加强档案馆的公共服务能力建设

向立文

摘要：不断增强公共服务能力是档案馆工作的永恒主题。目前不少档案馆公共服务存在服务意识不强、服务内容不多、服务水平不高、服务效果不佳等问题。加强公共服务能力建设不仅是社会公众呼唤所致。也是档案馆自身发展的内在需要。档案馆需要从思维观念、馆藏结构、服务方式、服务时间、查阅手续、服务环境、人才队伍等方面加强公共服务能力建设，切实提高公共服务能力。

关键词：档案馆公共服务能力

档案馆是集中保管党和国家重要档案的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心。在当今信息化时代，加强公共服务能力建设，提高公共服务能力，为全面建设小康社会和构建社会主义和谐社会服务，这不仅是各级档案馆自身发展的内在需要，也是新时期经济社会发展的客观要求。

1、目前档案馆公共服务存在的问题

多年来。全国各级各类档案馆大力开发档案信息资源，为党和国家工作大局及社会各方面提供档案服务，取得了显著的经济效益和社会效益。然而，取得成绩并不意味着可以忽视存在的问题。目前我国还有不少档案馆存在公共服务能力不强的问题，概括起来，主要体现在以下几个方面：

一是服务意识不强。长期以来，由于受封闭、保密思想的影响，一些档案馆一直把为党政职能服务作为自身服务的主要方向，服务对象主要是政府机关及各种学术研究机构，档案馆对广大公众而言，是一个比较神秘而又陌生的地方，较之图书馆、博物馆等其他文化机构。档案馆的官方色彩、神秘色彩比较浓厚。一些档案馆依然扮演着“党委和政府档案保管仓库”的角色，缺乏面向社会公众、改变馆藏结构单一的思想意识。一些档案馆缺乏自我宣传意识，使得那些为社会公众所需要的档案信息长期“藏于深半闺无人识”!

档案馆的公共服务意识比较淡薄，抱着一种“等客上门”的被动服务意识。缺乏主动服务意识和服务创新精神，没有树立起以人为本，以贴近公众、服务公众为根本宗旨的理念，这是目前不少档案馆所存在的普遍现象。

二是服务内容不多。丰富、优质的馆藏资源是档案馆服务内容之本。没有丰富的馆藏和优质的馆藏结构作支撑，档案馆的公共服务也就成了无源之水、无本之木。而目前有不少档案馆存在着服务内容不多的现象。许多档案馆的馆藏是文书档案占绝对统治地位，而有关公民个人的学历、履历、合同、婚姻、家族历史等方面的专门档案、私人档案很少被纳入馆藏范围，这就导致了馆藏的相对单一，馆藏结构不合理，不能全面地反映社会历史面貌。不能满足社会公众的广泛需求。

三是服务水平不高。目前。一些档案馆的服务水平还有待提高。主要表现有三：其一，服务方式单一。许多档案馆缺乏主动服务意识，主要采用“等客上门”的被动服务方式。其二，服务内容贫乏。许多档案馆主要提供档案原件阅览、开具档案证明等低层次的档案原件服务。而缺乏高质量、深层次的档案编研服务。其三，服务手段落后。在信息社会的今天，还有不少档案馆仍采用手工检索服务，缺乏现代化的计算机联机检索服务，阅览环境有待进一步提高。

四是服务效果不佳。由于服务意识不强、服务内容不充实和服务水平不高等原因，档案馆的服务效果是可想而知的，不管是同国外的档案馆相比，还是同国内的图书馆、博物馆等文化事业机构相比，我国档案馆的利用率普遍比较低，“门前冷落车马稀”的尴尬局面一直没有得到根本性好转。利用率低下、利用效果不满意，这反映了档案馆服务效果不理想的现实状况。

2、加强档案馆公共服务能力建设的几点思考

2.1 转变观念。增强公共服务意识。国家档案局局长杨冬权在全国档案工作暨表彰先进会议上指出：“要以以人为本为核心。重点实现‘两个转变，建立‘两个体系。一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系：二是转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系。”这“两个转变”就是要求档案部门在工作中要转变观念，增强公共服务意识。

服务意识的转变与创新是档案馆增强公共服务能力的前提和基础。档案馆要增强公共服务能力。如果不在观念上解决问题。就难以在行动上有所作为。当前有不少档案馆安于现状，缺乏积极、主动的服务意识，无法适应广大人民群众对档案信息需求的迫切需要，无法适应各行各业对档案信息的广泛需求。为此，档案馆首先应该从思想建设上下功夫，树立“档案开放为原则，不开放为例外”的指导思想，提高档案馆工作人员的思想认识，增强其服务意识、责任感和紧迫感。只有这样，才能为加强档案馆公共服务能力建设打下坚实的思想基础。

2.2充实馆藏资源，优化馆藏结构。丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构是档案馆提供优质服务的资本。档案馆要改变馆藏档案内容不丰富、结构不合理的现象。就必须加强档案接收和征集工作。充实馆藏资源，优化馆藏结构。为此，各级档案馆应结合本地区的历史、自然风貌、物产、著名的事件和人物、民俗、宗教信仰、名胜古迹、民间艺术、名特优新产品等方面的情况。积极收集相关的档案与资料。只有这样。才能使人馆的档案与资料具有浓郁的地方特色，档案馆才有自己独特的存在价值和独特的文化品位。

近年来，我国档案部门把服务民生作为服务社会的一个重点。开展了大量的民生档案工作。各级档案馆是服务民生的窗口，要增强服务民生的能力，应积极建立民生档案，建立健全民生档案管理的法规和制度，严格归档制度，调整档案收集范围。确保民生档案齐全完整，建立起覆盖人民群众的档案资源体系。

在当今电子政务环境下，根据政务信息公开的需要，在档案馆内建立现行文件阅览中心。提供现行文件查阅服务，这也是档案馆优化馆藏结构、拓展服务内容的又一重要举措。现行文件阅览中心是档案馆在收集、集中政府机构现行文件的基础上，以政务信息公开为基本任务。方便社会各界。特别是普通公民查询、了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构。从我国目前已有的两家现行文件阅览中心的实践来看，它们都是以公布、公开有关政务信息，满足公民的现行文件查阅需求为基本功能定位，为了切实发挥现行文件阅览中心与阅览室在公布政务信息中的作用，档案馆应通过各种渠道加强对这一政务信息公开新形式和档案馆服务功能延伸的宣传，使社会各界对这一新生事物有所了解和认识。

2.3拓展服务方式。开辟形式多样的服务渠道。档案馆对外服务的传统方式主要有阅览、复制、外借、开具档案证明等，这些方式对于档案馆来说是最基本的，但仅仅依靠这些传统的服务方式还远远不够，应该拓宽档案信息服务的方式，为广大公众开辟形式多样的服务渠道，做到“要我”服务与“我要”服务

相互结合。传统服务与现代化服务齐头并进，单一服务与联合服务相互配合，有偿服务和无偿服务互为补充，等等。

服务方式的拓展，可以为公众利用档案信息开辟形式多样的服务渠道。如积极开展档案法制宣传教育及各种专题的档案展览服务，让档案走近百姓生活。提高社会的档案意识，扩大档案馆的社会影响，减少档案馆的神秘色彩；积极与各级档案馆进行资源整合，优势互补，信息共享，开展联合服务，甚至尝试开展与图书馆、博物馆等其他文化机构的联合服务；建立档案网站，开展档案信息数字化、网络化服务。档案网站是信息化时代档案信息服务的新窗口，对于扩大档案影响、方便档案利用、提高档案服务水平都具有十分重要的意义，档案馆应该加强档案网站建设，优质高效地提供档案信息服务。

2.4调整服务时间，满足休闲社会公众利用档案信息的时间需求。第一，调整档案馆作息时间。在当今休闲社会里。档案的作用也在不断地发生着变化，它正从保存信息的“珍宝”演变发展为提供文化产品和服务的“文化”，而“拥有更多的休闲时间”正是这一文化发展的先决条件。现在大多数档案馆的作息时间依然是“早8晚5”，双休日、节假日照常休息，这恰好与利用者的休闲时间相冲突。当利用者“休闲”时，档案馆也在“休闲”。面对“铁将军”把门的局面，利用者只好“退避三舍”，另寻“休闲”方式。为此档案馆可以尝试调整档案馆作息时间，即可以考虑改星期六或者“双休”为上班时间，增加为公众服务的时间，满足人们“文化休闲”的需要。甘肃省档案馆从2005年10月15日起开始实行双休日正常接待查档者。据了解，甘肃省档案馆作出这一决定的目的在于体现档案馆的社会公共服务职能，拓宽档案服务渠道，最大限度地满足社会公众查阅利用馆藏档案的需求。第二，调整档案保密和开放利用时间。通常人们在查找自己所需档案信息的过程中，不仅需要在档案馆规定的工作时间内进行，而且也要看自己所查找的档案是不是开放的。如果所需档案仍处于保密状态，那么其利用就会受到限制。为了充分满足利用者的需要，充分发挥档案价值，档案馆工作人员需要积极调整档案保密与开放利用的时间，大力加强馆藏档案鉴定工作，及时做好档案解密工作，把那些到期并且可以开放的档案及时向社会公布、开放。长期以来。我国在确定档案保管期限时，有“宜长不宜短”的习惯，这种做法是不可取的，应该合理划分档案保管期限，并实现档案鉴定工作制度化、规范化。据统计，截至2000年，我国文件解密的数量只占定密总数的2％，这个比例显然不符合实际情况，事实上，在现有的涉密文件中有相当数量己经可以面向公众了。

2.5简化查阅手续，降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”。与一般的图书资料不同，档案具有保密性，不同密级的档案，其利用范围是不同的。用户如果想查阅利用某一档案时，需要出具合法的证明和办理相关的手续后方可进行。根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》的有关规定：中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案。外国人或者外国组织利用中国已开放的档案，须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。这同国外相比，利用档案时需要办理的手续还是比较复杂的。如在巴黎档案馆查档极为便利，只要符合法律规定，人人都享有同等的权利利用档案。那怕是外国公民，只要出示自己的身份证或护照就可以随意查阅。

笔者认为，繁琐的查阅手续确实给公众利用档案带来诸多不便。档案馆可以在依据本国国情和本馆实际情况的基础上。积极借鉴国外经验，合理简化查阅手续，尽可能减少利用档案的各种条件限制。降低社会公众迈进档案馆大门的“门槛”，为公众利用档案提供便利。

2.6优化服务环境，为公众提供一个集工作与休闲于一体的好去处。环境的优劣对于利用者心情的好坏、工作效率的高低有着直接的影响。档案馆在服务环境上进行优化，不仅有利于提高工作效率。而且可以淡化档案馆的神秘色彩，使利用者在利用时感到轻松自在、心情舒畅。为此，档案馆需要优化服务环境，为公众提供一个集工作与休闲于一体的好去处。

首先，营造一个良好的工作环境。通过提供形式多样的检索工具体系。配备各种科学、易用的利用设备，开辟宽敞明亮的阅览大厅等，满足利用者的工作需要。巴黎市档案馆的利用工作是周到的。利用者到阅览大厅通过目录索引、书目卡片等检索工具方便查找：也可以通过计算机查阅，利用者可在电脑上寻找自己所需要的档案资料。档案馆还为公众提供缩微复制件，利用者通过阅读复制机可以直接从缩微胶片上获取复制件。阅览厅里设有一台复印机，供利用者自由使用，允许进行文件复印，但必须是在文件保存状况允许的情况下，不允许复印簿册或印成书的著作。精装本文件，可以通过档案馆实验室得到复印件。对保存状况良好的地图，实验室可以提供晒印或复印。

其次，营造一个轻松的休闲环境。根据本馆的实际情况，可以开设小书店。供应各种档案编研出版物、图书、资料、杂志、报纸等。满足利用者的精神需求；可以开辟专门的展览室，定期举办丰富多彩、贴近社会生活的专题展览，扩大档案馆的社会影响，开阔利用者的视野，等等。英国公共档案馆在整体布局上就透着“休闲”。宽敞明亮的大厅给人以舒适和明快的感觉，在大厅显著的位置上竖条状、可自动变换画面的大型电子屏幕，以三个不同的画面。不间断地向人们展示着馆藏档案珍品的画面。档案馆里面有网吧、书店、档案展览大厅，甚至还有咖啡厅，加之随手可取的各式各样、印制精美的档案宣传小册子。人们在档案馆里安静地、悠闲自在地或逛书店，或阅览档案原件，或上网浏览，或观看档案展览。甚至还可以喝上一杯香甜浓郁的咖啡。档案馆实实在在地已成为具有很高文化品位的休闲场所。

2.7加强队伍建设，增强档案馆工作人员自身的公共服务能力。档案馆的公共服务能力建设，主要依靠档案馆的工作人员来推动、实现，他们是档案馆公共服务的组织者、实施者，档案馆工作人员的业务素质高低直接决定了档案馆公共服务功能能否有效实现。

为此，档案馆公共服务能力的建设，必须以人为本，尊重人才，充分调动档案馆工作人员的积极性和创造性，加强档案工作人员的业务技能培训与教育。建设一支服务型、复合型高素质人才队伍；同时，档案工作人员自身也要增强社会服务意识，深刻认识到提高服务能力的重要性与紧迫性，加强自身的能力修养，切实提高自己的公共服务能力。