如何搞好档案管理等级认证工作

沧海一粟等

沧海一粟：如何搞好档案管理等级认证工作，我认为重点应从以下几个方面努力：其一，要抓宣传，定计划，明确奋斗目标。具体来说，可通过以会代训、专题讲座等方式广泛进行宣传动员，并在调查研究基础上与所辖区域内各级档案馆及有关部门、单位协商。制定档案馆、机关档案室等级认证三年或五年规划，使整个工作做到长远有目标、近期有计划。其二，要抓重点，树样板，建立新模式。具体来说，在档案馆、室等级认证活动中，要坚持点面结合的指导方法，分类型、按系统、按行业选择典型，集中力量、集中时间抓好重点，总结推广他们的做法和经验。使大家学有榜样、赶有目标。促使档案馆、室等级认证工作卓有成效地开展起来。其三，要抓指导。办实事，为基层服务。具体来说，要注意听取基层意见，主动上门服务，从各单位实际出发，按照统一标准。共同研究方案、办法。亲自进行具体指导，促使档案馆、室的业务建设朝着规范化、标准化轨道健康发展。其四。要协调配合，发挥主管部门作用，尤其是在机关档案室等级认证工作中。要与主管部门密切配合、齐抓共管，按照各自的特点，有所侧重地充分发挥主管部门在组织协调方面的作用和档案部门在业务上监督、指导的作用。从而达到事半功倍的效果。其五，要抓评审验收。强化监督职能。具体来说。在评审验收工作中要坚持评审标准，严格程序，采取一听(听单位汇报)、二看(按评审项目逐项实地察看)、三评(按大项小项逐项考核评分)、四议(作出评价。指出问题，议定改进方法)的方法进行。以确保评审质量。

兰台新兵：搞好档案管理等级认证工作，应注意以下几点：一是档案业务指导部门与开展等级认证的单位对这项工作都要有一个正确的认识、积极的态度，充满激情与热情地去做好它。二是要做好领导工作，营造良好的工作氛围。领导重视了，他们一句话、一个文件比我们说十句、百句强。三是要尊重历史，做到档案管理实质的规范与标准，而不仅仅只是外在的整齐划一。譬如：各个时期档案装具规格、式样不一，我们如果单纯强调必须做到装具统一，不仅仅只是多费了等级认证单位的钱，还费时费力，也没有尊重档案整理的原则。四是业务指导要到位。无论是等级认证，还是规范化管理，业务指导都不应只是技术层面的简单指导，应该是多层次、多方位的指导。五是量化考核时，成绩要充分肯定，缺点与不足要毫不留情指出，不能让等级认证单位有懈怠与自满心理，要让他们明白，等级认证只是档案工作规范化管理的起点，而不是终点。六是等级认证后的监督要跟上，避免“返贫”现象出现。

吴金林：我认为要做好档案管理等级认证工作，要从六个方面去努力：一是要得到上级业务主管部门的重视；二是单位经费要比较宽裕：三是档案局领导要争取党委、政府重视。制定各种有利措施争取单位领导重视。让单位领导有这个等级意识，把档案工作摆在重要议事日程：四是档案局的业务指导人员要得力。能够胜任等级认证指导的任务：五是单位档案员素质要高，能够将本单位应归档文件都收集齐全、规范整理，并编纂好各种资料；六是等级认证后为防止其工作滑坡，档案局工作人员要经常去检查督促，坚持年检制度。

一井水：档案馆等级认证是一项复杂的系统工程，因此，应该精心部署。周密安排，把工作做实做细做强。比如我们丰润区档案馆等级认证工作就分三步实施。第一步：2002年接收7万卷应进馆档案。为了确保机构撤并中档案的完整与安全，局领导班子决定2002年5月以前249个立档单位，应进馆的档案全部接收进馆。第二步：2003年录入档案数据120万条。为了完成馆藏19万卷档案质量检查、档案数据录入、案卷目录打印任务，创造性地提出“谁形成、谁负责”的思路，要求各单位自带微机，责成专人录入本单位进馆的所有档案数据，必须在2003年年底前完成。第三步：2004年按照等级认证标准全面实施。打破工作常规，破除科室界限，全力以赴，合力攻坚。确保晋升一级。根据每个人的优势，专门成立查卷组、数据组、编研组、基建组，对照考评标准。把任务分解到组。落实到人，每周召开调度会，提出每个阶段的工作重点。加强组织协调，不问过程，只要结果，必须按计划完成每阶段的任务。2004年12月丰润区档案馆晋升为河北省一级档案馆。

小树：在此就如何搞好档案馆等级认证工作谈点看法。其一是，要想搞好档案馆等级认证工作，首先要转变人员的思想观念，因为档案馆等级认证标准要求高、项目任务大、时限有规定。所以首先必须要相应地实现人员思想观念的转变，自觉地而不是盲目地、主动地而不是被动地去完成各项任务，多讲奉献，少讲索取，才能促进等级认证工作的开展。其二是，档案馆等级认证既是一项系统工程，又是一项综合性工作，这就需要认真进行考察分析。要将新标准与档案馆的实际情况进行对照。找出差距；还要了解地方经济发展的状况和承受能力，通过主客观条件的综合分析，正确地估量形势，制订出计划，充分做好等级认证的各项准备工作，把握等级认证的时机。其三是，档案馆等级认证。要实现人、财、物相互配套，这包括组织工作、科学分工、领导重视、人员业务素质的提高、资金到位、设备配套等，这些环节与档案馆等级认证有极为密切的关系。

小龙女：我认为搞好档案馆的等级认证工作，应该把重点放在日常的工作中去，而不是临时抱佛脚。我们经历过的或见过的，档案馆在决定等级认证时，大多是在当年进行，由于时间紧，升级的硬件、软件不合乎要求，工作人员忙得人仰马翻，拼硬件、借软件，直到各项指标合乎标准，一旦等级认证过后，万事大吉，一切工作仍是外甥打灯笼照舅(旧)。要避免这种情况的发生，不至于使等级认证流于形式，那么就要把这项工作融入到日常工作中去。一要细，比如案卷文件的整理：二要精。时常将一些具有特色的地方档案征集进馆；三要硬，平时多跟管财务的领导接触，必要的行头平时备好，不是验收时的借。一且条件成熟，即可等级认证，而档案工作也不至于那么虚假。

兰台卒：我认为在机关和企事业单位档案工作规范化管理等级认证活动中应当正确处理好抓软件建设与抓硬件建设的关系，努力做到“软件要硬、硬件要实”，从而把抓软件建设与抓硬件建设有机结合起来。所谓抓软件建设，就是抓机关档案工作业务建设，具体来说就是要抓好机关档案工作的各个业务环节建设：所谓抓硬件建设。就是抓包括档案库房、档案设备、档案装具等硬件建设。在机关档案工作规范化管理等级认证活动中，软件建设是基础，在全局中起着主要的、决定性的作用，必须下大功夫抓好才能保证工作质量。当前值得注意的是。一些单位在机关档案工作规范化管理等级认定活动中对抓软件建设与抓硬件建设的关系往往处理不当。“有钱有物就上，缺钱缺物就望”的现象相当普遍。众所周知。目前大多数党政部门和事业单位财力偏紧。档案库房、档案设备、档案装具等硬件只能逐步解决和完善。因此，在机关档

案工作规范化管理等级认证活动中，不能等硬件条件基本具备了才去抓软件建设，而要将抓软件建设与抓硬件建设有机结合起来，既要下大气力抓好软件建设，同时又要以此把硬件建设带动起来。那么，如何抓好软件建设呢?首先，应当按照上级档案部门制定的机关档案工作规范化管理等级认定标准的具体要求进行对照检查，结合本单位实际找差距，然后从档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等各个业务环节采取措施。保证质量。其次。还要建立健全档案管理的各项规章制度，使之逐步走上科学化、标准化的轨道。再者。还要选拔那些事业心强、文化程度较高、肯钻研、能吃苦的同志来担任专职或兼职档案员，上岗以后还要经常关心和培养他们。使他们尽快成为档案管理的内行。

80新手：我认为，在机关和企事业单位档案工作规范化管理等级认证活动中，各单位应正确处理好“借外力”与“练内功”的关系，实现“借外力”与“练内功”的有机结合。一方面档案机关之间、档案人员之间的横向联系，会起到互相沟通信息、交流经验、取长补短的作用：另一方面，这种外力最终要通过本单位的档案员才能发挥其促进的作用。档案人员的素质，我们称之为内功，它与外力是互为条件的、相辅相成的，在机关和企事业单位档案工作规范化管理等级认证活动中，如何具体实现“借外力”与“练内功”的有机结合呢?在借助外力方面，我认为主要应抓三点：一是走出去参观学习，认真借鉴外地、外单位档案管理工作的新鲜经验，扩大开放程度：二是请进来传经送宝，通过与同行相互交流，达到双向沟通、提高管理水平的目的；三是开展同行之间的档案协作网、协作组活动。在练内功方面，则应抓好以下几个方面：一是经常进行敬业教育，增强档案人员的事业心和责任感，提高他们的思想素质；二是加强业务培训，使每个档案员都有机会系统学习档案管理理论：三是及时总结表彰，以进一步调动他们的学习积极性和工作积极性。

豫同仁：在此也就档案管理等级认证工作谈几点看法：其一是。领导重视档案工作存在着阶段性。在档案管理等级认证所到之处，均听到档案部门谈本单位领导如何重视档案工作、关心档案工作、支持档案工作，但我个人总是感觉到这其中包含着“比以前”重视、关心、支持，究其原因主要是档案工作要“等级认证”了，上级尚且如此重视，单位怎能不重视呢?但档案工作的性质决定了其不可能成为主导工作的地位，领导也不可能把档案工作作为永久的重点，所以我们要认清领导重视档案工作的阶段性，抓住档案管理“等级认证”的机遇，解决一些平时不容易解决的问题，从而使档案馆、室工作有所前进、有所发展。其二是，档案管理等级认证工作不能“盲从”。我认为通过档案管理等级认证考评达到标准，说明档案馆、室工作搞得好。那是对档案馆、室档案管理水平的肯定，也是对我们档案管理人员工作的肯定：但仅仅得到肯定不是我们的全部目的，我们的目的应该是通过档案管理等级认证考评，解决一些长久得不到解决的问题，提高档案工作和档案工作人员地位，提高档案馆、室档案管理水平。所以，我们一定要端正态度，既要反对为图虚名而想应付行事的等级认证的想法，又要反对“不全部解决问题就不申请考评等级认证”的想法，从而使档案管理等级认证作达到事半功倍的效果。其三是。档案管理考评等级认证后仍然任重而道远。档案馆、室档案管理工作通过考评等级认证，达到一定级别后。应该怎么办?我认为。即使达到“国家一级”的档案馆、室，也应该认真思考如何改进、巩固和提高档案管理水平。固然，档案馆、室在准备考评等级认证过程中做了不少工作。但要巩固、要发展不是一件容易的事情，尤其是考评组提出的一些不足和希望是需要档案馆、室认真重视、逐步改正和达到的，这样一旦几年后有复审、检查的时候才不至于落伍。