《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》存在的问题

刘子芳

摘要：《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》实施已近三年，从认证验收的实际情况看，《标准》的部分条款在文字表述、标准条款设定、标准依据等方面存在着一些问题，需要进一步完善和修订。

关键词：机关档案工作规范化管理认证标准

《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》自2006年发布实施以来，对全省基层档案工作规范化管理、全面提升机关档案工作规范化管理水平起到了极大的推动作用。但从笔者近三年来参加机关档案工作规范化管理认证工作业务指导、认证验收的实际情况来看，《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》(以下简称《标准》)的部分条款在文字表述、标准条款设定、标准依据等方面存在着一些问题，需要进一步完善和修订。

1《标准》部分条款设定缺乏依据

《标准》条款的设定，必须有一定的档案法规和技术规范相配套。但从《标准》设定的40个条款来看，有部分条款的设定缺乏档案法规和技术规范的支持，使这些条款失去了合理性，也给机关档案工作规范化管理认证工作带来了诸多不合理的因素。如《标准》第4条规定：“档案人员达到相应素质要求……经过同级档案行政管理部门组织的档案岗位培训”。也就是说，档案人员只要取得同级档案行政管理部门的培训并取得培训结业证书即可。但这一条款的规定却与河南省档案局有关基层档案员岗位培训的有关规定是相互矛盾的。河南省档案局关于档案员岗位培训工作曾做出过明确规定：基层档案员岗位培训工作由市级以上档案行政管理部门举办并颁发“上岗证”，县级档案行政管理部门是没有权举办上岗培训和颁发“上岗证”的。因此，此条款应改为“经过市级以上档案行政管理部门组织的档案岗位培训”，或者废止省档案局有关档案员岗位培训及“上岗证”发放的有关规定，以适应《标准》条款的要求。

2《标准》部分条款文字表述有问题

作为机关档案工作规范化管理认证标准，《标准》各条款在文字表述上应当简捷规范，但从《标准》部分条款的文字表述看，部分条款在文字表述上是存在问题的：一是文字表述过于繁琐。如《标准》第4条规定：“机关文书、会计、声像(照片、录音带、录像带)、科技(基建、设备)、荣誉、电子档案(与纸质文件对应的电子版光盘、数码照片光盘、多媒体光盘等)和其他业务档案实行集中统一管理。”该条款采用罗列的方式来表述，试图囊括机关形成的所有档案，让基层档案员和考评人员明白要考核的具体内容，但这种罗列式的表述不仅很容易造成遗漏，而且易造成脱离基层机关的实际情况。笔者认为，该条款的文字表述还是采用传统的概述较为妥当，即：机关各门类、各载体的档案实行集中统一管理。类似的条款还有《标准》第11条、第31条等。二是文字表述过于机械。如《标准》第22条规定：“库房档案保管实现‘三铁(铁门、铁窗户、铁柜子)……”。“三铁”(铁门、铁窗户、铁柜子)虽然是个通俗的表述，但后面加括号说明，就使“三铁”的表述显得有些机械。如有的单位采用的是不锈钢门、不锈钢窗行不行，符合不符合标准呢?因此。对于此类型的标准条款表述应当具有一定的灵活性和包容性。

3《标准》部分条款表述不严谨

《标准》条款的设定应当符合机关档案工作的实际情况，并加以科学的定量核算，使标准条款的设定符合机关档案工作实际需要。但在实际的考核过程中，笔者发现《标准》的部分条款存在表述不严谨、形同虚设的现象。如《标准》第8条规定：“档案人员达到相应素质要求，大专以上文化程度达80％以上，评聘了相应的专业技术职务……”此条款存在两个方面的问题：一是“大专以上文化程度80％以上”的规定没有实际意义。此条款如果不结合实际测算是没有问题的，但如果结合实际进行定量测算，则此条款就显得没有实际意义。为说明问题，我们不妨进行以下假设测算：作为市县级机关档案室，一般只有一名档案员，最多也就是3名。假设有1名档案员，并且具有大专以上学历，则100％符合此规定。假设有2名档案员，且都具有大专以上学历，则100％符合；如果有1名不具备大专以上学历，则只能达到50％。假设有3名档案员，如果3名档案员都具备大专以上学历，则100％符合：如果有1名具备大专以上学历，则达标率只有33％；如果有2名具备大专以上学历，则达标率只有67％。经过以上假设测算可以得知，机关档案员大专以上文化程度达标率要么100％，要么就不符合80％以上的标准要求，因此“大专以上文化程度达80％以上”的规定是没有实际意义的。二是“评聘了相应的专业技术职务”的规定不符合机关干部、职工管理的有关规定，形同虚设。根据档案职称评审办法和《公务员法》有关规定，我国实行公务员管理和参照、依照公务员管理的国家行政机关、党的机关和群团机关的干部是不允许参与职称评审的，而这些机关的工人有不符合职称评审办法所规定的干部身份。也就是说，在实行公务员管理和依照、参照公务员管理的这些机关，无论是工人或是干部，都不允许评聘相应的专业技术职务，因此评聘了相应的专业技术职务的规定形同虚设，没有考核的必要。

4《标准》部分条款受外部环境影响较大

《标准》的条款规定应当是机关通过努力能够做到的，这样才能够激励各机关去努力争取，以促进机关档案工作规范化管理工作的健康发展。但《标准》的有些条款由于受外部环境影响较大，并不是通过努力所能达到的，这样就会挫伤机关档案工作的积极性。如《标准》第9条规定：“近5年，机关或个人获得过市级以上档案行政管理部门表彰的档案工作先进集体或先进工作者称号。”但据笔者了解，近5年来，省市档案行政管理部门除2007年依据人事部、国家档案局部署，对各级党政机关、团体、企业事业单位进行过1次表彰外，对基层机关并没有再进行综合或单项工作的表彰，而且此次表彰的名额(先进集体、先进工作者)每个县区也只有3～5个(含档案局馆企业、事业)。也就是说，县区基层机关每5年才有可能获得一次受表彰的机会，并且有名额的限制，即便工作做得很好，有的甚至获得过系统内省市级表彰，也很难挤上受表彰的名单。这就使每年进行认证的基层单位很难取得《标准》第9条规定的1分。这1分的丢失，并不是县区基层单位工作没有做好，而是市级以上档案行政管理部门没有对基层机关进行综合或单项表彰造成的。因此，笔者建议：一是省市档案局要按照省档案局转发《国家档案局关于加强对基层单位档案工作监督、指导的意见》的通知精神，及时对基层单位进行综合和专项表彰，以激励基层单位的工作积极性，为基层单位机关档案工作规范化管理认证工作创造条件；二是对《标准》第9条规定进行修订，将“获得市级以上档案行政管理部门表彰”改为“获得市级以上档案行政管理部门或市级以上系统主管单位表彰”，或者改为“获得县级以上档案行政管理部门表彰。”类似这样的条款还有《标准》第27条、第36条等。

综上所述，《标准》实施近三年来，虽然取得了一定的成绩，但也应当结合近三年来的实施情况，适时地加以修订完善，以利于机关档案工作规范化管理认证工作健康开展。