高校学生档案管理浅议

李艳玲

1、更新高校学生档案管理理念，建立高校学生信用档案。要坚持以人为本，更新高校学生档案管理理念，应该围绕服务学生来开展高校学生档案工作。寻找切入点。建立健全收集与补充制度，凡能在不同的时间、不同的场合证明高校学生使用的材料都应纳入信用档案的归档范围。如：个人基本信息、个人诚信信息、在校期间国家助学贷款的还贷情况等。学生在校期间。每位学生都应建立一份《诚信记录》，学生如有失信行为，包括考试是否有作弊行为、勤工助学是否有不良表现、与他人交往是否有欺诈行为等与品行有关的记录材料，学校都应记录在册，并设定分值量化考核。对学生的诚誉事迹，也应记录下来，给予表彰奖励。在管理中应把学生信用档案和其学籍档案集中一起保管，然后再统一进行汇总、分类，为用人单位等社会有关方面了解大学生的信用和信誉状况提供咨询、评估服务。

建立高校学生信用档案是培养大学生诚信意识的一种途径，也可以让更多的用人单位了解学生情况，拓宽档案信息的利用渠道，不仅要在评优、奖惩及选干等方面发挥其作用，更要参加校外交流与合作，让更多的用人单位了解学生情况，为学生就业提供择优录用的机会。

2、大力开展编研工作。为高校建设服务。高校学生档案信息资源的开发利用是学生档案管理工作的最终目的，也是学生档案管理部门的职责。最有效的方式就是大力开展编研工作。各高校可将学生档案分专题编研。建立学生档案数据库。如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们查询利用。获得自己需要的学生档案材料，如学历、学位认证、出国留学等有效信息。

实践证明，学生档案能够为正确总结过去的教学工作、不断调整和充实教学内容、完善考试评分标准、了解学生整体情况等提供客观可靠的数据。在教育教学不断深化的形势下，运用学生档案作为辅助或直接的教材来培养教育学生。能为教学工作提供帮助。档案管理者在工作中应充分发挥主观能动性，主动深入院系教学第一线了解存在的问题及档案需求动向，认真当好利用者的参谋，变被动服务为主动服务。如：将每年各学科的学生成绩汇集成册，提供给新教师，让刚走上工作岗位的教师了解所任教学科的过去几年学生成绩以及学生掌握知识的信息。平时将有用的信息有针对性地提供给各任课教师。以便让年轻教师尽快了解学生，驾驭教材，以最快的速度适应教学。对刚参加工作的辅导员来说，常常需要了解先前学生情况资料，以熟悉学生情况作为借鉴经验、制定班级发展计划的参考。高校档案管理部门应主动汇总所管理学生受奖励及处分情况、班级在学校所处的地位等信息，提供给辅导员，使辅导员了解他人管理学生的成功方法与经验，从而增强自己的工作才干。根据社会对人才的需求以及学校教学改革的进程，确定档案工作重点。如：通过对各院系学生知识水平以及不同阶段学习情况的有关数据进行统计汇总，向领导提出调整考试标准方案的建议，为领导决策服务，发挥参谋和助手的作用。

另外，我们可以利用学生档案。积极探讨对学生进行德育教育的新途径。高校档案管理部门可以把每学年国家奖学金、励志奖学金、学校特等奖学金以及国家级“三好学生”、“优秀学生干部”、省市级“三好学生”、“优秀学生干部”等档案材料汇编成德育教育册子，每年新生入学发给每人一册，利用学生中的先进典型来对广大同学进行理想教育，让同学们一入学就有学习的榜样，就有一种责任感和紧迫感。利用身边的榜样来教育学生，容易让同学们产生心灵的共鸣。

3、抓住关键，突破难点，加大毕业生档案传递管理的力度。要针对目前档案转递工作中出现的转递时间滞后、转递程序混乱、转递内容缺失、转递手续不健全等诸多问题。在今后的工作中要加大毕业生档案传递管理力度，特别要重视档案转递中“档案回执”的签收。毕业生档案在学生一生中起着承前启后的作用，它直接关系到用人单位对毕业生进一步政审、考核与量才录用等现实问题。要完成这项任务，除做好毕业生档案的去向登记收集的机要文件交寄单外，“档案回执”便是查询去向的直接依据。

4、加强高校学生档案管理的现代化手段，提高学生档案管理的效率。运用现代化手段管理学生档案是提高管理效率的重要措施。缺乏现代化的管理手段和高科技装备也是制约档案利用的一个方面。各高校应大力推广使用电脑等现代化管理技术设备，运用校园网进行学生档案管理，实现信息资源共享，建立起完备的自动检索调阅系统，提高工作效率，准确快速提供利用。服务水平的高低也决定着档案利用的程度和效果，档案工作者的服务水平直接影响档案利用率的高低。所以，学生档案管理部门必须提高自己的服务能力和服务水平，开展文明服务，征求利用者意见，不断提高学生档案管理的效率。

总之，通过我们档案人员的不懈努力，要让我们收集、整理好的各类学生档案资料像学校图书馆的藏书一样能够让学校各部门的人以及用人单位各取所需、物尽其用，为学校教育与教学管理服务，为学生就业走人社会服务。