企业电子文件管理走向研究

朱丹彤

摘要：档案界的电子文件管理理论尚停留在“文献学”阶段，以电子文件档案化管理为核心，侧重于对电子文件的真实性、有效性的考据研究，这种理论立足于占有资源的无限性，与企业的成本效益观念格格不入，不适用于企业电子文件的管理实践。本文认为企业应以电子文件优势的发挥管理成本的降低和管理效率的提高为核心，并将其与企业效益的提高紧密结合起来。同时，立足于有限的资源，更多地从企业需求的角度出发，使其与企业的发展要求相吻合。最后，作者设计了企业电子文件管理战略选择模型图，包括内置与外包选择，发挥电子文件真正的优势，实施个性化管理等内容，表达了作者对于企业电子文件管理走向的预期。

关键词：企业电子文件成本效益管理走向

1、以往电子文件的管理研究是以占有资源的无限性为前提的。它并不做成本效益评估，或者很少虑及投出产出问题，而成本效益却是企业的立身之本，是企业赖以生存的根基。譬如。为解决电子文件的长期可读问题，有人提出保存电子文件相关环境，把电子文件及相关的软、硬件环境一并保存。若此，则需培训专门的技术人员。同时。如果保存下来的过时的硬件系统出现了故障。还得考虑保存更多的软硬件备份。依照现在计算机软硬件更新的速度，恐怕没有一个企业愿意经受这样的折腾。更经受不起这样的折腾。所以。企业电子文件沿着以上思路进行管理是行不通的。那么，企业电子文件的管理应该走向何方呢?答案很简单，与企业同呼吸、共命运，以企业效益的提高为旨归。以企业电子文件管理成本降低和管理效率的提高为核心，立足于有限的资源，更多的从企业需求的角度出发，才不会招致“我本将心向明月。奈何明月照沟渠”的尴尬。

追求经济效益的最大化是企业最显性的特征，企业电子文件管理的内部驱动力是企业对效益的追求，企业的决策者注重实效性。不可能空为形式不计投入，他们要看到实实在在的效果和价值，同时还要比较成本投入。计划经济体制下企业文件档案工作效益观念不强。强调设立专门的管理机构，要求按数量定编专职人员。现代企业尤其是民企十分强调经济效益，企业文件的管理关键是看能否与现代企业制度相适应。以管理模式为例。主要看文件管理层次是否与企业规模形态相适应、管理手段是否与企业技术形态相适应、信息资源建设是否与企业需求相适应、管理观念是否与企业竞争相适应等。信息革命的到来并不意味着所有工作的电子化，也不意味着所有文件都必须以数字化形式保存和利用。以设计工作为例，当重复利用原有图纸时，将这些图纸扫描进计算机再矢量化的成本远比直接套用大。

然而，笔者通过实践调查发现，国企的电子文件管理还萦绕着浓重的行政干预味道。盲目靠近而缺乏最根本的效益观念。在很大程度上。电子文件管理系统被迫捧成了一项面子工程，被当成时髦在追求：或被标榜为“企业信息化的标志或窗口”，或被装点成企业文化的“门面”。但是。其效益评估往往表象化，只要企业老总不亲历系统。其管理永远就停滞在当初的水平。相反，很少可以看到真正有个性(或称针对性)并发挥效益的管理系统。同时，软件厂商不讲良心，以五六块钱的成本，打着技术合法的旗帜，唯利是图地追求技术革新，不断诱导国企采用最新的技术。而丧失灵魂(效益)的国企与之里应外合，以便在合作的过程中瓜分一点资源，使得档案这个行当染上一层铜臭。相反，一些正在成长壮大的民企，由于实际的困难，却没有得到相应的职业关怀。当然，随着社会主义市场经济不断地成熟和完善，在市场中摸爬滚打，国企学会计算成本效益只是时间的问题。

而民企作为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的法人实体和市场竞争主体，它的一切管理活动的开展都必须以增效为目的，以盈利为原则，这样就很容易走向另一个极端：认为电子文件管理是纯粹的赔本买卖，是一种负担，有意识地弱化甚至漠视电子文件管理工作，吝于在信息资源管理系统上有所投入，观望徘徊于企业信息化门口之外，而无视电子文件不可替代的传输和传播价值：与传统纸质文件相比，电子文件具有操作方便、传递快捷、占用物理空间小、存储信息量大、表现形式多样、应用能力强、检索迅速、查找方便、便于远程传递和信息共享、工作效率的提高等等诸多优点。其共享性、复用性、交互性、多样性等是传统手工管理所无法比拟的。显然，排斥这样一个高效的管理工具是极不明智的。

2、只要把上文列举的电子文件诸多的优点同档案的性质和特点细细比较，我们就可以发现电子文件更像是一个与档案无太大关联的事物。从根本上讲，作为一种管理方式，电子文件所追求的是管理效率的提高和管理目标的实现。虽然电子文件也有保存的功能，但相对于传输、传递和效率而言，不过是一种连带功能。这种由现代技术所伴生的管理方式，与传统的管理手段相比，其真正的优势可能在于“传递——传输”而不是存储。其生命力和价值在于运动、传输和传递以提高管理效率。因此，我们真的没-有必要非得把电子文件档案化了才甘心，那样可能会使电子文件的可爱之处尽皆丧失。其成本也是企业的“不能承受之重”(前文已有分析)。笔者坚信企业电子文件管理不应当也不可能因袭旧有的档案管理的思路和方法，而应该根据企业的需求进行管理，甚至应该遵循“因企制宜”的管理原则，与企业的发展要求相吻合或同步，以实现高效管理为直接目标。笔者对于企业电子文件管理走向的预期，可以从以下几个层面阐释之：

首先，为了实现企业对利润最大化目标的追求。企业无疑可以采取多种策略，仅从电子文件管理的角度来看，企业无疑可以有内置或外包两种选择，企业完全可以根据自身的实际情况和需要作出决策。集中资源强化核心竞争力已成为现代企业面对激烈竞争必须作出的反应，文档管理此类工作可以由企业自己承担，当然也可以“外包”出去。这种社会分工的细化，可以降低管理成本，提高管理水平和管理效益，使企业从低附加值的日常事务性文档管理中解放出来。把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。这是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。管理大师彼德·德鲁克就曾预言：“在10-15年之内，任何企业中仅作后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去，任何不提供向高级发展的机会的活动、业务也应该采用外包的形式。”

其次，如果选择内置。那么企业就应该充分利用电子文件的优点。根据企业的实际实施个性化管理。这里有两层涵义：其一。档案是人类为了克服大脑记忆局限并作为诚信的控制依据和契约关系的载体而诞生的。是人类对于信用控制所选择的理想模型。是人类对凭证信息的合目的控制的一种方式，人们的初衷在于借助它的结构形式所赋予的“作为控制方式的社会工具价值”的功能。显然，电子文件还没有资格承担这项职能。譬如。假设台湾马上回归，两岸发表的统一宣言及其相关文件绝对不会只是以电

子版的形式保存在宣称已经可以保证电子文件真实性、完整性和长期可读性的电子文件管理系统中，相反，会有宣纸版甚至是金石版保存下来。所以。在文件介质转换时期，纸质文件以其成本低、风险低、稳定可控优点可以主要执行控制功能，而电子文件以其传播迅速便捷、在线方式灵活的强大传递功能主要强调的是效率效果。从而使管理变得更加快捷。企业电子文件管理系统与信息管理和信息价值的发挥更为密切。可能更多地与动态、运用联系在一起，而不是一个备存的系统。故而。将两者结合起来。扬长避短，才能最大限度地为企业效益的提高服务。

其二。双套制确实起到了双保险的作用。但是它同时也引发了很多问题：日益紧张的库房压力并未因新型载体的出现而得到缓解，纸质文件与电子文件两套并行增加了档案工作人员的劳动量，处心积虑地为两者建立对应关系，在无形中耗费了资源，使得档案人员很难挤出时间去主动开发利用档案信息资源。这就要求企业根据自身的需要对双套制进行优化。对本企业电子文件实施个性化的管理：建立企业文件分级、分层、分类管理体系，使双套制与档案保管期限结合而变得合理而简便。对于那些凭证价值不大的文件，已实现计算机辅助生产的CAD文件等可以实行“无纸收藏”，对于需要重点保存的电子文件。方可将其固化。载体转移而制成硬拷贝归档。而那些企业不再使用的、没有凭证价值却有历史文化价值的文档，企业不可能投入过多的资金去保护，可以先外包出去以降低保管成本。但其长久保存问题则需要政府、社会和企业共同努力去解决。如果企业习惯了政府机关在电子文件管理中“有文必档”“档必双套”“销而不毁”等不计成本效益的管理思路。那么，其电子文件管理距“六无状态”一定不会太远了。

再次，如果双套并行的管理策略依然效益不高的话，那么企业管理决策者就可以考虑管理职能的整合了。电子文件工作一般都是多方协作进行的。其基本特点是需要多个部门的密切配合——主管领导、计算机技术部门、科技部门以及档案部门等。协作式的管理。导致了工作任务分散化，使得每一个形成、处理、存储和利用电子文件的人员或部门都有管理电子文件的职责。在效益较低的情况下，对文件工作流程、职责进行调整和再设计，文档工作可以延续下去，但是可以考虑将其与科研、生产、办公管理、图情管理等活动进行整合。以优化结构。提高效益。

最后，企业管理者不应该忘记有两个因素对企业电子文件的高效管理发挥着重要的作用：电子文件管理的现实功能测度和电子文件利用反馈、监督、控制机制的建立与完善。电子文件管理的现实功能测度是企业成本效益评估的关键，是做出正确的电子文件管理战略选择的前提和基础。尽管企业开始注意到电子文件管理的成本效益问题，但是由于缺乏对电子文件管理功能的定量测度，所以许多企业的投入还处于相当混沌、盲目的状态。同时，不论企业将电子文件的管理内置还是外包，都需要建立与完善其利用的反馈、监督、控制机制，否则。高效管理的目标最终只能是镜花水月而已。