建立有效的数据组织和制订严密的数据计划

马 磊

工欲善其事,必先利其器。企业在日常经营管理过程中,需要大量的数据信息来以支撑其管理和决策,信息系统就应需而生,通过数据收集、整合和加工,实现信息的快捷流通和共享,成为企业决策支持和日常管理的依据。任何一个信息系统的上线,不论大小都是针对数据的加工、整理、分析,数据自然成为这一切最本质的核心。在整个系统上线过程中,上线前的数据准备尤为重要,如果不能很好地组织协调将造成系统投资的极大浪费,致使信息化建设无法跨上新台阶,甚至失败。

一般来说,一个ERP项目的数据工作计划主要包含以下几方面内容:

·建立数据的组织和管理规范、工作流程;

·依据系统实现的功能需求提炼出主数据,做好数据字典的设计和定义;

·根据企业特性,对提炼出的主数据进行数据编码设计;

·做好数据收集的模板,并培训到位;

·从企业的业务部门收集相关的数据,做好数据清洗、检查和校验;

·数据的导入和系统测试;

· 数据关系的确认和调整。

通过上述数据工作计划的内容,我们可以看到,它与整个项目的计划是息息相关的,并随着项目工作的开展而逐步展开。

为了更好地完成数据计划中的相关任务,在项目组织中需要设立负责数据工作的组织,包括数据管理组、数据标准组和数据导入组。

数据管理组 制定数据计划,并协调相关资源来完成数据工作,其目标是在完成信息系统的上线前数据相关工作,确保顺利上线,并在此基础上最大限度地考虑今后企业的标准化数据和标准化流程的工作。

数据标准组对提炼出的数据进行数据编码的定义和数据模板的制定。数据编码要根据企业的具体情况来制定,制定好这个规则后,所有的数据都沿着这个轨道流转。数据标准组还要制定数据的收集模板和校验规则。这就是统一的数据采集模板,制定和编码统一的数据模板,并通过培训和不断的讲解,使得大家搞定一个统一的标准来完成。

数据收集组根据系统上线的要求,针对静态和动态数据进行收集、整理和清洗,使得原有系统或业务数据,按数据模板和数据字典要求进行相关工作。这组成员一般包括实施顾问、关键用户和业务人员。其原则是以业务为准,从实际出发。深入到企业业务的最前线,将原来的离散数据按统一标准从不同部门集中,以某一对象在企业中的流程先后收集数据,既可以保证收集到的数据的真实性,又能做到数据收集的完整性,而不至于落下某一环节,从而影响数据流向和数据关系的整理。

数据导入组在数据收集后,数据导入组要进行数据测试、导入和关系调整。这里主要是实施顾问和关键用户以及终端用户来做。

一般说来系统的数据多以导入为主,在某些情况下考虑到系统更好的实施效果和更有效的推广使用,需要终端用户手工录入数据。例如我们在最近进行的一次CRM项目实施中,销售部门的客户资料我要求他们必须自己输入进去,这样录入数据的优点除上面所述外,还可以较好地避免数据错误和异常。

通过周密的数据计划,再建立一支配合协作的数据工作组织,信息系统上线的数据工作就有了保障,信息系统的上线也就有了坚实的数据基础。