黄河水利工程维修养护档案的管理

门迎浩

黄河水利工程是黄河防洪的重要基础设施，黄河基层水管单位具体负责黄河水利工程的管理运行，是保证黄河防洪安全的重要依托，长期以来，由于受“重建轻管”思想等的影响，黄河水利工程管理体制不顺、机制不活、经费严重不足、工程老化失修、机构运转困难、职工队伍不稳定的问题十分突出。在水利工程管理体制改革后，实现了工程管理与维修养护机构、人员的分离，建立了职能清晰、权责明确、管理科学、经营规范、管养分离的新的黄河水利工程管理体制。随着水管体制的转变，黄河水利工程维修养护工作在管理模式、运行程序上都有了很大改变，这也决定了维修养护档案在内容、范围等方面与以往有了很大不同。笔者就如何做好新形势下黄河水利工程维修养护档案的管理工作谈点自己的看法。

1、水管单位应对工程维修养护档案的管理负总责

水管体制改革后，黄河水利工程维修养护工作由原来水管单位独自承担转变为由水管单位、维修养护单位、监理单位和质量监督单位共同参与，参建单位较多。水管单位是工程维修养护的法人单位，对工程的维修养护工作负总责。黄河水利工程维修养护档案工作是黄河水利工程维修养护工作的组成部分，水管单位应对工程维修养护档案工作负总责。水管单位的领导要对维修养护档案工作给予足够重视，落实领导责任制，明确分管档案工作的领导和专兼职档案人员，建立健全维修养护档案管理工作制度，把档案工作纳入相关的管理工作程序和有关人员的职责范围。水管单位除做好自身产生档案的收集、整理、保管工作外，还应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。

2、要保证工程维修养护档案的成套性

黄河水利工程维修养护档案是在工程观测、计划编制、专项设计编报与审批、招投标、项目实施、项目验收等过程中形成的各种原始记录，是一个完整的整体。因此在对黄河水利工程维修养护档案管理的过程中，要保证其完整成套，每个阶段、每个参建单位的档案都不能缺失。水管单位作为产权单位和法人单位，应保存一套完整的工程维修养护档案。设计单位、维修养护单位、监理单位应向水管单位移交各自在维修养护工作过程中形成的档案。

3、要明确归档范围，确保工程维修养护档案收集齐全

水管体制改革以后，黄河维修养护档案的形成有了新的变化和特点，水管单位或其上级档案主管部门应根据维修养护工作的特点和各阶段、各单位文件材料的形成情况，制定维修养护文件材料归档范围，明确各参建单位应归档的文件材料，使各参建单位能够依据归档范围收集各自在维修养护工作中产生的文件材料，保证档案的齐全完整。水管单位亦可依据归档范围检查验收各参建单位归档的齐全程度。

4、把档案工作贯穿于工程维修养护工作的各个阶段，确保维修养护档案的质量

要保证维修养护档案的质量，应把档案工作贯穿于工程维修养护程序的各个阶段。在签订合同、协议时，对维修养护档案的收集、整理、移交提出要求；在检查工程进度与施工质量时，要同时检查档案的收集、整理情况；在进行阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收档案的内容与质量。特别是在竣工验收时，档案人员要参加。对档案达不到标准的，不能通过竣工验收。这样可以引起各参建单位对档案工作的重视。能够及时发现问题、及时解决，从而确保维修养护档案的质量。

5、加强整理指导，确保档案符合保管和利用要求

工程维修养护档案属于科技档案，应进行立卷整理。根据有关规定，立卷工作由工程技术人员承担，因为工程技术人员了解文件材料的形成过程和其之间的有机联系。但现实情况是工程技术人员对档案整理的规范不够了解。立卷不够规范，从而影响档案的保管和利用。因此，水管单位的档案人员应加强监督指导，根据科技档案组卷规范，指导各参建单位进行分类组卷、文件排列、编写页码、填写卷内目录、拟写案卷题名、装订等，使整理好的档案符合保管和利用要求。

6、科学分类，按项目进行管理

从黄河水利工程维修养护工作来看，分为日常维修养护和专项维修养护。日常维修养护和专项维修养护都是分项目、按合同进行实施和管理的。工程维修养护档案管理也应结合维修养护工作特点，按日常维修养护和专项维修养护进行分类，按项目进行管理。

7、加强维修养护档案数字化建设。提高档案管理现代化水平

档案现代化管理和数字化建设是档案工作发展的必然趋势。水管单位应加强维修养护档案数字化建设，配置软硬件设施，建立档案目录数据库，利用计算机进行检索，提高检索效率；在加强现有电子文件管理的同时，对纸质文件有计划地进行扫描，逐步实现全文检索和网络利用，提高档案的利用效率。