中小型施工企业合同管理现状简析

王毅芳

[摘 要]本文展示我国新建中小型施工企业的成立背景，也揭示了当前国际背景下此类企业面临的新问题，着重从国内建筑行业中大量新建中小型施工企业内部合同管理现状加以分析，从思想认识、制度制定和履行、人员素质、具体管理等多方面多角度进行探讨，并对其合同管理的方式方法稍加建议，为中小型施工企业合同管理研究提供一点基础资料。

[关键词]建筑企业 合同管理 管理滞后 特征 管理现状

近年来，我国建筑行业处于飞速发展的阶段，改革开放以来，建筑市场规模不断扩大，国内建筑业产值增长了20多倍，建筑业增加值占国内生产总值的比重从3.8%增加到了7.0%，成为拉动国民经济快速增长的重要力量。

建筑业的规模不断扩大，也带动了一大批新的施工企业的成立，这一批企业虽然在特殊的时代背景中迅速成长起来，但因其仓促成立且扩张迅速，其管理水平的提高逐渐落后于企业规模的膨胀速度，形成一种特有的管理滞后现象。然而，在金融危机的大背景下，这一批企业又要接受全球经济衰退的冲击，面临严峻的考验。这些新建中小型施工企业必须分析自身管理现状，寻找对策，提高企业管理含金量，才能顺利度过难关，求得生存并获得发展。本文仅从这批新建中小型施工企业内部合同管理现状的角度进行简述。

合同管理认识上存在片面性

对于合同管理，企业的决策者们往往不能全面看待，有的观点认为合同的订立、履行、审查等行为就是合同管理；有的观点认为合同管理是以合同为管理对象，进而避免合同纠纷的行为。

前一种观点过分关注合同管理中的某个行为，往往忽略了隐藏在行为背后的企业的整体运作规律，结果往往是以偏概全，起不到合同管理应有的效果。

后一种观点虽然认识到了合同管理中纠纷产生的普遍性和损失的不确定性，但是将管理重点放在合同的维护阶段，只会被动挨打，不能主动出击，是一种消极、被动的管理。

真正的合同管理，应当是全面、全过程管理，将合同管理目标和合同行为紧密结合，通过合同的订立、履行、监督、维护等过程，实现合同利益最大化。

合同管理人才缺乏，合同管理保管多于管理

中小型施工企业出于精简人员和节约成本的考虑，不愿聘用专业知识很强的人士进行专业化合同管理，即使设立了合同管理部门，部门工作人员也缺乏专业的合同管理知识和能力。这些企业所谓的合同管理人员其实更加类似于合同文件保管员，将合同管理变成单纯的合同内容的登记和合同文件的保管，不能对合同的签订进行监管，不能对合同内容提出有建设性的意见，也不能很及时地对合同履行情况跟踪监控。

合同管理欠程序化、制度化

合同管理制度不但涉及企业内部管理层面，还涉及法律法规等国家制度，是针对企业现状和特征制定的关于合同管理人员、职责、方式、流程、实施细则等的管理型规定，如：合同审查分析制度、合同交底与定期报告制度、合同过程管理制度、合同总结评价制度等。

很多新建的中小型施工企业由于建立时间短、人员管理水平偏低，往往忽略了合同管理制度的建立，合同管理过于随意性，具体表现通常有如下几种：制度制定不完善、职责划分不明确、管理流程不合理、制度履行不彻底。

合同管理数据化程度不高

新建中小型施工企业合同管理，手工处理占据了很大一部分。由于合同涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在：

第一，文档管理困难。合同文档管理仍然以传统的纸质合同为主，电子版合同为辅，查找不方便。

第二，信息汇总困难。数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作耗时多、准确性低。

第三，缺少预警机制。缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测近期可能的收支项目。

合同管理问题处理滞后

一方面，对于中小型施工企业来说，管理水平低，人员少，管理资金少，很多企业不愿花过多的精力致力于合同管理的事前控制，总是等到发生合同纠纷或出现损失后才重视起来。这种做法表面上看企业的运营成本降低了，但是这种降低往往隐含了巨大的管理损失。“亡羊补牢，为时未晚”的说法，不适用合同管理中，不能做好事前控制，往往要花几十倍、几百倍的代价去弥补损失。

另一方面，合同纠纷发生后或索赔事件发生后不能及时处理或提出索赔，致使合同风险损失因管理不及时而扩大，或错失合同索赔的时机，导致不必要的损失。这种滞后现象产生的原因有制度方面的不完善，也有管理人员认识上的麻痹，也有人员自身管理水平不高的原因，但都会给企业造成经济和企业声望上的损失。

综上所述，中国数量庞大的中小型施工企业的合同管理现状不容乐观，对合同管理方式方法进行研究、提升企业合同管理水平意义重大。以下对企业提升自身的合同管理水平提出几点建议：

首先，应构建公司合同管理体系。建立一整套合同管理制度，使合同管理体系成为企业管理体系的一部分。

其次，建立合同履行监督体系。在合同管理人员和制度上进行系统安排，在合同风险事件尚未发生之前进行监管，防范于未然。

再次，合同管理应做到全过程管理。在合同签订、履行和后期维护各阶段均应全程管理。

第四，提高企业合同管理人员素质。可以通过内部培养和外部培训的方法提高企业合同管理人员的专业素质。

参考文献:

[1]孙红新.《公司合同管理》，法律出版社，2007.

[2]陈毅.施工企业合同管理探讨，《财会研究（甘肃）》，2006年第12期.

[3]杨俊杰.工程合同管理中的几个问题，《工程建设项目管理与总承包》，2007年第4期.

作者单位:苏州建设交通高等职业技术学校