项目管理：大学生社团管理的创新模式

袁洪群

(南通大学艺术学院，江苏 南通 226007)

项目管理是20世纪50年代后期由美国国防项目的计划管理方法发展而来的。80年代之后项目管理进入现代项目管理阶段，项目管理的应用也迅速扩展到社会生产与生活的各个领域，尤其在企业的战略发展和日常经营中发挥着重要作用。进入90年代，项目管理科学有了很大发展，学术研究活跃。随着学术研究的进展，项目管理理论和方法也趋向成熟，在许多国家项目管理已成为一门多维度、多层次的综合性交叉学科。中国于20世纪80年代正式引入项目管理，由于它通过科学运筹管理使人们更迅速达到既定目标，所以应用范围不断扩展，内涵更为广泛，现已逐步发展应用到社会各行各业。

高校学生社团是由大学生依据爱好和兴趣自愿组成，并遵照章程自主开展活动的群众性组织，是大学生自我教育、自我管理、自我完善、自我发展的重要载体。学生通过参加社团活动，可以拓宽知识结构，促进身心健康，提高综合素质，但在实践中，社团发展出现了令人困扰的诸多问题，所以有必要加强研究，创新社团管理模式。项目管理具有科学性和高效性，美国项目专业资质认证委员会主席Paul Grace曾指出，在当今社会中，一切都是项目，一切也将成为项目。那么，大学生社团管理则完全可以运用项目管理的理论和方法，创新社团活动，使社团管理实效运作，促进社团组织的可持续发展。

一、项目管理的内涵

“项目”是指完成某些特定指标的一次性任务。具体化为：所有项目都是一项有待完成的专门任务，是在一定的组织机构内，在限定的资源条件下，在计划的时间里，按满足一定性能、质量与数量的要求去完成的一次性任务。“项目管理”就是运用科学的理论和方法，对项目进行计划、组织、指挥、控制和协调，实现立项时确定的目标。进一步说，作为一门学科，它是融决策、管理、效益为一体的组织、过程和方法的集合[1]。

按照美国项目管理学会(PMI)颁发的项目管理知识体系，可以把项目管理划分为如下九个方面：项目整体管理、项目范围管理、项目时间管理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理。

一个项目的阶段或全过程都需要有一个相对应的项目管理过程。这种项目管理过程一般由起始、计划、实施、控制、结束五个不同的具体工作过程构成。

二、大学生社团发展令人困扰的问题

(一)社团管理体制不顺畅，缺乏必要的保障、指导与评价

有的学校没有把学生社团工作提高到应有的地位加以重视，有关政策的支持和条件保障不到位，社团没有相对固定的活动场所，资金严重短缺。社团管理机构对社团发展缺乏理性指导，一般社团挂靠校院两级团组织，但是团组织有其大量纷繁复杂的工作，投入到社团建设的精力、物力很少，对学生社团的监管也不够，对活动效果是否满意、社团工作是否正常、经费使用是否合理、社团负责人是否尽职等缺乏了解、缺乏批评。关注社团发展不够，缺乏相应的激励措施，指导老师投入的时间精力不够，没能很好地协助社团负责人制定社团整体发展规划，有的甚至放任自流，任其“自生自灭”。综上所述，社团可持续发展可谓艰难。

(二)社团内部管理混乱，运作不规范

部分社团目标不明确，定位不科学，章程落实不力，无长期发展规划。会员进出社团自由，流动性大，组织纪律性差。社团组织结构不健全，分工不明确，社团干部更换频繁，人才断档造成社团解散的现象经常出现。有些社团虽有些管理制度，但缺乏科学性、针对性，或在实际工作和活动中又不能很好地贯彻和执行。社团活动不能正常开展，会员权利和义务不明确，会员之间缺乏交流，积极性、主动性难以调动，社团凝聚力不强。有些社团经费使用不明，财务账目不清，缺乏预算和监督。更多的社团不注重社团资料、活动档案的留存，缺乏社团文化的积淀和社团精神的传承。

(三)社团活动创新力不足，质量有待提高

活动策划不周密，形式过于简单，陈旧无新意，缺乏品牌与特色。组织实施活动随意性强，没有规划与设计，缺乏连贯性和深度, 缺乏创新，一些社团活动内容一直在低水平上重复。有的活动目的性差，育人功能得不到充分发挥。有的社团活动存在精英化现象，由少数社团干部撑持局面, 没有把提高全体会员素质作为社团的建设目标来抓，会员主动性和积极性受到了挫伤，社团活动无法得到大多数会员的响应和共鸣，社团难以蓬勃发展。

(四)社团干部素质和能力参差不齐

目前高校社团干部大多热情高但经验少，缺乏应有的管理素质和能力。社团主要干部职责和分工不明确，工作时相互推诿，对社长依赖性很强。有的社团负责人责任心不强，不关注对下一任社团骨干的培养与选拔。还有部分社团管理骨干急功近利的思想比较严重，只重视自己在任期间活动的效果和成绩, 没有长远目标、规划，不关心社团整体的发展。

(五)社团的文化品位不高，价值取向出现偏移

受社团干部成员认识水平的限制、社会思潮的冲击，以及一些大众文化低俗化的影响，如今社团文化主流趋向娱乐型、消遣型、商业型，甚至出现非审美和非文明化现象。一些活动的内容和形式，乃至目标动机都偏离了社会主流文化价值方向。有的社团一味地追求社会赞助，活动的设计与开展带有强烈的功利性，有悖于社团活动应有的本真价值。很多社团没有自身的文化精神，思想教育薄弱，不能真正帮助学生成长成才，社团育人功能削弱。

三、将项目管理运用到大学生社团组织与活动管理中的可行性分析

大学生社团组织中这些凸显问题引起了我们的认真思索：存在这些问题的根源在于其管理模式和方法不当，必须要改变现行社团组织的管理模式，采用一种更为科学、有效的管理模式，来加强社团管理，增强活动的针对性和实效性，提升社团活动质量和文化品位。

项目管理是以项目为对象的系统管理，项目具有一次性的特点。社团组织往往是针对社会某个热点，或学生的热门话题开展活动的，也具有临时性一次性的特点，符合项目管理的基本要求，可以把社团活动作为项目。项目管理具有规划性、科学性、创新性、团队协作性、群众参与性等特点。项目管理的规划性要求项目不经详细方案策划不可能立项，立项之前需对经费使用、资源利用等内容进行预测，便于有关主管部门对有限经费和资源的统筹，并确保必要的经费、资源到位。项目规划是否合理，直接影响到社团活动的顺利开展。项目的科学性要求项目方案经过专家的论证，这样社团活动即使缺乏经验，通过评审这个阶段也会获得很多理论指导以弥补不足。并且论证过程也可以提出更多活动的创意，提高活动的新颖性。项目管理强调团队协作性，这能有效培养学生社团组织的团队精神和协作意识，工作分解结构能够解决分工不明、权责不清的问题。项目管理要求群众参与、总结考评，建立激励机制，通过这些可以实现社团成员的价值，从而有效地提高会员参与社团工作和活动的积极性。总之，项目管理的理论和方法能有效地解决社团组织开展活动时遇到的很多问题，还有利于促进社团活动的创新发展。所以说将项目管理运用到社团活动和社团组织管理是可行的。

四、项目管理模式在大学生社团组织管理中的运用

社团管理相对大的项目管理而言，工作要容易得多、简单得多，根据两者的契合点界定出恰当的范围，引入有关项目管理模式到大学生社团管理中，能有效解决社团管理运作中存在的问题。

(一)社团活动运用项目竞标制

社团活动采用招标、申报制。社团申报的活动由学生策划活动计划后提交项目评审委员会，实行项目评审, 待审核通过后方可执行。招标活动可以由社团主管部门每学期初发布社团活动指南，提出活动的指导思想及主要目的，学生社团组织或社团成员组建项目小组，策划方案参与竞标。

活动项目策划采用“头脑风暴法”，头脑风暴法是解决问题时常用的方法，具体来说就是团队的全体成员自发地提出主张和想法。团队成员在选择解决方案之前，一定要确信已经想出了尽可能多的方案和意见[2]。利用头脑风暴法可以想出许多创意，能创新活动项目的开发与策划，每位社团成员都有通过自己创造性的思想获得锻炼的机会，社团组织和学生的创新能力将得到最大程度的发挥，也将大大提高社团成员参与活动的主动性和积极性。

重视审批阶段，要专门成立项目评审委员会，遵循公开、公平、公正的原则，认真评审，对活动计划的可行性、创新性、影响力、经费预算、活动成效等进行论证，评选出最优方案。同时帮助修改完善，引导学生社团坚定正确的政治方向，坚持兴趣、爱好的发展与思想性的统一的原则，坚持有益于学生的健康成长和有利于学校各项工作的原则，体现活动育人的根本宗旨。

(二)运用项目组织管理模式

项目组织是项目管理的基本职能之一。它的目的是充分发挥项目管理职能，提高项目管理的整体效率，以达到项目管理的目标。

项目计划是指项目组织为完成项目目标而科学地预测并确定的未来的行动方案。最常用的进行项目计划的工具主要有工作分解结构(WBS)。通过WBS将社团活动任务分解为子工作包，直至分解为便于管理的具体工作，由粗到细把每项工作所需的时间、成本、人力、资源等都表达得清清楚楚。同时可以结合责任矩阵法简洁明确地显示出项目人员分工情况，确保人人有事干，事事有人负责。这样细化分工，权责分明，可以充分调动大家的积极性，将活动方案落到实处，保证活动效果。

社长或活动项目负责人是项目管理的核心，必须具备较高的知识素质、能力素质和品格素质。社团管理部门要聘请专业老师定期对他们培训，使其掌握项目管理知识、方法。另外邀请以往的优秀项目负责人，就如何提高效率、低成本地开展项目同各个项目负责人进行座谈、交流。可完善与项目管理配套的制度，将掌握项目管理理念、有一定经验、能力强的社长及主要社团干部的任期固定下来，便于传承活动经验和团队精神。

团队精神是团队文化的表现形式，是支撑项目团队生存和发展的支柱。项目团队精神的内涵在团队与其队员之间的关系方面，表现为团队队员对团队的强烈归属感与一体感；在团队成员之间的关系上，表现为成员间的相互协作从而形成有机的整体；在项目团队的事务上，表现为团队成员对团队事务的尽心尽力及全方位的投入[3]。团队精神是社团发展的关键，要保证项目过程的延续性和项目目标的整体性，就必须提高项目组织的内部凝聚力，必须加强社团文化建设。一个社团就是一个或几个项目团队，重视和培育团队精神，能提高社团的凝聚力，促进社团的可持续发展。

(三)运用项目管理的控制系统

项目管理的精髓之一是控制，控制是指对项目的执行情况进行监控，主要是对项目的进度、成本和质量进行监控，纠正偏差或调整计划，最终保证项目目标的实现。进度控制就是监控项目的进程以确保每项活动按时间按计划进行，时间管理能提高学生社团工作效率。成本控制是指采用一定方法对项目全过程的各种费用进行核算，对经费使用过程进行监督，使各项费用支出符合计划成本的规定范围，这不但能帮助社团理财，保证成本计划的实现，还能防止社团干部将项目费用挪作私用。质量控制应该贯穿于项目管理全过程，并且要有较高的活动标准,以强化社团成员的质量意识和服务意识，确保活动质量。

(四)运用项目后评价管理模式

项目后评价主要是通过验收总结材料、组织座谈会、个别讨论等方式正确评价项目或规划是否合理有效、项目的主要效果目标是否实现。通过分析评价找出成败的原因，总结经验教训，并通过及时有效的信息反馈，为未来新项目的决策和提高完善提出改进建议。并挖掘项目内容的可持续性，逐步建立社团品牌活动或特色活动。评价是一种导向，最后也要评优表彰，让社团成员感受到成功的喜悦，可建立活动结果评价评优备案机制，作为日后该社团或社团负责人申请活动的一个重要参考，以激励他们更好地开展社团工作和活动。

学生社团的发展当然离不开高校领导及有关部门的高度重视，学校应建立项目化组织机构，设立社团活动专项经费，做好信息的传递和组织的协调，制定项目管理制度，建立科学的评价标准和奖惩制度，让申报、评审、实施、控制与总结和评优工作更加规范和可操作化。项目管理理论作为一种管理方法体系，是一个通用的方法，适用于各领域，以后需要我们不断借鉴、吸取其在其他领域的实践经验，加强研究，以求在大学生社团管理领域完善项目管理模式的应用。

[参考文献]

[1]邱菀华，沈建明，杨爱华，等.现代项目管理导论[M].北京：机械工业出版社，2002.

[2](美)吉多，(美)克莱门斯.成功的项目管理[M].张金成，译.北京：机械工业出版社，2004：200.

[3]周桂荣，惠恩才.成功项目管理模式[M].北京：中国经济出版社 ，2002：103.