对网络环境下货币资金风险管理的思考

孙军洲

摘要:随着网络经济的发展,网络会计也逐步形成。人们在网上交易,资金划转在网络中进行,网络会计虽然给人们带来了较大、快速经济效益,然而在网络这个虚幻的世界中,人们很难控制网络的经济犯罪,尤其是货币资金具有流动性大的特点,因而会计核算中经常会出现假账、错账等现象。所以怎样在网络环境下加强货币资金的管理与安全,已成为当今经济界重要的课题。

关键词:网络环境 货币资金 风险管理

货币资金是指在生产过程中暂时停留在货币形态的资产,是流动性最强的资产。在企业的各项经济活动中,货币资金起着非常重要的作用。货币资金按存放地点和用途不同,可以分为库存现金、银行存款和其他货币资金。

一、网络环境下货币资金流动的特点

网络技术的发展促使企业内部实现网络化集成管理。所谓网络化集成管理是指用现代网络技术和信息集成方法改造传统工艺流程和职能部门、实现缩短生产前置时间、提高产品和服务质量、提高企业整体柔性、减少库存、压缩管理层等战略利益。网络化集成管理将企业整个生产活动的每个信息采集点纳入企业信息系统中,通过必要的应用软件工具将企业管理子系统,如生产管理子系统、财务管理子系统、人事管理子系统等,提供的数字化信息实时反映到企业公共信息平台上,使各部门在数据共享的基础上协调工作,相互监督,并最终将企业内部管理系统与EDI端口相连接,使企业工作形成一个有机整体。

网络化集成管理是生产组织由多级阶梯的塔形结构向扁平化、分散化、网络化、小型化转变。企业在网络条件下对电子合同、电子单据实行在线输入,业务信息可以实现转化为会计信息,企业资金可以实行在网上结算,不仅极大的提高了工作效率,而且加快了资金周转速度,降低了企业的资金成本。

资金短缺是我国企业面临的一大问题,其主要原因就在于原材料的采购没有按照生产计划的需求来执行而导致原料的积压,生产计划没有按照市场的需求来制订而导致产品的积压。而基于信息技术的管理信息系统则恰恰强调计划的重要性,它可以帮助企业实现按需生产、按产定购,帮助企业大大改善库存管理。另外信息技术的运用,企业可以动态的掌握企业与市场、企业与供应商的供求关系,从而提高企业管理水平,加快流动资金的周转。

事实证明,信息和网络技术的运用确实对企业具有巨大的诱惑力。根据美国生产与库存控制学会统计,使用一个ERP系统,平均可以为企业带来如下经济效益:

1.库存下降30%-50%,它可以使企业的库存投资减少1.4-1.5倍,库存周转提高50%。

2.延期交货减少80%,误期率平均降低35%,销售部门的信誉大大提高。

3.采购提前期缩短50%,采购人员能及时进行价值分析和货源选择,节省采购费用。

4.停工待料减少60%。

5.制造成本降低12%,管理人员减少10%,生产能力提高10%-15%。

由此可见,基于信息和网络技术的管理信息系统可以有效的促进现代企业管理的科学化,控制企业的资金流向,适应竞争日益激烈的市场要求,网络的导入,己成为大势所趋。

二、网络环境下货币资金管理的问题

(一)数据输入和输出等不相容职务没有相分离,加大了错弊风险

货币资金内部控制的核心是人,控制操作人员的职能,也是会计电算化对货币资金内部控制提出的新要求。在手下会计系统中,对于一项货币资金,收付业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但会计电算化后,职能划分发生了巨大的变化,因为业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能的高度集中导致了职责的集中,某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。因此,如果不加强内部控制,就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行个人操纵处理结果,从而加大了出现错误和舞弊的风险。

(二)网络环境下货币资金内部控制缺乏相应计算机技术和手段,使得计算机舞弊和犯罪的可能性更大

电子数据如会计报表、会计帐簿等的输出均靠的是会计软件对原始数据的加工处理,并将结果存储在磁盘或者软盘中。所有的记账、会计报表的生成等工作都是由电脑完成。直接记录在电脑磁盘或光盘上的电子数据取代了手工会计环境下的纸质数据。电子数据与纸质数据的不同是很明显而且是多方面的,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,在电算化环境下通过计算机舞弊和犯罪的可能更大,计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失甚至更大,因此,电算化会计要求提高货币资金内部控制的计算机技术和手段。

(三)“网上支付”由一人操作完成,既不科学也不安全

三、加强资金安全的措施

(一)加强内部控制,堵塞漏洞

1.建立严格授权审批制度。授权控制是指各企业或岗位在处理货币资金收付及保管业务时,必须得到相应授权,经过批准才能进行。授权包括一般授权和特别授权,前者指授权处理货币资金一般性经济业务,如现金的收付、费用的报销等;后者指授权处理特殊性业务,如大额资金的支付、应收帐款信用度的制定等,企业在明确了各管理层次一般授权和特殊授权的责任、内容标准和限度后,即为货币资金业务的安全性奠定了基础。

2.实行不相容职务的相互分离制度。即岗位分工和职位分离制度,指的是对于组织内部的不相容职务必须进行分工负责,不能由一个人同时兼任。这一控制原则能使有关人员在处理业务时职责分明、相互制约。会计法明确规定,记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财产保管人员的职责应当明确并相互分离,相互制约,不得由一人办理货币资金流通的全部过程。会计出纳不能相互兼职,出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。建立职务分工控制制度,能从组织机构设置上确保资金流通安全。

3.实行定期轮岗制度。即对涉及货币资金内部控制的业务人员定期轮换岗位。企业办理货币资金业务在配备了合格的人员后,应根据企业具体情况进行岗位轮换,以便于及时发现有关人员的贪污、舞弊行为,减少货币资金管理中产生上述行为的可能性。

4.加强银行对账单的管理。在出纳人员之外要设置稽核岗,负责对银行对账单的审查、管理,每月终了将银行对账单余额与账务科目银行账余额进行核对。如果不符要及时查明原因,并编制银行余额调节表;银行余额调节表应由会计人员完成,而不能由银行出纳人员编制;各月的银行对账单及银行余额调节表要经过出纳科负责人、会计科负责人、稽核人员、财务处处长等签字后作为会计资料交档案管理人员保管。

(二)改善信息系统操作和维护控制制度

网络环境下系统操作和维护控制主要是通过制定一套完整而严格的操作和维护规程来实现的。规程应包括操作的具体流程,各环节的主要分工和职责,注意事项,维护的时间和方面,维护的程序等内容。会计电算化系统操作和维护控制主要是为了保证财务软件操作的规范化,保证财务软件正确安全的运转,防止软件被非法修改、删除。信息系统的操作包括信息的输入控制、处理控制和输出控制。

会计信息系统输入控制的重点在于建立适当的授权和审批机制,并对输入数据的准确性进行校验。通过设立专门的审核人员对系统每笔业务进行合法性和准确性的审核,从源头上防止错误和舞弊行为的发生,避免因错误或舞弊导致的连环性、重复性错误。

会计信息系统处理控制的重点在于处理过程的适应性控制、数据溢出性检测、重大错误纠正控制。建立系统处理的适应性控制,允许软件用户在一定限度内自由制定或改变会计政策,适应企业自身的规模和环境;建立数据溢出性检测以保证数据超出计算机容量而产生的数据损失,避免因数据溢出所造成的数据信息失真;操作过程中的失误是在所难免的,因此,系统应对用户的某些操作做出再判断和再确认设计,以防止系统数据被执行重大错误操作。

会计信息系统输出控制的重点在于输出检查控制和输出文件的使用权限控制。定期或不定期的核对输入信息与输出信息的一致性。通过对凭证、账簿、报表数据的查询、打印,并进一步的核对、检查可以有效的预防利用计算机犯罪。

(三)“网上支付”操作机要严格管理

操作机要设置开机密码及支付密码,并且要不断更换;只有具有操作权限人员才可以进行操作该机,一般人员不能对该机器进行操作,任何人都不能进行网上支付以外的其他操作;同时要强化防火墙和网络安全检测措施,防范外来隐患对网上银行的入侵,避免黑客侵入而造成的财务风险。

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