浅谈我国档案网站网上检索功能现状与未来建设

赵山山

摘要：目前国内档案网站网上检索服务功能现状是：大部分档案网站具有网上检索服务功能，但检索资源匮乏、检索范围比较狭窄；检索方式有一定多样性，但检索功能设计还不够完善：缺乏必要的检索资源说明及查询帮助和指导：检索结果处理方式单一，后续服务不足，未来要想改进档案网站网上检索服务功能，建议加强信息资源建设，扩大检索范围，注重资源共事：完善检索功能设计，优化服务，为检索者提供方便。

关键词：档案网站网上检索调查研究

网上检索服务功能建设是档案网站拓展服务面、实现信息查阅无距离、无时间限制的重要手段，它对提升档案服务工作水平，扩大档案工作的社会影响力将会起到积极的作用。因此，网上检索服务功能如何往往是评价档案网站建设的重要指标之一。目前我国很多档案局馆纷纷建立了自己的网站，网站定位也逐步从最初的单一展示性向多功能性发展，网上检索服务功能也得到了相应的发展。那么，目前我国档案网站网上检索服务功能建设状况如何呢?为了了解目前我国众多档案网站的网上检索服务功能开发的状况，笔者最近通过网络、以各省级的档案局馆网站为主进行了一些调查，共浏览了三十个省级档案局馆网站，重点对网站提供的检索资源、检索范围、检索方式、检索说明、检索结果处理及相关服务等进行调查分析。通过调查，笔者对目前档案网站的网上检索服务功能建设状况有了初步了解，也发现了存在的一些问题，并对未来的发展进行了一些思考。

1档案网站网上检索服务功能现状

1．1大部分档案网站具有网上检索服务功能，但检索资源匮乏、检索范围比较狭窄。相对于早期的档案网站偏向于展示性，目前大多档案网站已开始注重增强网站的网上检索等服务功能建设。主要的标志是大部分网站能提供各式网上检索服务。从笔者网上调查来看，31个省级档案局馆除青海省档案局馆目前未建网站外，其它30个省级档案局馆均建有网站。这些网站中有27家提供现行文件检索服务(其中新疆、河南、陕西、河北4家相关现行文件检索栏目暂时打不开)，占比例为90％，其中可查阅或链接到全文的有16家：有23家设有馆藏档案资源网上检索服务栏目，占比例为76.67％，其中能检索到内容的有21家。从这些数据可以看出，大部分档案网站已开始关注网上检索服务功能的建设，很多档案网站已具有了一定的网上检索功能，且检索类型有一定的多样性，这说明目前我国档案网站在信息检索服务建设方面已经取得一定的成绩。

但仔细分析一下目前提供网上检索服务的这些档案网站，我们也发现，这些网站可供检索的资源还极匮乏，检索范围比较狭窄。由于大部分网站缺乏可供了解的检索资源说明，笔者通过一些简单的网上检索操作发现，除少数几家网站可提供数万条以上的可查询数据外，大部分网站提供可检索的资源量还非常的少。虽有53.33％的网站可提供部分现行文件全文检索，但能够提供档案全文检索的网站却很少，资源量也更少。如只有4家能真正提供档案全文检索，占比例只有13.33％。一部分档案网站空有网上档案检索栏目，查不到实际内容，如陕西档案信息网、河南档案信息网等。同时各网站提供的资源类型单一，多为文书档案，能提供声像档案等特殊档案检索的只有3家(吉林档案信息网上有声像档案检索栏目，但无法使用。因此不包括在内)，占比例为10％；提供馆藏除现行文件和档案外资料检索服务(包括非本馆藏资料检索服务)的有10家，占比例为33.33％。能提供其他网站档案及非档案信息资源检索服务链接的只有7家，占比例23.33％。这些都说明，目前档案网站可供检索信息资源还不够丰富，检索范围比较狭窄，跨馆间的资源检索利用还不方便，用户的多样化信息检索需求远不能得到满足。这些都严重影响了档案网站网上检索服务效果。

1．2检索方式有一定多样性，但检索功能设计还不够完善。在网上检索功能建设中，检索方式的开发关系到用户使用检索系统的效果，进而会影响用户效益的形成。这次调查发现，有近21家网站实现了多途径组合检索，占比例为70％：有的还提供分类浏览检索等检索方式。这表明，目前网靖的检索方式有一定的多样性。这种多样性对保证用户查找过程的检全率、检准率有一定的帮助。但比较一些提供专业信息检索服务的数据库网络检索系统，笔者也发现目前档案网站检索功能设计还远不够完善。很多网站提供组合的检索途径较少，如晋档在线，只有起至时间与关键词两种途径；有的偏专业性，如有的提供档号、题名、责任者、目录号、起至时间几种检索途径，但档号、目录号这些途径对于一般使用者来说是无多大实用性的，不如全文关键词、主题词或题名关键词，这些途径更易于普通利用者掌握。再如，76.19％网站的网上检索只支持逻辑“与”一种检索式逻辑关系，而支持多关键词检索功能和精确与模糊匹配功能的只有少数的几家，至于相关检索词推荐功能则没有一家提供。另外像很多网上检索系统中提供的限制检索功能，如二次检索功能，这次调查中也只有8家设计了这一功能。而对于分类检索，虽很多网站都对提供的检索资源进行了一些分类，如现行文件检索中有些提供机构、职能及时间分类，但各站分类标准不一，分类类目等级很多只有一层，随着信息量的增加，将不便于利用者从分类途径进行浏览查找。所有这些都表明，目前我国档案网站的检索功能设计还有很多缺陷，缺乏人性化，利用者使用不便，检索效果欠佳。

1．3缺乏必要的检索资源说明及查询帮助和指导。对于检索者来说，不管是专业人士还是普通用户，利用一个检索服务系统之前往往需要了解这个系统能提供哪些资源，如何使用这个检索系统。这样用户才能有效利用这一系统，从而保证检索的有效性。但调查中发现，目前这些档案网站中能提供网上可检索资源较系统详尽说明的只有2家，6家只有部分资源的简单说明：提供查询操作说明的只有9家，其中一些仅是部分检索方式操作说明，而更具有直观性的操作图示则没有一家提供。作为一个完善的检索系统，应该考虑利用者使用的方便和使用中可能出现的困惑，尽可能提供一些有效的使用帮助。但通过这次调查发现，目前档案网站在这一点上做得还不够，看来还远不能站在利用者的角度上开展工作。

1．4检索结果处理方式单一，后续服务不足。目前档案网站的检索结果处理方式较单一，后续服务不足，还不能满足用户对于检索结果多样化处理需求。如，检索的目录信息显示多为固定的文字列表式，显示内容、显示方式往往可选择性差。目前仅有四川、甘肃提供了部分检索结果排序选择，云南提供检索结果显示字体颜色选择，上海提供默认显示项、检索项显示和自定义项三种结果显示选择，各网站检索到的全文信息格式多样，有pdf格式、doc格式和html等多种格式，但显示格式和浏览方式往往不可选择。