从中外对比看我国档案保管期限表体系构建

何玉琼

摘要：本文试图从中外保管期限表的实践历程的对比分析中找到我国档案保管期限表体系建构的有效方法，完善档案鉴定标准，从而实现档案鉴定的制度化管理。

关键词：档案鉴定档案保管期限表体系

档案鉴定作为一种价值评价活动，主要表现为主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的档案价值这一客体的活动过程。档案保管期限表在档案鉴定工作中具有举足轻重的作用，不管是归档时的保管期限的划分，还是档案保管期限到期的存毀鉴定，都是依据档案保管期限表来进行的。“档案保管期限表名副其实的是档案鉴定工作最基本的工具”。“档案保管期限表作为档案鉴定理论与实践的连接点和结合部”，人们“对档案价值鉴定原则和标准的研究最终要落实在档案保管期限表上”。本文试图从中外保管期限表的实践历程的对比分析中找到我国档案保管期限表体系建构的有效方法。完善档案鉴定标准，从而实现档案鉴定的制度化管理。

1国外档案保管期限表的编制实践

档案价值鉴定的标准是以客观存在的档案价值构成为依据的，是提高档案鉴定的客观性、可靠性和准确性的重要保证。通观欧美档案鉴定标准一百多年的发展历史，从迈斯奈尔早期提出的“年龄鉴定论”到卡林斯基的“职能鉴定论”，从谢伦伯格的“文件双重价值论”到美国学者的“利用决定论”，从“行政官员决定论”到今天的“社会分析与职能鉴定论”，欧美的鉴定标准经过了不断的探讨而变得多元化、系统化和全面化。

世界各国的档案鉴定工作与我国基本上是一致的，都是以档案保管期限表作为指导档案价值鉴定工作的规范和依据，都特别重视档案保管期限表的制定和执行。欧美许多国家基本采用“标时法”来划分档案保管期限，就是根据档案的价值大小，具体给档案标明保管年份。如1、3、5、10、15、20、25、30、40、50年等具体年份。采取标时法的前提，就是改革档案保管期限的划分档次，改期限为年份。西方国家档案保管期限表的条款不下百条，而保管期限档次则有十多个以上。美国的各种档案保管期限表条款规定得很详细，保管期限规定得很明确。其保管期限规定为1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、25年、56年、75年、100年、永久等。日本的档案保管期限则分为1年、3年、5年、10年、永久等5个等级。俄罗斯的档案保管期限主要分为永久、长期(5年～75年)、短期(6个月至5年)三种。这同我国规定的保管期限差不多，主要区别是长期保管档案的期限比我国长。阿根廷的档案保管期限规定为6个月、1年、2年、3年、5年、10年、永久等，其中定期保存的档案规定得比较具体。

从国外经验来看，外国档案保管期限表呈现规则越划越细，条款越来越多的趋势。如“美国陆军部的文件处置标准有300条”，“《犹他州文件保管期限通用表》将该州的所有文件列举了16类，共计269项标准。”

2我国档案保管期限表实践的历史脉络

我国的档案保管期限表的编制实践历史，回顾起来主要有三个重要阶段。

第一个阶段是从建国初期到20世纪60年代，该阶段的标志性成果是1955年3月发布的由苏联专家米留申编著的《中华人民共和国各部及其他机关、团体、企业活动中所形成的标准文件材料保管期限简短一览表(草案)》。这一阶段的档案保管期限表的编制实践确实有许多经验值得我们学习和继承。特别是在档案保管期限表的编制实践中应当坚持科学、合理、可操作、可量化等方面的原则。只有在档案保管期限表的编制实践中始终坚持这些有效的原则，才能使档案保管期限的划分工作得以顺利进行，否则就会走弯路。

第二个阶段是20世纪80年代至20世纪末，该阶段的标志性成果是1987年4月国家档案局发布的《文书档案保管期限表》。其中将以往的定量划分档案保管期限的方法改为定性划分，规定文书档案的保管期限为永久、长期和短期三种，长期为16年至50年左右，短期为15年以下：将以往的细化条款改为概括性的抽象条款，在1987年的《文书档案保管期限表》中，我们可以看到“主要文件材料”、“其他文件材料”、“典型材料”、“一般材料”、“重要的”、“一般的”、“影响大、问题严重的”等抽象性词汇；条款数量由多变少，一级条款33个，二级条款47个，三级条款5个，条款总量为85个。档案鉴定工作，特别是档案保管期限表的编制工作，是一项需要由国家档案行政管理部门统一推动的、实践性很强的业务工作。

第三个阶段是21世纪初至现在，该阶段的标志性成果是2006年12月18旧国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。其中将原来文书档案保管期限表中的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”，定期中再实行标时制，分为30年、10年；比1987年《文书档案保管期限表》条款数量增加了30个，一级条款13个，二级条款51个，三级条款43个，四级条款8个，共计115个条款：在加强保管期限表编制的领导工作上改备案制为审批制。“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”，“有垂直领导关系的中央、国家机关编制的本系统的归档范围与保管期限表，也须经国家档案局审查同意后执行”，强化了各级档案行政管理部门对机关文件归档与进馆的监督指导力度。

我国的档案保管期限表从1956年的《党的机关档案材料保管期限的一般标准》的49条、45款，经1957年、1964年、1983年的修订，到1987年的《文书档案保管期限表》。仅剩下33条、51款。由此看出，我国档案保管期限表在细则划分上与国外正好相反，这应当引起档案界同仁对鉴定标准的反思。当然，笔者并不认为细则越多越好。

3对档案保管期限表体系构建的思考

档案保管期限表“就具体的鉴定标准而言，基本上属于‘职能鉴定论的范畴”，这与国外许多国家鉴定标准呈多元化的现象是不同的。我国档案学界近几年来虽也在理论上提出了类似的标准，但在具体操作时却忽略了这些。因此，我们的档案保管期限表中的鉴定标准表现单一化，在具体操作时“很难逐项鉴定档案的证据价值、情报价值，进而也就无法保证永久保存的档案是否具有永久性价值”。

当前已有学者提出我国档案保管期限表类型“仍显得不够，应当形成一个档案保管期限表体系。”“应分级分系统制定档案保管期限表，建立完善的档案鉴定标准体系。”档案保管期限表体系的构建是一个值得进一步思考的问题，必须从以下几个方面进行努力：

第一，将档案鉴定的原则和标准融入档案保管期限表体系。我国对档案价值鉴定比较公认的原则

是：“必须从社会总体需求出发，用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值”。我国档案鉴定标准建设须在现有档案鉴定标准基础上，从新的高度对标准进行研究、完善。在“以档案价值为中心，结合档案价值的作用规律，并兼顾保管档案的代价”前提下，考虑到档案鉴定标准的多元化和价值的相对标准，使鉴定标准适应新形势下档案理论和实践工作的发展。

第二，明确国家档案行政管理部门是档案保管期限表体系的统一制定者。其一，国家档案局8号令规定，档案的归档范围和保管期限应由各系统各单位根据国家的规定结合自身实际制定，再报档案行政管理部门审批。但事实上，各立档单位真正重视起来的不多，多是应付差事。其二，档案的最终保管者——档案馆在审批各个立档单位的归档范围和保管期限表时，可能是没有发言权的。其三，档案的利用者还没有发言权。如果在制定和审批各单位的归档范围和保管期限表时，能够征求相关方面专家、学者和重点利用群体的意见，会有所改进，其四，代表各方行使制定和审批权的档案行政管理部门，实际工作是由那么几个人来完成的，这几个人的素质和能力就决定了档案鉴定标准的科学与否。

在档案鉴定标准的制定上，宗培岭教授曾指出档案保管期限表的属性应归纳为科学性、可操作性和权威性三个方面，统一权威才是档案鉴定在法规建设上的高级阶段。

第三，借鉴外国经验明确档案保管期限表的改进方向。对西方相对成熟的鉴定理论体系，要加以正确的吸收与借鉴，同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善，形成具有针对性的档案鉴定理论，以引导鉴定实践前行。我国应采取有力措施。切实改进和完善鉴定机制，努力实现档案鉴定工作的程序化、科学化、系统化，以促进档案事业的繁荣发展。档案保管期限表的完善，原则上应从高度概括抽象转变为标准具体；实践上要践行“标时法”，即除永久保存的档案外，其余PA5年、10年、20年、30年、50年严格划分，永久保存的档案严格控制其所占比例，并建立永久保存档案的独立评价体系与永久保存档案一览表。

本文仅就如何优化我国档案保管期限表问题作了进一步思考和建议，以期待档案理论界和实际工作部门作进一步探索，从而使我国档案鉴定工作实际操作标准向更加优化的方向演进。