浅谈档案信息资源的开发和利用

李兴红

[摘 要]文章主要论述了档案信息资源的必要性，以及目前开发档案信息资源存在的主要问题，从 而在五个方面提出了开发利用档案信息资源的有力措施。

[关键词]信息资源开发 利用

一、开发档案信息资源的必要性

档案是社会文化的重要组成部分，人类社会遗留的一切原始文化成果都是档案。它对说明过去，印证现在，启发未来，都具有很重要的作用。因此，在知识经济时代，应该把开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务。大力开发档案信息资源，为社会各方面提供有效服务。大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要内容。档案是政治教育的生动素材，利用档案中的生动素材进行政治思想教育可以收到良好的效果。档案作为各项历史活动的记录，翔实地记录一个国家、一个民族、一个地区历史的曲折历程和自强不息的奋斗足迹，记录了新中国社会主义革命和建设所取得的巨大成就，记录了改革开放以来建设中国特色社会主义事业取得的丰硕成果。

二、开发档案信息资源的主要内容

（一）编制档案信息检索工具

编制档案信息资源检索工具，是在档案实体整理的基础上，对其中包含的有用信息进行著录和标引等加工，组织各种检索工具、索引和指南等，编制档案信息资源检索工具是开发利用档案信息资源的一项关键性的工作。

（二）搞好档案信息的编研工作

开展档案信息资源编研工作，是在档案实体整理的基础上，根据用户需要，对档案中的有用信息进行分析、研究、筛选、提炼、汇集和编撰等加工，编辑各种编研成果，为用户提供系统的档案信息资源服务，它是一项重要的工作。

（三）采取各种方式，搞好档案信息服务

开展档案信息资源多种服务，是指通过多种方式，使开发出来的档案信息直接与用户见面，为用户提供利用。即向用户宣传、报道和介绍档案的内容与成份；向用户直接提供档案原件、复制编研成品；根据用户需要进行查找、咨询等服务内容。开展档案信息资源多种服务，实现档案信息资源的有效利用，是档案信息资源开发利用的根本目的。

三、目前开发档案信息资源存在的主要问题

（一）档案管理机械，档案馆成为单纯的资料仓库。大多数档案馆的工作方式基本上是接收移交的档案、编目立卷、存储入库、查阅调卷四个步骤，档案馆类似于资料仓库"，活"信息被束之高阁，变成了"死"档案。

（二）档案信息资源结构单一

据有关资料介绍，现在很多档案馆的馆藏档案中文书档案所占比例偏重，而科技、专业声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构，从开发档案信息资源的角度分析，开发利用档案信息的范围狭窄。因为社会对档案信息的需要是多方面的，馆藏内容单一就不能满足社会的多样性需求。特别值得提及的是，大量文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的局限性，满足不了经济社会发展的需要。

（三）对信息资源开发利用重视不够

不少人对档案信息资源的开发利用并不了解，社会的信息意识尚未普遍形成。档案部门作为一种重要的社会信息机构，其利用工作还没有引起社会各界需求的重视。这就必然影响档案利用工作整体需求的下降。同时一个围绕利用者需要的信息服务系统还没有普遍在档案部门建立起来，档案部门的利用工作无论从人力、物力、财力的投入，各项制度的建立健全以及利用的效果等方面存在一些薄弱环节，使档案信息资源的开发利用工作没能很好的开展起来。

（四）开发利用信息资源服务的手段不多

随着社会主义市场经济体制的进一步完善和社会信息化程度的普遍提高，人们对信息的需要发生了很大变化，在利用档案时，不仅要求提供原始信息，而且要求提供经过分析、预测的综合信息，尤其需要与国民经济和社会发展密切相关的经济、科技信息。面对市场经济发展带来的信息需求变化，档案工作者己经做了大量的工作，取得了一些成绩。因缺乏市场调研，档案部门提供的信息成果大多时效性、针对性较差，很难进入信息市场、满足市场的有效需要，因此，整体效益不高。

四、开发利用档案信息资源的主要措施

（一）要进一步强化档案资料的收集和整理

档案资料是档案信息资源开发利用的基础，档案资料的齐全完整则是档案资源开发利用的基本条件。因此，必须加强档案的收集工作，坚持经常收集，拓宽渠道，把各类档案资料收集齐全，增加门类。逐步建立起门类齐全、结构合理、内容充实、数量充分的档案信息库。整理是推动档案信息资源开发利用现代化进程所必不可少的环节。因此，对收集来的大量档案，要本着严肃认真，勇于负责的态度，逐件逐卷进行整理，防止不应有的疏漏，采用科学的方法，及时、系统地加工整理，使之规范化和标准化，为实现档案信息资源开发利用的现代化做好必要的准备。

（二）要积极推动档案信息资源开发利用的现代化管理。

为了更快、更好地开发利用档案信息资源，必须加快档案信息资源的现代化管理步伐。首先向改进传统的检索手段，以现代化方法取代传统的检索模式。其次，以微机检索为主，进行区域档案信息网络管理，有计划、有步骤地实现全市、全省、全国联网，最大限度地实现资源共享，以实现档案信息利用途径的转变，有效地开展利用档案信息资源。在基础设施建设、硬件设备建设、软件开发等方面要加大资金投入。配备必要的计算机、扫描仪、光盘刻录机，及数码摄像机等数字化管理设备和各类辅助设施。

（三）针对社会热点问题开发档案信息资源。

所谓的社会热点问题，就是某个时期党和政府的中心工作、重要工作，人民群众强烈关心的问题。针对这些热点问题，把馆藏档案中的有关信息和现实取得的有关信息加以整理汇编，提供给领导机关作为分析、解决热点问题的参考。这种开发针对性强，对领导决策能起到较大的参考作用，易于引起领导同志的兴趣和关注，同时，对推动本地区的经济发展和社会进步会有较好的促进作用。从发展观点看，这种形势的开发为档案事业的发展也提供了机遇。同时，还要研究和了解社会各界、各种类型的利用者对档案信息的需求情况，编研一些具有指导性、实用性的档案资料，以便满足不同层次、不同类型档案利用者的需求。

（四）做好宣传工作，增强社会的档案利用意识。

档案部门在做好档案征集管理等基础工作的同时，还应通过多种途径强化宣传工作，不断强化社会的档案利用意识。因为只有社会了解了档案，需求者才会前来寻求所需。就有可能从根本上扭转档案信息的资源开发利用的被动局面，提高档案信息的利用效益。

（五）优化知识结构，抓好队伍建设

随着社会经济和科学技术的发展，档案从门类到载体，从管理手段到传播方式都发生了巨大变化，档案工作人员单一的专业知识远远不能适应形势发展的需求，因此，档案部门重视抓好档案人员的继续教育，不断提高档案人员的知识水平和工作能力，优化档案人员知识结构显得尤为重要。特别是要把档案信息化建设相关的计算机应用技术知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代化技术管理知识等作为新时期档案人员必备课予以培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，使其尽快适应信息化时代的发展要求。