运用计算机编目的体会

唐 淼

摘要在图书馆管理工作中运用计算机编目的做法已经比较普遍。结合武汉警官职业学院图书馆多年来的实践经验,本文对一些基本的体会进行了简单介绍,以期与业内人士交流,达到推进我国图书馆事业发展创新之目的。

关键词编目 队伍 数据库

中图分类号:G251文献标识码:A

1 编目工作实行计算机管理是由其优越性决定的

利用计算机编制文献目录,揭开了文献编目史的崭新的一页。图书馆编目工作是各项业务工作的基础,编目一般都是由手工写目录,逐步发展为用打字机油印目录,但受卡片目录的限制,所有著录项目都比较简单,仍是依照传统的主要款目、附加款目、分析款目等共同实现图书馆的目录职能,一条款目在目录中只向读者提供一个检索点,加之历史原因,手工编目都缺少主题词、ISBN号。这就使目录的作用难以发挥齐全,在这种情况下,很难实现资源共享。

我国图书馆应用计算机几乎都是从编目工作起步的,如图书馆管理系统,给编目工作带来了许多的便利。(1)它根据CN-MARC标准格式著录,可容纳大量数据,兼容性强,伸缩性大,适合图书目录信息本身特点。(2)编目工作环节紧凑,从编目人员接收到新书,到一批图书分编加工完成利用“图书移送”模块,将分编工作程序一环套一环进入总库,使图书移交方便。(3)图书编目加工规范。目录卡片、书标用微机打印出来使之更加清晰、规范。(4)编目查重和检索简便。与传统手工单调的书名查重相比,实用计算机管理可提供较多的查重和检索的途径,可以从题名、著者、索书号、主题词、ISBN等几方面进行。(5)借阅方便。与传统手工登记借阅相比,使用计算机管理,由于每本书贴上了条码,借阅时使用条码阅读器,不仅节省了时间,而且使超期和丢书的现象大大减少。

2 编目建库的基本保障条件是队伍建设

2.1 人员的培训

实行计算机管理对图书馆工作人员来说是一种全新的工作方式,建库之前必须进行人员的培训工作,建库人员的素质是保证建库质量的首要因素,特别是条形码的粘贴、盖章、贴书标等工作看似简单但必须要有较强的责任心和业务能力,具有充认真仔细的工作态度,才能不出差错。

2.2 人员的组织与进度安排

编目建库工作量大,工作流程一环套一环,因此,对各环节工作量的大小,完成时间,人员的分配等,必须有较为准确的预计,每位人员工作量有比较准确的统计,明确责任,以保证建库工作有计划顺利完成。

3 编目工作实行计算机管理的关键是书目数据库的质量

计算机编目系统的运行,是一个人机结合的复杂过程,而书目数据库建设是图书馆自动化的核心,是一项非常艰苦的过程。

书目数据看上去很简单,实际上很复杂,细致。(1)项目多。一条书目数据包括题名责任者,版本,出版与发行载体形态,丛书、主题、分类、附注等项,有关图表、索引等文献特征的说明,还有许多像ISBN等用来标识图书的各种代码,都要按照规则准确录入。(2)表现形式复杂。同是题名就有正题名、副题名、并列题名、交替题名等多种情况。(3)款目之间有复杂的联系。同种书有多个分卷,特别是大型丛书有总丛书名、分丛书名。有的多卷册书中有几册,子目繁多,错综复杂。(4)款目的繁简程度,变化大,有些图书用简单的字段就可以了,而有些图书则需要更多的说明。

从以上书目数据的自身特点,规定了在录入数据时,应十分注重查重和著录这两个步骤,必须依据规则和标准,不应该因为求速度或因为所编的是旧书而不重视数据的质量。数据库建设的质量对整个计算机编目系统乃至图书馆自动化管理影响非常大,它直接影响数据共享与交换的实现。

4 实行计算机编目后如何正确处理机读目录和卡片目录的关系

目前,图书馆计算机的应用还处于需进一步成熟和开发阶段。尽管机读目录可以从ISBN、题名、主题词、作者等多种途径快速地提供检索,但因学生开始不熟悉计算机操作指令及借阅时间相对集中、人多机少等等原因,而大大影响了机检的效率,机读目录的使用率及成功率受到客观条件与主观因素的制约。显然在这种情况下,应对卡片目录予以保留,具体原因如下:

(1)对于新生和一部分学生上机前未经过培训,不了解计算机检索系统,不熟悉操作指令,费时占机,检索受到很大影响。(2)目前我们运用的软件仍处在不断的改进中,对工作人员和读者都有一个适应和熟悉的过程。再加上客观的条件的影响,比如停电等诸多原因都会影响机读目录的正常使用。(3)由于一些原因,当计算机其局部网络出现故障时,有时不能迅速排除,直接影响机读目录的使用。

综上所述可见,在过渡时期卡片目录的重要作用是不可忽视的。当前图书馆应维持双目录体系,积极创造条件逐步向单一目录体系—机读目录过渡。

随着社会的发展计算机在图书馆的运用更加普及,需要我们在今后的工作中多积累经验,让现代化设备更好地为我国图书馆事业的创新发展服务。