高校档案信息化需要注重过程管理

徐　莹

1高校档案信息化应该特别注重实际应用

强调实际应用，一是强调将信息技术应用于日常档案工作之中：二是强调将已经有的信息技术装备用足；三是树立不用、少用就是浪费的观念。

1．1强调将信息技术应用于日常档案工作之中，是说要用足现有的你会用的且工作中需要用的软件。目前的软件升级周期在缩短，不论是购买的商品化软件，还是自行开发的软件；不论是数据库，还是中间件；不论是网站，还是信息管理系统。买了不用是浪费，买了不用足，同样是浪费。

1．2强调将已经有的信息技术装备用足，说得通俗些就是“买了机器拼命用”。近几年来很多高校档案部门已经添置了很多计算机和网络设备，在高校档案信息化方面有了一定规模的硬件投资。但这些设备的使用效率低下，设备闲置的现象普遍存在。甚至有些设备买来以后从来没有使用过，就已经要被淘汰了。

1．3在添置新的设备时，也要有这个观念，不用、少用就是浪费。同时，一定要搞好应用，发挥好硬件设备和软件系统的效能，提高高校档案信息化效益。高校档案信息化不能搞形象工程，高校档案信息化投资不是花钱买硬件设备摆样子的。一定要以应用为上。以实用为本。

2高校档案信息化必须解决档案工作实际问题

强调高校档案信息化必须解决档案工作实际问题，一是强调高校档案信息化不是搞花架子，投资就要出效益：二是解决制度和机制问题比解决技术问题更重要。

2．1高校档案信息化不能搞花架子，投资就要出效益。高校档案信息化投资应当根据实际需求来进行，有些需求，是适应高校档案信息化环境或网络新生态必需的，有些则不是。信息化的目标，要切合实际情况的需要，要与现实的经济实力相配套。信息化带动档案现代化，在一定程度上是需要的。但是做任何事情都有个限度，超过了一定的限度，就不行。

2．2解决制度和机制问题比解决技术问题更重要，过去的矛盾主要是硬件有没有。当然，今后这个矛盾仍然会长期存在。但是，目前凸现出来的问题，更严重的是机制缺损。有些领导只讲提高认识，经常成立领导小组或调整领导小组成员。但是具体的措施没有制度化，这就不能形成激励机制。高校档案信息化没搞好，总是找硬件投资的问题，好像增加投资就会搞好高校档案信息化。实际上制度建设要与信息化协调，制度建设要以形成一定的机制为核心。

3高校档案信息化还必须解决档案工作面临的新问题

“应用”，主要是个软性的问题。在高校档案信息化方面，很少有现成的、可以直接套用的解决方案。不仅国外的很多东西我们不能直接搬过来用，国内的很多东西我们也不能直接搬过来用。

以计算机辅助档案管理为例，有关计算机辅助档案管理的应用几十年来一直存在下面几个问题：一是许多档案部门在实施计算机辅助档案管理项目时存在着“穿新鞋走老路”的现象。多数单位未能把业务流程的优化重组与实施计算机辅助档案管理有效地结合起来，造成了只是用计算机代替了原有的手工操作的情况，造成了计算机辅助档案管理功能难以全面发挥。

从实践情况看，在计算机和网络应用方面，失败或不成功的类型主要有三种：第一种是单位组织构架和机制、制度没有事先按照信息化要求进行相应的调整；第二种是引进的高校档案信息化系统与单位的组织构架和机制、制度及信息流程没有很好整合和小能融合；第三种是引进的高校档案信息化系统不符合国情、不符合现实情况。

实施管理信息系统，必须先对单位的内部组织构架和机制、制度有充分的了解，然后，还要根据单位的内部组织构架和机制、制度去设计适用的管理信息系统。了解之后，应当根据高校档案信息化要求，并且考虑以后制度改革和制度建设、制度创新的需要，先进行单位内部组织构架和机制、制度及信息流程的设计和改组、改革、创造。在新的组织构架、制度和机制及信息流程的基础上，广泛听取各个部门的意见，并且引导性地让客户提出高校档案信息化需求意见，然后设计出真正适用的管理信息系统。初步建成的管理信息系统，还要多次试用和改进、磨合，才能逐渐符合需要。

最主要的问题是：高校档案信息化的前期工作由谁来做呢?系统集成商虽然不断地进行组织构架、体制、机制、制度建设方面的测试。这大概就是管理信息系统建设成功率低的主要原因。这方面很需要复合型的人才和专家来筹划整个解决方案。

总之，高校档案信息化是个过程，过程就是不断发展变化和创新的，而且过程不是独立、孤立发生的；过程是有环境、有外部条件的，我们不仅要有适应环境的能力，还要有改造和创新环境的能力。