四招提升企业竞争力削减成本却不中断供应链

刘光强 贺 洁

每个公司都要面对各种挑战,而公司所做的每一项决定,却都蕴藏着提高效率、增强有效性和强化客户竞争力的机会。

业界领先的公司都有优秀的供应链以节约成本、缩短供货周期,使公司业绩取得更好的、持久的增长。在如今的经济环境下,持续改进供应链是必要的,但仅仅做到这一点还不够。不管主营业务是制造业、物流业还是零售业,公司都应该再做一些事情以更好地应对全球金融危机。

挑战

在严峻的经济形势下,即使拥有最好的供应链的公司也会受到不稳定市场因素的影响。目前供应链环境在各方面都受到不同程度的影响,紧缩的信贷市场、持续上涨的商业成本、周边市场的压力以及客户消费方式的不确定性合力制造了一场“完美风暴” (当多种大自然元素凑合在一点,破坏力便倍数增长,这种现象被称为“完美风暴”)。公司要想应对“完美风暴”,并随着经济的复苏而发展,需要新的思考方式与重点明确的策略。每个公司都要面对各种挑战,而公司在以下的挑战中所做的每一项决定,却都蕴藏着提高效率、增强有效性和强化客户竞争力的机会。

现金流是命脉 很多公司的竞争优势在其供应链,但在市场不稳定的情况下,必须将产品尽快转换成为现金,现金流就显得尤为重要。而大部分公司不是很在意现金,所以在这方面很多公司有很大的改进余地。大多数公司需要新的流程改进策略以渡过难关,并需要必要的技术执行以达到立竿见影的效果。

在目前的这些供应链中,重要的东西往往是看不见的,所有公司的供应链都越来越复杂且风险性加剧。所以,在如今的市场环境中,端到端的可视性很重要。因此,公司必须在供应链的端口处做好可视性,这不仅包含交易的环节,而且还包含与后续客户活动相关的所有内容。

水涨船高 最近,人们逐渐重视起处于供应链下游的合作伙伴的资金状况与供应链进程对上游公司经营业绩的影响。就像潮涨船高,潮退船落一样。相反,企图孤立地加快收集供应商应收账款会对买方的现金资源产生不利影响,而削弱整个价值链。一个公司能否有效地调动其合作伙伴改进流程,很大程度上决定了他满足客户需求的效率。研究表明,能够自动化、流水化实现其工作流的公司,其按时、足量交货率和收益率都能得到显著提高。

被文件淹没 公司的业务持续性非常重要,文件数量太多是环境潜在的负担,也是公司成本中不可忽视的部分。放弃纸质办公,从源头上实现所有文档都电子化的工作流,在公司业务发展中将会越来越重要,也能够为公司有效地节约成本。

人力资源成本高 在全球金融危机背景下,人才争夺战依然继续。公司在如何发展和保持员工质量和数量上必须有创新思路。市场的动荡最有可能被员工的动荡反应出来——大规模合并、裁员的季节性爆发。而许多公司的雇员上岗、离职过程会导致公司效率低下、混乱或对业务造成其他负面影响。在现在的市场环境变化下,精简主要的雇员生命周期活动非常必要。

策略

在目前严峻的经济形势和复杂的挑战下,找到有效的策略非常重要。而正是这种严峻的经济形势让公司更加重视工作的重点与效率。如何帮助公司有效理顺流程、优化人员与系统利用率、提高效率和节约成本?以下是四个实用策略:

1. 像对待产品供应链一样对待财务供应链。在供应链工作能力——应付、应收和库存——三个因素中,库存因素一直被重视。然而,随着利润率下降,现金流周期开始变得至关重要,缩短这一周期能有效缓解公司压力。实际上资本能否正常运转已经成为公司在库存方面的主要制约因素。

举个简单的例子,采取有力的行为督促收货方尽快付款,通常能够将现金流的周期缩短2～4天。麦肯锡公司发现,这可能相当于一个典型的消费品制造商在其200亿美元的销售额上增加1亿～2亿美元。改进应付账款与应收账款的相关操作、更好地整合订单到现金及生产到支付的功能,将帮助公司降低成本。

2. 关注可视化与流程智能化。据管理咨询公司Killen&Associates称:“一个10亿美元规模的公司每年花费在不必要的工作与无效处理上的资金大约就有2700万美元,这是由于他们缺乏财务供应链的可视性。”

要提高效率,不能只从单方面改善。在20世纪90年代,欧洲和美国的汽车公司实施精益制造作为有效缩减成本的措施。然而在具体流程上,很多公司却只说不做,导致精益制造的效果大打折扣。这对于如今的业务流程是个警示。要构造一个有效的供应链,就必须意识到供应链上各个环节都非常重要,只有合作伙伴配合,供应链才可能做好。

弗雷斯特研究公司(Forrester Research)给供应链可视化下的定义是:“收集并分析供应链数据,并作为下决定、转移风险及改进流程的依据。”具备能够看清问题的能力很重要,而准确定位问题并通过相应的流程自动解决问题就更为重要。那些优化供应链及相关财务流程变更和异常处理的公司将最终胜出。

3. 无纸化办公。近年来,很多公司响应“绿色IT”的号召,开始在其物理供应链中减少纸的使用。而在财务供应链中通过电子化存档来推进无纸化办公也同样重要。

财务供应链处理复杂、动态而且关系混乱,无数次的转手、迷宫一样的审批流程与签名使得整个公司的生产效率都很低。使用无纸化办公缩短财务供应链的周期,能够让公司的生产率大幅推进。

实现无纸化办公不仅能改进订单的性能(电子化文档的传送几乎是实时而全面的),而且在订单出现错误时还能提升异常处理的响应速度。

研究表明,如果所有的英国公司都将其日常销售回款期缩短到45天,就能够节约640亿英镑的成本。毫无疑问,要达到这样的目标,改进文档处理效率是其中一个重要因素。

4.职员生命周期管理流程化。在目前的市场环境下,公司的重点战略应是将职员生命周期管理流程化,并将职员文档整合到业务工作流中保证其一致性。

手动处理既费时费力,又容易出错。典型的职员在职流程加上新员工入职等通常都是基于纸质文档,而离职人员的管理复杂度更是有增无减。其关键人物通常是人力资源的工作人员,他们通过相关的文档资料组织和执行任务,从源系统导入数据到多个后台系统中。当公司采取人力资源外包时,访问公司关键信息与文档的权限问题,又会增加工作的复杂性。

很多公司在职和离职员工管理效率都很低,甚至很混乱,需要在这方面做大量的改进工作。实践证明,实施渐进改善可以带来显著的积极影响,而迅速付诸改善则效果更佳。

BPM技术的作用

随着业务流程管理(BPM)解决方案的出现,他在管理人员、流程及数据方面被认可、接受。毫无疑问,面向流程供应链的实现将寻求BPM的帮助,它能够提升公司效率、提供更加符合用户习惯的体验,并提供更好的数据查询。

一些公司使用BPM技术来解决他们特定的流程问题,如采购支付和客户服务问题,有的则将其全面应用到生产流程化及与现有流程的整合之中。BPM能够有效地管理复杂的、涉及多个系统及整个扩展供应链的流程;BPM能够提供良好的流程改善控制与可视化,因为它能很好地监控各种流程目标与指标,以关键业绩指标(KPI)的形式供工作人员参考,让公司能够近实时地应对业务条件的变化。

而且,当这些KPI展现在工作人员面前时,还能让他们看到其行动将会为公司的成功带来什么样的影响,让他们做到有的放矢。在有争议的解决方案管理中,使用BPM技术实现的自动化流程不仅能帮助公司缩短流程反应的时间,而且还可以通过公司的其他系统跟踪各个环节的确切状态,帮助公司更快地解决争议,更好地提升客户满意度。

采取有力的行为督促收货方尽快付款,通常能够将现金流的周期缩短2～4天。麦肯锡公司发现,这可能相当于一个典型的消费品制造商在其200亿美元的销售额上增加1亿～2亿美元。