对于统计报表封面上的标题，由于需要跨多个单元格，可以采用绘图工具条中的文本框进行输入。其操作步骤是，依次点击主菜单“视图/工具栏/绘图”，显示“绘图”工具条，选择工具条中的“文本框”输入标题，并拖放到指定位置。

三、增加帮助提示

在统计报表中增加一些帮助和提示，能避免用户无谓的摸索，加快操作速度。其操作步骤与上述封面标题的输入方法是一致的。但为了打印时这些帮助提示语不被打印出来，必须要再另外进行一些相应的设置。其操作步骤是，选取帮助提示语，点击右键，在弹出菜单中选择“设置文本框格式”，在弹出窗口中选择“属性”页标签，不钩选“打印对象”即可。此外，还可以更改需要突出显示的工作表标签的颜色，使其更加醒目。其操作步骤是，右键点击工作表标签，在弹出菜单中选择“工作表标签颜色”，在弹出窗口中选择红色等醒目的颜色，点击确定按钮退出。

四、设置表格保护

为杜绝有的用户随意更改表格的设计样式，必须对表格进行保护，即对普通用户的权限进行设置，使得用户只能操作指定需要填写的部分，不具有修改包括表头在内的表格其它部分的权限，从而达到规范和统一表格布局和样式的目的。

首先，要对工作簿进行保护，使之不能插入、删除、重命名、移动和复制工作表等操作。其操作步骤是，依次点击主菜单“工具/保护/保护工作簿”，在弹出窗口中设置一个易记且较复杂的密码，按确定按钮退出。由于设置了密码，普通用户就不能随意取消这种保护了。

第二，要对工作表进行保护。先设置用户允许操作的区域，其操作步骤是，选定用户可操作区，点击右键，在弹出菜单中选择“设置单元格格式”，在弹出窗口中选择“保护”页标签，去掉其中“锁定”选项的选中状态。随后对此工作表进行保护，依次点击主菜单“工具/保护/保护工作表”，在弹出窗口中设置一个易记且较复杂的密码，并钩选“选定未锁定的单元格”，同时还可根据需要，分配给普通用户相应的权限，如“添加行”、“删除行”等，最后按确定按钮退出。这样用户就只能在指定的操作区间进行指定的操作了。