办公自动化条件下纸质文件的归档问题

张　三　牛二强　刘　四　王彩虹　张文利

张三：我们今年开始使用办公自动化系统形成文件，领导签发只需要在电脑上操作就行了。这样打印出来的发文稿纸上的领导签名只是铅字打印的，非手写的。年终归档需要再叫领导用手写重新签名一次吗?今年省档案局的一个人到我们单位来，好象说打印字体的签名无法律效力。说作为档案保存就需要我们重新找领导手签，我觉得好麻烦。

牛二强：首先需要明确两个问题：一是“领导签发只需要在电脑上操作就行了”，具体是如何操作的?相关元数据是不是很完备，即足以证明是领导本人所为；二是你们单位对此操作有没有相关的管理制度，具体是如何规定的?

其实，“年终归档需要再叫领导用手写重新签名”不但麻烦，也不太好操作，因为领导流动性较大，也许有的领导到不了年终就已经不在岗了，要想找他签字难度较大，要想保持档案的完整性是比较困难的。针对以上问题，一般的解决方法是双套制：即一般的文件流程走OA系统，但定稿还需领导亲笔签发后暂存机要部门，然后定期向档案部门归档。或许，像绝密文件可能在OA系统中只走题名，本身文件还是按纸质的流程走，当然，这与OA系统的密级有关。

目前，好多发达国家的PDM电子数据也是输出后手工签字，然后再扫描、打印、复印后用于生产。可见电子签名的技术还需进一步完善。

刘四：我们公司也是用OA，这也是我在工作中遇到的问题，真希望早点出台相关的法规。版主说的实行双套制，我觉得很麻烦，原文件肯定有，但是在网络中心那里存着，如果要归档，又加大了自己的工作量。如果定时打印出来叫领导签字，暂存在秘书那里。年初归档，好像有点麻烦。总之，怎么样都是麻烦。

牛二强：是啊，目前的双套制使工作量增加一倍，而且两套很容易出现不协调统一的问题，致使实际工作很难操作。

王彩虹：我们在收OA电子文件时，按照双套制来做的，收了电子文件，纸质也要打印出来归档，不过这种做法还是很不完善，因为打印签名只是最后的一个领导手签名，这种做法欠妥，目前还在进一步探讨。另外，电子文件归档如果没有签名的话，也是没有法律效力的，目前准备增加使用电子签名。

张文利：移动这方面做的不错，因其文件在流程中的权限分割是非常明确的，只有相关权限的人才能对文件进行相应操作，而且在文件归档时，可将其审、阅、批一套流程文件打印出来，协同正文一并归档，打印文件后只需加盖公司印章即可，保障了有效性。

xglanxin：我们也是这样的啊，最终打印出来的发文稿纸上文件形成过程中的经手人都有签名(电子签名)，和正式文件一同归档。但连同签发人都是电子签名，这样就可以了?不需要再叫签发人手签一次?我们认为这样就可以了。但到我们单位来的一位省档案局的人说还要让签发人手签一次。不知道那人说得是否正确，还是想当然。

王彩虹：我们打印出来的纸质文件，签署流程也是非常明确，审批意见从经办人一直到领导都有：但是手签名是只有最后的把关人(大部分是领导)来签，所以一直觉得这种做法欠妥，但目前也找不出合适的做法。

如果是没有使用OA之前，文件是要经过很多部门会签的，包括经办人、部门领导、总部领导等等，但是，使用了OA之后，原来的会签流程是在OA实现的，打印出来纸质后归档，不可能每个人再重签，最后只有领导或经办人签名。目前的做法最终结果是：①OA电子文件是归档了，但是目前还没有电子签名，实际上是不具备法律效力的，只能作为文件材料保存。②纸质档案也归档了，但是在会签流程上体现的是最后领导签名或是经办人签名，这样如果最后用做法律用途或追究责任，是会出现推脱情况，所以是欠妥的(相信目前很多单位都是这样做的)。针对这种情况，我们决定使用电子印章和电子签名。

张文利：我们这里是不用的，已经有相应的审批流程内容在其中了，而最后归档时加盖了单位的公章，也是说明了文件的合法性，那么再手签一次已属多余内容，且文件已经做电子文件保存。不过地方要求也要根据地方不同而实际处理，如前面会员所说，当地档案局要求还要手签也不无道理。

牛二强：其实应该从两个方面来认识这个问题：一是如果你们单位认可OA系统中的电子签名，那么说明归档的电子文件是真实有效且受控的，但在归档时还要打印一份纸质的用来备查，即体现纸质文件的凭证价值，那么就需要相应的标识来表明它具有凭证价值，比如相应的制度中规定用组织印章或领导签字，应依规定为准；二是依据《电子签名法》第三条第四款的规定，即法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形，则说明行业或地方档案行政部门明确规定归档文件不能用电子签名代替手签名，那就纸质文件必须要有领导签发。

还有使用电子印章和电子签名确实很有必要，我们现在搞的是实实在在的双套制，即文件从拟稿到签发两套系统都走，只是如果在OA系统中发布的话，纸质版文件直接归档，如果不走OA系统，则只体现目录，其余通过纸质文件走下去。

(摘自《档案界》网站)