“档案规范化整理”应当何去何从

档童刃等

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档童刃：最近，我们档案馆要升级，为了使库房的档案实体看着美观，单位组织全体人员加班加点换卷盒，把原来的卷盒换成新的统一的卷盒，这种所谓的“档案规范化整理”恐怕全国并非“独此一家，别无分店”，相反可能“分店遍及全国”。我想不明白的是这种所谓的“档案规范化整理”的最终目的何在?是为了美观，还是为了升级，抑或是为了别的什么?我们知道档案工作的最终目的是为了延长档案寿命和提供利用，那么这种所谓的“档案规范化整理”对延长档案寿命和提供利用究竟是“利大于弊”还是“弊大于利”哪?如果“弊大于利”，那么这种所谓的“档案规范化整理”还有没有必要?“档案规范化整理”应当何去何从?

茂跃：我认为“档案规范化整理”的确很有必要，但“为了使库房的档案实体看着美观，单位组织全体人员加班加点换卷盒，把原来的卷盒换成新的统一的卷盒”的所谓“规范化整理”是没有必要的。历史上形成的档案整理结果应当予以尊重，否则岂不造成人力、物力和财力的浪费?但许多人一提到规范化整理，就想到了“一刀切”，就要求外在的形式上的东西整齐划一，这样给评审专家看起来就特别美观。这真有点形式大于内容的味道。记得陈兆祦教授在一篇文章中介绍了美国对非永久保存档案的整理，甚至连订书针都不拆，装在一个大盒子里，只要能找到就行了。他们重视的是需要永久保存的档案，特别务实。不搞什么花架子。

老姜：90年代初，我在档案馆整理过民国档案，经验、教训都有。经验是：有助于建立和完善目录。民国档案有案卷目录而没有卷内目录，因此，对民国档案的整理本着“有目可查，查之必准”的原则，这项原则也是整理的目的。其中，“查之必准”是对档案整理人员的素质要求。教训是：由于民国档案原卷较厚，需要分卷，分卷就要更换卷皮。许多古色古香的原卷皮扔掉了。另外，许多民国档案卷页经裱糊之后，原清晰的红色字迹扩散严重，当下的所谓规范化整理一定要突显整理的目的性即便于“利用”以及对案卷的“保护”，舍此，就有形式化之嫌。

石克：档案整理原则中有这样一条原则：充分尊重和利用原有的整理结果。所以说整理的目的是为了便于保管和利用，并不是为了升级或者美观，当然在不影响档案自身的保管利用的前提下，做到整齐美观更好。但如果为了美观而大动干戈，非要统一装具，就有点违背档案馆升级的初衷和档案整理的原则了。而且不同时期的装具不同，正好也是档案整理、保管条件的一种演变过程，从某种意义上来说，这也是档案馆的一笔财富。

白桦：我认为档案规范化整理是档案工作正规化建设的关键环节，卷盒的规范化是加强档案规范化管理的必要手段，也是档案规范化整理的重要组成部分。我认为卷盒的更换不仅仅为了美观，更重要的是方便提供利用和延长档案寿命，还可以大大提高档案管理的效益。关于卷盒是否需要更换问题，从节约成本方面讲，要看卷盒有没有更换的必要，会不会出现“重复性建设”的现象，如果该换，那么就应该立足长远，树立精品意识，把好钢用在刀刃上。该花的钱要花，不能只顾眼前、不顾长远，只顾省钱、不顾质量；如果不该换，不该花的钱坚决不花。

兴利：有的时候，这种所谓的规范化整理就是对档案的破坏。且不说换档案盒，就是档案本身，先是将卷内文件目录工整地抄写一遍，后来又打印一遍，现在又搞档案数字化，再拆开扫描一遍，不知道什么时候是个头。有的时候，这种折腾是上级逼的，但有的时候，是自身工作不扎实。只有在这上面打转转，弄个表面光鲜罢了。

吴翠英：我们档案馆升级时更注重的是内容，如补充、完善页号、卷内目录、备考表、案卷标题等，对馆内全部档案进行检查补充完善，然后在全部档案数据录入完毕的基础上，重新打印了案卷目录。过去手抄目录笔迹不统一、抄写的不规范、案卷目录封面、说明、目次、备考表等不齐全。因此，检查案卷质量、修改、完善、补充案卷存在问题，这是实现规范化管理必须做的工作。如果案卷盒、卷皮破损更换也是为了更好的保护档案也是应该的，但没必要全部更换。

牛二强：从直觉上说，这种形式上的规范整理也有很多优点，先不说优点是什么，说点个人感受吧!我们单位近几年陆续更换了1970年以前的大部分产品档案盒，同时也梳理了档案，美观就不用说了，利用起来也觉的爽心悦目，感觉比没有换的良好多了!当然，我们不是为了升级，也不是为了应付检查，而是拿自己管理经费搞。再说还有一部分没有更换的设备档案，有些脊背签直接贴到了随机资料的硬质夹子上，不美观不说，顶得密集架也合不上，我现在还寻思着早点换掉呢!今年六月份，在一次档案工作大检查中，我们发现一些部门资料室的档案盒破烂不堪，霉变严重，我们便提出更换的要求，得到了各级领导的大力支持，短短两个月内他们就整改完毕。效果良好!因此，形式上的规范也很有必要，关键是看一个度该怎样把握!

丁从建：档案规范化整理既是个档案管理的技术标准问题，也是个认识论中的认知水平问题，既有档案整理操作实质内容，也有整理结果后的形式显现；既包括如何保管好实体档案的问题，又牵涉到档案资源的现实利用需要。我的看法是，既要把档案规范化整理本身作为一种文化来对待，有统一的认识，明确的操作要素和程序，又要把档案规范化整理作为一项专门技术标准来对待，严格遵循国家已经出台的相关业务建设规范，把档案整理好。

亓晓华：在此就电子文件的规范化问题谈点想法，我认为我们应当抓紧制订电子文件管理标准。因为目前办公过程中形成的各类电子文档大多是按照个人使用习惯存放在各个人微机或其它存储介质中，不便于电子文档的统一和规范整理，而电子档案的记录格式、载体、形式有别于纸质档案，急需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理，如电子文档的登记标准、归档标准、鉴定标准、收费标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等，这些标准的制定可以参照文书档案的某些做法，但又不能照搬，这是实现电子文档规范化管理的重要突破口。

王霞：我想从另一个角度谈一点个人的想法：“规范化”后反映规范化过程、内容的文字记录规范化了吗?这个问题听着拗口，理解其实不难。这就说到了全宗卷内容的补充和规范问题。老档案都知道。每一次的规范化整理，案卷实体的本来面目都有或多或少的改变，这样下去档案的原始记录性就有被篡改的感觉，那么唯一的办法就是把规范化过程中被规范的地方用文字说明记录下来，以备后人了解、研究。但是。这个把档案规范化整理内容进行规范化记录的环节却往往被忽略，这也是近几年来全宗卷内容不充实、不完善的原因之一吧。因此，从这个角度上讲，本人认为档案规范化整理，不能只局限于对档案实体规范化整理，更要注重档案规范化整理记