论ＥＸＣＥＬ在会计工作中的应用

孙　瑾

【摘 要】 EXCEL是非常优秀的电子表格软件，它具有强大的自由制表和数据处理分析等多种功能。因此，使用它可以方便、准确的处理日常会计业务，从而提高工作效率。

【关键词】 Excel；工资核算；资产负债表

会计电算化是一门融会计学、管理学、信息技术为一体的边缘学科，会计处理的大部分工作是对各种表格进行加工、处理。Excel作为Microsoft公司开发的办公软件，是目前最佳的电子表格系统，已经被世界财经管理人员公认为卓越的信息分析和信息处理软件工具。

一、Excel所具有的特点和功能

1、强大的表格处理功能。Excel具有简便和灵活的制表功能，表格中数据一旦建好勾稽关系，就会自动刷新。

2、强大的绘图和图形处理功能。Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合，有利于管理人员进行决策。

3、丰富的函数。Excel提供了大量的函数，包括财务函数和统计函数，可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等，数据处理能力非常强大。

4、支持数学模型，提供多样的分析工具和决策功能。

5、使用外部数据功能。Excel可以读取和输出多种格式的数据文件，可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据，节省获取基础数据的时间，提高效率和减少错误。

二、以工资核算为例来说明Excel在会计工作中的运用

1、建立工资表的结构

一个简单的工资表，包括编号、姓名、部门、汇总成实际工资的各小项金额、需要扣除的各项金额、实发工资等项目。首先新建一个工作表，用鼠标双击工作表标签，将其重命名为“工资表”，在“工资表”工作表的A1单元格开始，在该行输入字段名，即编号、月份、姓名、部门、基本工资、住房补贴、奖金、应发金额、保险扣款、其他扣款、实发工资等信息。根据表格的需要，通过调整单元格的行高和列宽，合并单元格，设置单元格的边框和底纹等方法，初步编制报表。

2、手工输入工资表的内容

在输入基本工资、住房补贴、奖金、保险扣款和其他扣款等项目的数据时，根据实际情况，在对应的单元格里，分别填写相关数据，在电脑自动产生数据的单元格，不可填写数据。对于较为复杂而且有相关数据来源的报表，可通过数据转换的方法编制报表。

3、通过Excel提供的各类函数巧妙的算出工资报表中的应发工资、实发工资及个人所得税税额

在本例中应发工资为基本工资+住房补贴+奖金，在H2单元格中输入公式“=SUM（E2：G2）”，再利用自动填充功能，完成此列的填充。实发工资为应发工资-需要扣除的各项金额-应纳税额，在L2单元格中输入公式“=H2-J2-I2-K2”，利用自动填充功能，快速求出所有员工的实发工资。

4、个人所得税税额的计算

首先根据工资额和纳税基数看所得税算法，因为不同的应税所得额有不同的税率和速算扣除数，其他复杂的情况都可在此方法的基础上变化得到：应纳个人所得税税额=（应纳税所得额-扣除标准）×适用税率-速算扣除数，速算扣除数扣除标准2000元/月（2008年3月1日起为2000元）不超过500元的，税率5%，速算扣除数为0；超过500元至2000元的部分，税率10%，速算扣除数为25；超过2000元至5000元的部分，税率15%，速算扣除数为125；超过5000元至20000元的部分，税率20%，速算扣除数为375；超过20000元至40000元的部分，税率25%，速算扣除数为1375；超过40000元至60000元的部分，税率30%，速算扣除数为3375；超过60000元至80000元的部分，税率35%，速算扣除数为6375；超过80000元至100000元的部分，税率40%，速算扣除数为10375；超过100000元的部分，税率45%，速算扣除数为15375。利用Excel中IF函数的嵌套功能，在K2单元格中输入公式“=IF（H2-2000<500，H2×0．05，IF（H2-2000<2000，（H2-2000）×0．1-25，IF（H2-2000<5000，（H2-2000）×0．15-125，IF（H2-2000<20000，（H2-2000）×0．2-375，IF（H2-2000<40000，（H2-2000）×0．25-1375，IF（H2-2000<60000，（H2-2000）×0．3-3375，IF（H2-2000<8000，（H2-2000）×0．35-6375，IF（H2-2000<100000，（H2-2000）×0．4-10375，（H2-2000）×0．45-15375）））”，再利用自动填充功能，快速求出所有员工的应纳税额。

至此，工资表数据全部形成，一张完整的工资表就做好了。另外，在实际发放工资时，会将工资按部门统计，我们还可以利用Excel的数据分析功能，如数据透视表功能，可以快速合并和比较大量数据，按照需要进行各种条件查询。这个实例说明Excel在工资核算方面的运用时，很多繁杂的工作都可以通过灵活运用Excel加以解决。

三、以编制资产负债表为例，简要说明Excel在会计工作中的运用

1、建立新工作表后，用鼠标双击工作表标签的当前工作表栏，输入报表的名称或简称（如“×月份资产负债表”即可）并根据报表篇幅的大小设置页面。

2、填写报表的文字内容。Excel工作表的第一行作为报表的表名，把第一行合并及居中后，输入标题“×月份资产负债表”。将第二行留作填写“编制单位”、“年度”和“单位”。第三行作为表头，输入资产负债表的表头，从第四行起开始制作表体，依次输入相关项目名，然后，设置表名、表头、表体和表尾的字体和字号以及缩进。最后，调整各列的宽度（行高自动调整），再设定边框和底纹。

3、设置报表数据的函数关系。在资产负债表中反映出了资产、负债和所有者权益之间的内在关系，左方和右方应该是绝对平衡的。为防止输入数据或填制表格时发生错误，可以设计一个检查单元格来检查表格填制的正确性。条件格式是一种最直观的方式。例如，可以将“负债和所有者权益总计”数据单元格的条件设定为：“不等于”“资产总计数据单元格”，格式设定为：“图案”红色。这样，一旦“负债和所有者权益总计”不等于“资产总计”，“负债和所有者权益总计”单元格就会出现鲜艳的红色，以提示填表者资产负债表不平衡。

4、填制报表数据。根据实际情况，在对应的单元格里，分别填写相关数据；在电脑自动产生数据的单元格，不可填写数据。对于较为复杂而且有相关数据来源的报表，可通过数据转换的方法编制报表。

5、数据保护。对于重要的报表，必须进行数据保护，以防他人篡改。具体办法是选择“工具栏”中的“保护”功能，输入密码后，即可对报表进行保护。

编制会计报表是会计工作中最常见且繁重的手工劳动，具有种类繁杂、编制工作量大、容易出错等缺点，通过这个实例说明Excel在编制报表方面具有编制简单快捷、函数关系设置简便、界面直观明确、维护修改容易、数据保护严密等特点。

随着Excel电子表格的技术和功能日渐成熟和强大，它具有强大的自由制表、数据处理分析、丰富的函数、灵活多样的表达方式及能方便的实现与各类财务管理系统软件的数据共享等特点，利用它与会计电算化理论相结合，可以提高会计人员的工作效率，是会计工作中不可缺少的工具。

【参考文献】

［1］ 陈毅玲．浅谈Excel在会计工作中的应用［J］．科技风，2008，（2）．

［2］ 魏东玲．基于Excel的财务管理信息化［J］．会计信息化，2008，（5）．

【作者简介】

孙瑾（1982-）男，陕西宝鸡人，助理工程师．