浅析企业集团管理信息系统在内部控制中的应用

2009-05-22谭瑾李守强

消费导刊 2009年8期

谭　瑾　李守强

[摘要]内部控制是企业管理中的一个重要组成部分，它直接影响企业内部管理的合理性、经济性、效率性。管理信息系统理论的不断完善是企业集团内部应用管理信息系统的前提和基础，在当今计算机和网络技术迅速发展的环境下，该系统的应用对增强内控利弊共存。本文即探讨在信息时代的背景下，管理信息系统在企业中的运用情况。

[关键词]企业集团管理信息系统内部控制

作者简介：谭瑾，女，辽宁锦州，重庆市南岸区重庆工商大学会计学院06会计，研究：会计学；李守强，男，山东潍坊，重庆市南岸区重庆工商大学会计学院06财务二，研究：财务管理。

一、企业集团应用管理信息系统的目的

管理信息系统（简称MIS），它是一门新兴的学科，是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。

在企业集团中，信息系统的框架包括：企业战略目标、企业各项职能相关的活动模式及处理流程、信息系统和硬件、软件、网络及技术人员。其中企业信息系统由决策支持系统（DSS）、管理信息系统（MIS）、业务事务处理系统（TPS）三个子系统组成。

随着科学技术的发展，电子计算机数据处理技术在企业中的广泛应用，极大地改变了企业内部控制所处的环境，管理信息系统的产生、发展与完善，使企业从高层领导到基层员工得以从繁重的人力手工工作中解脱出来，与时俱进，实时发展的同时，节约工时，提高效率，为企业的未来提供良好的辅助平台。网络技术的应用更增强了管理信息系统的实用性，如在财务中远程报表、远程报账、远程审计等，为内部控制提供新的方向和内容。

二、企业集团信息系统在内控中的职能及应用现状

（一）内部控制在企业集团中的作用及加强措施

企业集团中内部控制的重要做不容忽视，它可以确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经营信息和财务报告的可靠性。从传统观念上看，加强内部控制的方法一般有：完善法人治理结构，强化内部核心作用；明确相关人员职责，建立相互制约机制；强化企业审计监督，确保内控制度执行。

然而，从现实情况看，当今时代是一个信息时代，通过先进的计算机和网络技术，加强企业内部与外部的信息管理控制，更有利于提高企业工作效率，进而达到增加企业效益的目的。

（二）管理信息系统在企业集团中的职能

完善的MIS具有以下四个标准：确定的信息需求、信息的可采集与可加工、可以通过程序为管理人员提供信息、可以对信息进行管理。企业集团所需求的管理信息系统应具备以下职能：1．信息管理职能。集团企业一般分设有下属子公司，因此母公司所采用的MIS需能够有效地管理、控制不同类型和地区的子公司，有效整合和共享信息资源。2．财务核算管理职能。系统能够对各子公司实施有效地管理和监控，有助于加强对各个部门的财务控制，提高预算编制，管理和分析企业运行效率，实现高效、全面的预算管理，逐步实现实时监控。3．资产管理职能。企业中的资产可以分为有形和无形资产，系统能够对企业中的有形资产，尤其是大额的固定资产的相关信息进行及时更新与估价，统筹集团中资产总额，便于内部管理与控制。4．投资管理职能。系统能对各种投资项目尽心有效管理，进行项目的可行性分析和风险性分析，降低各种投资的风险，提高投资决策的科学性及项目的成功率。5．决策管理职能。系统能够为管理层、决策层提供有效的计划、预算、决策工具，提示数据之间的隐含关系，使决策依据数据化，结果具有科学性，满足集团总部对整个集团未来经营活动经行规划的需要。6．人事管理职能。系统能够合理确定人力资源规模，有效地分配和使用人力资源，建立绩效评价指标体系，对职员的工作情况予以考核和监督，形成良好的竞争激励机制。

从上述职能不难看出，企业集团管理信息系统的应用对于加强和完善企业内部控制起着至关重要的作用，信息的顺利获取和利用既是企业内部控制的重要组成部分，又能够保证内部控制活动的运行。信息系统中财务数据直接从数据库中采集并进行会计处理，减少了数据录入错误机会，提高了预算、核算，进而生成报告的准确性和及时性，这无疑强化了内部控制。此外，风险管理和决策管理是内部控制的重要方面，信息系统的应用提高了企业风险评估的效率，及时规避风险，使动态和实时控制成为可能，更好地体现出基于预测和预防的风险评估机制。

（三）企业集团中管理信息系统的应用现状

现阶段，虽然全球信息技术在突飞猛进的发展，但是就我国目前的情况来看，企业集团运用管理信息系统依然不够完善，尤其是在子公司内部，如信息系统中的电算化的应用情况不尽如人意，又很多集团企业的总部运用了电算化软件，但在其附属的子公司内部则仍然采用原始记账方式，一方面阻碍了相互之间信息的共享，另一方面不利于提高工作效率，从而影响企业绩效。

另外，目前市场上还没有一个成熟的系统适用于大型集团企业，很多情况是在集成现有资源的基础上，根据自身的具体情况和特点开发一套集成化的管理信息系统，这在某种程度上制约了企业信息系统的应用。

三、企业集团信息系统存在的弊端

（一）系统应用不健全，母子公司之间信息共享存在障碍。子公司向母公司提供数据出现问题，由于未实行建立全面的信息系统，因此需要人工录入数据，出现错误的可能性加大。

（二）管理信息系统与业务处理系统出现夹层，导致谎报信息。母公司运行的信息系统往往与子公司实际业务处理系统相互独立，出现边缘地带，由于二者追求信息价值的差异性，很有可能导致子公司有意过滤信息，报喜不报忧，严重影响公司利益。

（三）网络环境的开放性和动态性，给管理信息系统内部控制带来了许多新问题。如会计信息通过网络通讯传输，有可能被非法拦截、窃取甚至篡改，网络信息还有可能遭受病毒入侵或黑客攻击等，这些都加剧了信息失真的风险，从而加大了内部控制的难度。

四、改进弊端的措施

（一）逐步建立健全整个集团内部的管理信息系统，实现母子公司之间最大化的信息共享。

（二）在构建集团信息管理系统的过程中，应将母子公司相互独立的系统综合考虑，看作整体模块进行处理，以便日后信息传递过程中减少最终避免谎报、有意隐瞒的情况出现。

（三）针对网络传输过程存在不安全隐患，病毒、恶意软件、黑客攻击等是全球共同面临的问题，预防风险，降低损失，企业应采取措施防止险情发生，并提前做好应急准备。

综上，跨进信息时代，面临现代信息技术带来的冲击和压力，内部控制唯有及时有效的引入和利用信息技术，不断改革与创新，使管理信息系统在企业中合理地发挥应有的作用，才能在未来的竞争中处于领先地位。

参考文献

[1]郑木德，内部控制对企业管理信息化的影响[J]，中国管理信息化，2006（10）