政府信息公开为档案馆公关提供机遇

曹兴华

《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称《条例》)第十六条规定“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息。”《条例》以立法的形式明确了档案馆开展已公开现行文件利用服务的合法性和合理性地位。从公共关系学的角度来讲，《条例》规定了档案馆提供政府信息服务功能，为档案馆更好地融入社会、提供信息资讯和查阅、服务于社会公众、重塑良好形象提供了一个更好的机会，也为档案馆开展公共关系活动提供了一个崭新的平台。政府信息公开背景下档案馆如何开展公共关系活动，笔者认为主要应做好以下工作：

1、更新观念。抓住机遇。积极参与政府信息公开活动，重塑档案馆形象

档案馆工作人员应该更新观念，统一思想，坚定信念。抓住机遇。充分发挥其优势，积极介入到当地的政府信息公开工作中，充分利用开展现行文件利用服务的实践经验，积极拓展档案馆的职能。为政府信息公开工作服务，消除档案部门的神秘感。增强社会对档案部门的认识，真正地推进“政府型”档案馆向“公共服务型”档案馆的转变，提高档案馆的社会地位和影响力。

2、利用新闻媒介，做好宣传工作

2.1宣传《条例》，提高公众信息权利意识，推动公众去档案馆查阅政府信息。《条例》作为我国第一个公开政府信息的立法项目，它的出台是我国民主法制建设中的一件大事。标志着我国的政府信息公开制度建设发展到一个新的阶段。它对规范政府的信息披露行为，不断提高政府信息公开的效率和水平，切实保障人民群众的知情权、参与权和监督权，为全面推行政府信息公开制度。建设规范化的服务型政府奠定了良好的制度基础，对我国构建和谐社会具有重要意义。档案馆可以通过标语、广告、报刊、电台、电视等各种途径对政府信息公开和《条例》的重大意义进行宣传。同时，档案馆也要对其开展的政府信息公开查阅的准备情况、信息公开查阅进程、公众查阅政府信息效果等工作进行及时、客观的追踪报道。特别是对公众查阅政府信息产生的积极作用和重大意义的案例要进行及时客观的报道宣传，从而引起公众的关注，以此提高公众的政府信息查阅意识，提高公众的认知度、参与度，提高社会整体信息意识，在全社会形成一种良好的、广泛的、深入人心的信息民主观念，使公众积极主动地参与政府的信息公开，发挥他们的作用。增进公众对档案馆开展这项活动的认识，推动公众到档案馆查阅政府信息的进程，从而提高档案馆的知名度和美誉度。

2.2利用政府信息查阅之机，通过多种渠道宣传档案馆信息咨询服务功能。提高公众的档案信息意识，扩大档案信息资源利用者的队伍。长期以来，档案馆的工作得不到社会各界的理解与支持、关心和承认，原因就在于缺乏对档案馆信息咨询服务功能的介绍和传播。档案馆可以借助这次政府信息查阅的东风，开展丰富广泛的公共关系活动。借助新闻、广告等媒体的宣传。向社会公众宣传其信息咨询服务的功能，与社会公众进行有效地信息沟通，让公众了解档案馆在社会中所处的地位，消除公众长期以来对档案馆的误解，以点代面，从而推动丰富的馆藏信息资源的开发利用工作。例如档案馆可以通过公益广告的方式把自己能够为公众所提供的服务形象生动地展现在公众面前：此外，档案馆还可以通过节假日在公共场所向公众发放介绍档案馆功能的宣传资料，或是举办免费的档案馆使用培训讲座等方式，吸引公众对档案馆的注意力。增加公众对档案馆的了解，并使其从心理上认可、接纳并支持档案馆的工作。只有公众真正地从心里接纳了档案馆，更多的潜在的档案利用者才能转变为真正的利用者。

3、重视公众的反馈信息。与公众进行有效地沟通

档案馆公共关系是管理的一种重要职能，档案馆公关的实质是进行信息沟通，为档案馆管理提供有效可靠的信息，成为档案馆管理的一种重要手段。因此，档案馆要重视政府信息公开查阅和档案信息资源开发利用过程中的反馈信息，实施全程监控。通过反馈控制的途径来广泛、灵活地收集公众政府信息查阅和档案资源开发利用的反馈信息，调整信息公开服务战略。常用的基本途径有设置用户意见箱、召开用户座谈会、开通用户咨询热线、建立利用情况登记制度等，也可通过大众传媒以及采用用户专户专访、用户利用状况跟踪、网上调查问卷等途径。档案馆要想真正走出去变被动服务为主动服务，就应该主动与公众取得联系。只有档案馆所提供的服务与公众的需求一致。公众才会主动走进档案馆，查询利用自己所需要的档案信息。档案馆还可以根据公众所提出的利用需求，编制方便公众查询的快速有效的检索工具，使利用者可以更方便地查询利用政府信息。快速有效的信息检索工具，会使公众认为档案馆可以为他们提供网络所解决不了的问题，档案馆也因此可以树立其在社会公众心目中信息咨询服务机构的良好形象。