浅析档案信息资源的开发

韩雪莲

摘要：在知识经济的新形势下，大力开发档案信息资源。为社会各方面服务，应该把开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想。

关键词：档案信息资源开发

1开发利用档案信息资源的重要性

档案是信息的一种，档案部门是储存、输送信息的一个部门。因此，开发信息资源包括档案部门，也适用于档案部门。在知识经济的新形势下，大力开发档案信息资源，为社会各方面服务，应该把开发档案信息资源作为档案部门做好档案工作的中心任务和指导思想。

1.1开发档案信息资源是提高经济效益，更好地为经济建设服务的需要经过二十年的改革开放，市场经济发展迅速，市场竞争日趋激烈，企业作为经济建设的主要战场，要取得好的经济效益，单靠现有生产条件组织生产、管理、销售等项工作，而不凭档案信息进行决策、规划组织生产，对于现代企业，肯定是行不通的。只有积极开发利用档案信息资源并同时把档案信息与市场流通有机地结合起来，才可能作出正确决策，才能有效地搞好综合服务。

1.2开发档案信息资源，是加强社会主义精神文明建设的需要大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要内容，可以说，档案是政治教育的重要内容和生动素材，利用档案中的生动素材进行政治思想教育可以收到良好的效果。档案作为各项历史活动的记录，翔实地记录了一个国家、一个民族、一个地区历史的曲折历程和自强不息的奋斗足迹，记录了新中国社会主义革命和建设所取得的巨大成就，记录了改革开放以来建设有中国特色的社会主义事业取得的丰硕的成果。档案部门从档案文件中挖掘出的具有宣传价值的史料，可以帮助人们特别是青少年了解中华民族的悠久历史和灿烂的文化，可以使他们了解历史轨迹，掌握时代发展的脉搏，可以使他们自觉宣传党的光辉历史和英雄人物事迹，进行革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育。

2开发档案信息资源存在的主要问题

2.1馆藏结构单一据有关资料介绍，现在很多档案馆的馆藏档案文书档案所占比例偏重，而科技、专业、声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄了，因为社会对档案信息的需求是多方面的，馆藏单一不能满足社会需要的多样性，特别值得提及的是，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而，使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。

2.2时间跨度较短就档案资源而言，大多数档案都是建国前后建立的。如顺义区档案馆历史档案所占比例较小，这就给开发利用档案信息、研究事物动态的发展规律、为经济建设和各项工作服务带来了困难。

2.3案卷质量较差由于历史原因，过去的档案案卷质量不同程度地存在一些问题，质量不高的案卷自然会影响档案信息的开发利用，道理是显而易见的。

2.4馆藏档案特色不明显所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案，也正因为特色档案没有系统地建立起来，因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。

2.5档案编研工作滞后①编研材料内容单一，存在着重文书轻科技的档案编研现象。随着知识经济的发展，档案门类载体形式趋向多元化，科技档案信息开发与管理性、服务性的档案信息开发还存在较大差距，致使科技类档案信息没有最大限度地得到开发利用，从而没有产生应有的社会效果和经济效益。②编研材料档次低，一次性编研成果多，适应形势发展的深层次编研成果少。就目前而言。有些编研材料仍停留在模仿别人、片面追求编研材料的数量和速度的水平上，造成编研工作与现实相脱节，导致编研成果利用率低下。③重历史轻经济的编研成果较普遍。在档案工作中，应该看到，编研是一项具有较高层次的信息开发工作，做得好、挖掘得深，是能为社会和经济发展提供更好的服务的，是能够为领导决策提供准确信息的。但是，由于人们对档案编研成果的认识不深及其他诸多因素的影响，使编研工作者始终存在着“重历史事件，轻经济和科技”的现象，从而使有些与经济密切相关的档案信息未能得到及时有效地开发。④档案编研人员素质低、数量少。在档案编研的实际工作中，造成档案编研成果档次低的主要原因是档案编研人员业务素质偏低，当然档案编研人员少也给编研工作带来了较大的困难。

以上问题的存在，主要的原因我认为有以下几点：①档案人员思想观念转变缓慢。随着各项事业的不断改革和对外开放的深入，市场经济体制日趋完善，新的经济建设环境给档案工作的发展提供了很多很好的机遇。但是有些档案部门的工作者对这些机遇还缺乏清醒的认识，在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识，依旧把管好档案作为档案工作的重点，没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与经济建设和精神文明建设不相协调。②档案信息开发工作的基础还比较薄弱。主要在以下几个方面应进一步加强：一是归档的文件材料应注意完整性；二是信息收集渠道有待拓宽；三是档案人员开发信息的业务素质需要提高。从档案信息开发利用工作的实践来看，没有完善的基础建设，档案信息开发工作很难坚持，也必将成为无源之水，无本之木。③档案信息开发的规模需逐步扩大和完善。目前，各项事业的改革不断深入，使得各种经济关系日趋紧密和复杂，从档案信息价值和作用来看，选择一种方式逐步扩大档案信息开发规模很有必要。例如，建立档案信息开发中心，创造条件使开发产品进入市场，会给档案信息开发增加新的活力。

3开发档案信息资源的设想

3.1加强学习，更新观念，开发档案信息资源开发档案信息资源，必须加强档案信息基础理论的学习，并结合实际工作，树立市场经济观念。重点从价值观念、法制观念和全局观念方面，开阔我们的视野，拓展服务领域，走进市场，走向社会。随着经济的不断发展和社会的进步，各项工作迫切要求决策科学化，这就需要决策者具备相应的科学知识和决策能力，依靠科学的决策技术，掌握完整准确的信息，由此可见，档案信息与科学决策有着不可分割的内在联系，它是处于基础地位的。更新观念，首先应改进传统的检索手段，以现代化方法取代传统的检索模式，以微机检索为主干，进行区域档案信息网络管理，有计划、有步骤地步入联网，以实现档案信息利用途径的转移。其次是提高开发研究馆藏档案的能力和水准，向社会提供经过编研加工后可利用的信息，以减少利用者查阅的耗时，从而提高档案馆的整体形象，使其鲜明的特点和独有的多重功能发挥得更趋完善。

3.2丰富馆藏，提高馆藏质量丰富馆藏，提高馆藏质量，这是开发档案信息资源的基础建设。上面提出开发档案信息资源存在的问题，实质上都可以归结为馆藏不丰富，档案的案卷质量不高。要解决这些问题，就必须按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，丰富馆藏，提高馆藏质量。

3.3深层次开发档案信息资源虽然档案信息开发存在着诸多难题和不利因素，但也不是不能有所作为。在实际工作中，各级档案馆的馆藏中仍有相当一部分档案信息未被系统地、深层次地开发利用。以馆藏中的经济信息为例，顺义区档案馆馆藏档案的文书档案中都有一定数量建国后经济建设方面的档案史料，在这些档案史料里，记载着本地区经济建设的具体政策、成就、经验以及经济管理活动的措施、方法等。深层次地开发，就是深入研究这些经济活动方面的档案史料，根据研究成果写成报告或论文，提供给有关方面作参考。

3.4针对社会热点问题开发档案信息资源所谓的社会热点问题，就是某个时期党和政府的中心工作、重要工作、人民群众强烈关心的问题。针对这些热点问题，把馆藏中的有关信息和现实有关信息加以整理汇编，提供给领导机关作为解决热点问题的参考。因为这种开发针对性强，所以很容易引起领导同志的兴趣和关注，也能够对领导起到较大的参考作用，对推动本地区的经济发展和社会进步会有较好的促进作用。从发展观点看，这种形式的开发为档案事业的发展也提供了机遇。

3.5加强编研工作，提高编研人员素质编研工作的性质和特点对编研人员的政治思想素质、知识水平和业务能力有较高的要求。这些基本素质应包括：①要有较高的理论政策水平。根据本地区党政领导的中心工作、重要工作的需要来确定选题，选择材料进行加工汇编，使编研成果最大限度地发挥其信息作用。②要有良好的调查研究习惯。踏踏实实坐下来翻阅各类档案，查找资料，研究问题，依据主题的具体要求把握材料，决定取舍。③要有开拓创新精神，根据时代要求，编写前人没有编写过的材料，将那些对当今经济发展和社会进步有益的档案信息，及时地整理出来，使档案信息在现实工作中充分发挥作用。