从教学秘书角度谈高职院校教学运行管理工作

梁　樑

[摘要]完善高职院校的教学管理制度，树立为教师和学生提供优质服务的观念，确保日常教学平稳运行，是高职院校推进教学改革、努力提高教学质量的重要保障，能有效促进高职院校的发展。从教学秘书角度来看，加强高职院校教学运行管理工作，应不断完善教学管理制度，树立服务观念，使高职院校教学管理水平跃上新台阶。

[关键词]高职教育教学管理服务观念教学运行

在短短时间内，高职院校已完成历史性的跨越，由外延式扩张进入内涵性发展的新时期。要大力推进高职院校的教学改革，努力提高教学质量，培养高技能的职业人才，完成高职院校内涵性的跨越，必须以完善教学管理制度、确保日常教学的平稳运行为基础。但目前高职院校教辅人员教学管理观念陈旧。教学管理模式和手段滞后，教学管理还欠规范，管理基础较为薄弱，这些因素仍阻碍着高职院校的发展。在新形势下，如何牢固树立为教学、为师生服务的观念，如何运用现代管理手段，建立和完善科学的教学管理制度，如何建立新的教学管理模式，增强教学管理能力，已经成为高职院校教辅人员亟待解决的问题。从教学秘书角度来看，加强高职院校教学运行管理工作，应不断完善管理制度，树立服务观念。具体而言，可从以下方面展开：

一、更新教学管理理念，树立执行和服务观念，提高教学运行管理水平

教学秘书主要负责日常教学管理工作，既要认真贯彻执行学校教务处下达的各项教学任务，也要为系部的教学发展、专业建设提供优质的服务，因此，教学秘书应更新教学管理理念，树立执行和服务观念，不断提高自身教学管理素质，以优质的服务提高日常教学管理工作效率。

(一)树立执行观念，认真完成教务处下达的各项教学任务，为学院整体教学规划提供服务

系部日常教学管理的顺利开展离不开学校教务处的总体规划和指导。教务处总管学院各系教学，系部的教学工作需在教务处的指导下进行，而教学秘书则是联系教务处和系部的关键一环，系部日常教学工作的正常运行有赖教学秘书上传下达，进行沟通。这就要求教学秘书认真执行学院教务处下达的各项教学管理任务，包括：每学期在教务处的组织下进行排课；将整理好的学生各门成绩上交；传达学院各种会议通知；统计学生学籍变动情况并上报；按教务处的要求做好学期中各科考试的考务工作，等等。同时，教学秘书要主动参与到制订各专业教学计划的工作中去，从教学计划具体施行和使用的角度为学院专业的发展提供建议和意见，使教学组织管理工作合理化、规范化。

(二)树立服务观念，不断提高业务水平，为系部教学工作提供优质服务

教学秘书是系部教学管理工作的助手，协助系部领导处理日常教学管理工作，主要负责教学运行的各个环节。因此。教学秘书不应把自己等同于一般教辅人员，而应有较高的目标和要求：首先，在工作指导思想上，应立足学院发展的全局。认真执行教务处的各项决定，完成各项工作任务，同时，主动为系部着想，不断学习教育管理知识、积累工作经验，加强教学管理研究。其次，在工作职责中。要做到“想得深、计划远、工作细、有韧劲、勤整理、快反馈”，为系部各种教学实践活动、专业的发展、新专业的申报、学科的建设等系部教学工作提供优质的服务，夯实系部教学管理基础，为系部教学质量的稳步提高创造有利的条件。

二、建立健全教学档案资料的管理制度，优化学校教学资源

教学计划、教学大纲以及教案等教学资料是教学工作的基础性教学文件，收集、编订、整理好教学文件是教学工作正常运行的基础，也是学校积累教学经验和巩固教学成果的重要渠道。教学秘书要提高自身的教学管理能力，首先要管理好教学档案资料。如何管理好教学档案资料，应做好以下两点：

(一)健全教学计划、教学大纲的编订整理制度

教学计划和教学大纲是学校组织教学、安排教学任务、确定教学体制和内容的基本依据，是学校教学资源的重要组成部分，应严格按照高职院校的教学要求进行制订和编修。为了更好地优化教学资源，教学秘书应在原有教学资料管理的基础上加强对教学计划、教学大纲的管理。按“任课教师具体负责编写—教研室组织修订—教研室主任审查—教学秘书分专业整理保存”的管理模式，健全对教学档案资料的管理制度。

(二)进一步完善教案资料、课程授课计划安排表等其他教学资料的管理制度，丰富学校教学资源

学校每学期都要对任课老师的教案和课程授课计划安排表等教学资料进行收集整理，在经过系主任和系教研室审核通过后才能进行授课。而教案等教学资料交由教研室主任和教学秘书统一检查。在采取管理教学计划和教学大纲的模式将教案等其他教学资料进行专档管理的基础上，应将每学期各科的教学计划、教学大纲、教案及课程授课计划安排表等教学资料按各系部、各任课教师分类并收集整理起来，组成一套完整、系统的教学档案资料文档，从而达到优化教学资源的目的。在整理教学档案过程中，教学秘书应主动配合系部主任和教研室的工作，在教学计划和教学大纲的收集整理上认真负责，在教案和教学计划的具体实施和使用上提供建议和意见，为系部专业教学的发展提供服务。

三、充分运用信息网络化的办公资源，进一步提高工作效率，确保日常教学管理工作正常运行

学校日常教学管理工作繁多复杂，如何使其有条不紊、运行平稳，需要教学秘书提高自身教学管理水平，建立一套合理科学的管理方案和模式，通过将繁复的工作规范化，更好地促进教学管理工作平稳运行。

(一)运用现代办会手段，实现日常教学管理工作规范化

对于以学期课程计划进度表、课表、考勤评定表为重点的日常教学管理，可通过现代办公手段对其进行无纸化管理，从而提高教学管理效率。例如，在电脑数据库功能中制订学期课程进度表的同时，建立与其对应的班级排课表和该班上课考勤评定表作为附表，教学秘书负责对数据的记录和更新，通过建立班级任课反馈情况汇总表，就可在查询该班级课程的同时查看到该班上课情况。这样既便于对各班的课程进行查询，也为期末的考勤和评优工作提供辅助资料，进一步提高教学管理效率。

(二)建立精确的学生成绩、学籍资料库，实现教学管理工作数据化

每学期开学，教学秘书都要对上一学期各班学生的各科成绩进行汇总，然后按时上交教务处。在这个过程中，教学秘书要对各科成绩进行汇总核实，对需补考的学生、补考的学科进行登记、安排补考，并及时记录上报补考成绩。对于因故退学、休学和转学的学生，也要及时进行记录，为学生提供相应学籍办理手续的服务。为了使这些工作更简易化、精确化，应进一步完善成绩学籍管理制度，对学生成绩实行数据化管理。在数据库中建立学生成绩汇总表的同时，将学生补考记录表、学生学籍情况反映表统一起来，在附表中建立学生补考记录表及学生学籍情况反映表，这样，查询学生某科成绩时，就能通过附表显示的补考记录、学籍情况迅速了解每一名学生的学科成绩、补考成绩和学籍变动情况，提高成绩管理、学籍管理的效率。通过建立学生成绩学籍汇总表，既确保了数据的准确性，也使繁复的成绩管理和学籍管理工作更规范化和简易化，有利于促进高职院校学生管理工作效率的提高，使教学管理工作更有序、更高效地运行。

(责编胡佳)