试论“秘书能力”的运用

李　洁

摘要： 随着我国社会主义现代化建设事业的不断发展，各行各业都对秘书工作提出了新的更高的要求，秘书工作人员面临着巨大的机遇和挑战。由此，秘书的职业角色逐渐转换为以管理为主。具备良好的能力结构不仅是出色完成秘书工作的关键因素，而且是提高秘书工作效率的重要基础。因此针对秘书角色，分析其能力要求，对于提高秘书人员的工作能力和工作水平，提高行政管理人员的高素质能力，具有十分重要的意义。

关键词： 秘书角色 秘书能力 运用

一、秘书角色

行政人员和秘书是领导的助手，是领导开展日常工作、进行决策和实施的最紧密的服务者。行政人员和秘书对上级领导工作的理解程度，以及其自身职业水平程度，直接影响到对领导者的服务效果。

全球经济一体化进程的加快，给行政人员和秘书赋予了新的时代特征：职业化、现代化、国际化。提高行政人员和秘书的工作水平与效率，推动企、事业单位整体工作的不断发展，通过高层次的研修更新理念和知识已成为当务之急。

（一）行政管理中的秘书角色。

随着我国经济和社会的全面发展，各领域各层次的从业人员的职业分工更加细化，以往单纯的管理工作需要多人分工与合作才能保证其快速和有效，领导层的决策活动已经在决策者层面上逐步与相关的信息加工处理等辅助性活动相分离。这种情况下，具有行政管理协助者性质的秘书职业已经在各个工作领域中占据重要地位，起到至关重要的作用。秘书已经不是以往人们眼中“打杂”的角色，而是日渐成为各类企业内参与行政管理特别是办公管理的特殊人才。由此秘书的职业角色向着以管理为主转换，这就不难理解有些公司在招聘秘书时将其岗位职责描述为办公管理或助理而不直接称之为秘书。

秘书或办公管理或助理岗位，不仅要求就业者具备较强的口头表达与文字表述能力、组织协调与分工合作能力、创新思维、分析判断能力，具有熟练处理办公室事务综合工作的掌控技巧，还要有对待本职工作高度的责任感和积极主动性。

（二）作为主管或领导的助手。

随着我国社会主义现代化建设事业的不断发展，各行各业都对秘书工作提出了新的更高的要求，行政人员和秘书工作者必须迅速提升综合能力，如此才能跟上领导者的步伐；建立忠于职守、自我负责的意识，不断寻找差距并付诸行动，才能为领导者持续提供更加优秀的服务；了解一流团队的管理技巧，学习辅导与帮助他人的技能，促进构建一个和谐的、团结的、富有成效的、信息畅通的团队，是新时期对行政人员、秘书提出的更高要求。如今的秘书已经不是传统意义上负责抄写、端茶送水的小人物，而是被赋予更多的职能：主管的左右手、沟通的桥梁、公司的门面……也因为如此，秘书必须不断加强学习沟通和管理能力，为秘书工作的新要求作准备。

二、秘书能力

秘书的能力是影响秘书工作质量和秘书发挥作用的关键因素，也是满足领导需要的重要条件。秘书工作是在多种条件和特定环境下的综合活动，一个成功的秘书只有具备较强的辅佐能力、办事能力、观察能力、创新能力、协调能力、心理承受能力、表达能力和写作能力，才能在较大范围内创造性地完成工作任务。

秘书要胜任工作，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的能力。

秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。

在信息化、网络化迅速发展，社会竞争日趋激烈的今天，秘书工作被赋予了许多新的内涵和新的要求，秘书工作人员面临的压力越来越大，要创造性地做好秘书工作，不仅需要具有良好的身体素质、心理素质、道德品质素养，而且需要具备良好的能力素质。能力素质，是指一个人完成某项工作任务、从事某种活动所必备的本领。能力素质的高低，直接关系到工作效率、工作业绩的优劣。当一个人能顺利完成某种活动或工作时，也就表现出了相关的能力。

1.秘书的知识结构要求秘书知识具有博与专的兼容性，呈“T”型展开。秘书应有三层知识结构：基础知识、专业知识、相关知识。

2.秘书的能力结构包括秘书的表达能力、秘书的信息处理能力、秘书的活动能力、秘书的应用能力、秘书的创造能力、理解领悟能力等。

三、秘书能力的运用

（一）作为参谋和助手的秘书角色。

秘书是领导的参谋助手，是领导机关联系上下、沟通左右的桥梁和纽带。秘书人员的能力建设事关秘书的工作水平，事关参谋的服务质量。新形势下加强秘书人员的能力建设，提高其综合素质显得尤为迫切。

秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面要具备把自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅要掌握全面的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。

（二）秘书人员在行政管理过程中要掌握一定的工作原则、方法和艺术。

工作原则是在工作中应遵循的规律并是我们行为的准则，工作方法是为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河，你可以选择游泳、划船、架桥等，关键是要选择切实可行的方法。而工作艺术是通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。

伴随着社会主义市场经济体制的建立和完善，领导的职能发生了重大转变，科学化、民主化是领导决策的重要前提。为确保领导决策的正确性，作为辅助领导决策的秘书，要在体制转轨过程中，以积极态势快速跟进，更新观念，大胆创新，从而为秘书工作开辟一个新天地。

（三）秘书能力之“悟性”。

秘书工作的悟性是指秘书在“办文”、“办会”、“办事”过程中体现出来的能充分领悟工作事理，能充分发挥自己的才能，能把事情办得既遵章守法又使领导满意、大家认同的一种良好的内在素质。

秘书的职能是辅助管理、综合服务，因此对秘书的要求必然是辅助得力、服务到位。在服从大局，准确贯彻领导意图的基础上，充分发挥主动性，在“办文”、“办会”、“办事”的手段、过程和方法上做得更完满，为准确达到目的和结果服务，是秘书工作悟性的体现。自古以来人们对秘书的参谋性、智能性和出谋划策的能力非常重视，而把悟性问题放到相当重要的位置，是当今社会发展对秘书这门职业提出的更高要求。办公手段的现代化使秘书的部分程序化的工作被现代设备所替代，人们对秘书工作提出了从事务化向智能化转变的要求。

秘书和行政人员要准确领会秘书工作，在“辅助决策”和“提供服务”过程中既坚持原则又灵活有度，娴熟而又缜密地处理好方方面面的关系，公平并高效地办好各项事务。

参考文献：

［1］于俊英.论秘书的能力.秘书之友，2006，（5）.

［2］李丹.秘书人员的能力素质新论.现代企业教育，2008，（4）.

［3］杨群欢.从中西方秘书教育比较看我国高职秘书教育机制的创新.黑龙江高教研究，2007，（10）.

［4］石咏琦.五星级秘书.北京大学出版社，2007.

［5］张再欣.秘书理论与实务.清华大学出版社，2008.