关于基建档案收集与数字化建设的几点想法

张　萍

1如何解决基建档案收集不完整的问题

实际工作中存在着基建档案收集不全的问题，笔者认为可以从以下几个方面去做：

1．1加强业务指导工作。对于辖区内的单位定期进行业务指导，传达有关文件精神，让辖区相关业务部门了解到他们不仅仅要对项目进行监督，还有档案收集、整理、移交的职责。让他们了解到辖区每一个基建项目都必须留下相关的档案资料，以备若干年后能够说清基建项目的来龙去脉，不给以后的工作带来麻烦。

1．2利用项目合同将工作做到前面，档案工作与工程建设同步进行好处多。每一个项目都要签订相关合同才可以施工。如果我们和油田相关部门达成协议，只要一签订基础建设合同，就通知档案部门介入，使档案工作与工程建设同步进行，定期去收集。

在建设项目中比较突出的问题就是有些建设单位不重视档案管理，没有做到项目档案工作与项目建设同步进行，由于平时不重视文件的形成、积累、收集和整理，造成项目档案不完整、不准确。比如：竣工文件收集不全、竣工图的编制不规范、图物不符、签字手续不完备、有些重要的前期文件丢失或收集不全等，而且往往是在预验收或正式验收之前突击整理档案，为今后的运行、维修、管理带来一定的困难，甚至造成较大损失。因此，做到事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，将后续工作变为前置工作，从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制。将档案工作和项目建设一起纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入，直至竣工验收，形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系，不搞竣工验收时的“回忆录”。

1．3发动档案人员多看、多转、多发现。每一个基建项目都有一定的工期，档案人员要多走出去多看施工的项目，并主动对这些项目进行询问调查，要积极介入，及早收集项目文件资料，保证辖区基建档案的完整性。

1．4多和监理部门联系，及时了解有关项目进展情况，保证及时准确地收集相关项目竣工信息。利用监理人员有效地完成档案工作的收集整理工作。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中规定了监理单位对工程档案负有两方面的责任：一方面，是对项目文件特别是竣工图和竣工文件的完整、准确、系统、负有监督、检查、审核、签认的责任；另一方面，是项目监理单位负责收集、积累项目监理工作中形成的文件，进行整理后向建设单位移交。

2关于基建档案数字化建设的问题

2．1基建档案数据库管理工作遇到的问题，随着油田改革的不断深入，油田内部单位的合并与拆分时常可见。这对油田基建档案的管理产生很大难度，比如干城小区与皇甫小区合并后形成第十矿区，这其中产生的基建档案在管理中就存在这样的问题，在编制档案号和录入数据库时存在两个小区住宅楼有可能有相同的档案号，因为它们以前隶属于不同的全宗，可以档案号相同，在同一个数据库里除了单位代码不同外，档案号是相同的，打印目录时无法分开打印，全部是混在一起排序的。

解决办法只有将它们按不同的单位代码分开录入各自的基建档案数据库内，建立不同的案卷目录，但这给统计工作带来了麻烦。因此在我们以后的工作中要更宏观考虑，统筹安排，尽量减少工作中出现的问题。

在工作中还发现基建档案数据库在检索数据时，一台电脑只能打开一个数据库，不可以同时打开两个不同的基建档案数据库，这样在基建档案统计与检索时非常麻烦，必须关了一个才能打开另一个，给工作带来不便。因此我们的基建档案数据管理工作还有很多工作要做。

2．2基建档案数据库管理容量太小。在我们的基建档案数据库中录入了最基本的档案信息，包括：文件材料名称、编制单位、编制日期、期限、页数等，但是查阅具体信息还要调阅纸质档案才可以看到档案信息。因此，我们的基建档案数据库信息容量太小，如果我们能将部分图纸扫描进入电脑，借阅人员就可以在网上直接查阅图纸，如果需要打印某一部分的图纸，可以采用截图的方式，只打印需要的部分，而不是将整张图纸打印或者将原图借出，这样就节省了材料，同时也减少了原图纸的磨损。可见，扩大数据库的容量，增加数据库内容是很有必要的。

2．3可建立各类基建档案专题数据库。2005年发布的《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》指出，要在城建档案工作领域应用现代信息技术建立现代化的城建档案管理系统，开发利用城建档案信息资源，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供有效的服务。由于油田基建项目已大部分完成，因此要想将大量的基建数据上网会有很大的工作量，这时我们需要搞一些专题性的数据库，将一些档案信息分类整理出来，然后建立相关数据库，减少人力物力。