略谈“一校多区”高校的档案管理

施玉华　赵林萍　郭彩茹

摘 要：高校合并重组后，档案管理工作面临着许多新问题，这使得高校必须重视以下几个方面的工作，才能使档案管理工作更适合“一校多区”的情况：建立健全制度，强化全员档案意识；建立先进的档案管理理念，融合和改进原有的管理模式；加强数字化建设，加快档案现代化管理进程；加强业务培训，提高档案管理工作人员的素质。

关键词：一校多区；档案管理；问题；策略

眼下，许多院校都在进行撤并、共建、联合办学等的改革，办学实力不断增强，办学规模不断扩大，出现了许多“一校多区”的高校，这类高校的档案管理也随之出现了一些新情况，这使得档案管理在立卷、归档、分类、编目、移交、接收、转递、借阅等方面也出现了一些新问题。

一、多校区高校的类型及其特征

合作办学型：由距离较近的不同类型、不同科类的学校组成，开展学校之间的合作办学，在自愿互利的基础上实行资源共享、优势互补、学科交叉、协同发展，进而共同提高办学水平和办学效益。如扬州大学、青岛大学、集美大学等。

合并办学型：由部分学科互补的或一些规模较小、科类单一、设置重复的学校合并后组成的学校，其目的在于优化某一地区或全国高等教育的结构和布局，合理使用有限的教育资源与经费，提高教育质量和办学效益。如合肥大学、贵州大学、太原理工大学等。

新建校区办学型：一些高校虽然未经过合并，但由于自身办学力量不断增强、办学规模不断扩大，为了提高教育资源的利用效率，拓展学校生存和发展的空间，选择征地扩建新校区。如西北大学、陕西师范大学、曲阜师范大学等。

先合并后新建校区型：这类学校在经过几个学校的合并、合作办学后，极大地提高了办学效益，办学实力和规模也发生了质的变化，为满足新的发展需要，通过征地等方式建设新的校区。如合肥工业大学、齐齐哈尔大学等。

二、“一校多区”高校档案管理存在的问题

1．立卷归档不完整

收集整理是立卷归档的起始，真实性是这一阶段管理的核心内容，工作重点是确保档案材料的完整性。这一环节容易出现的问题主要有：一些档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完整，甚至归错档；档案管理方法陈旧，设备和设施老化，使得立卷归档完整性较差。因此具体工作中，首先应做到内容翔实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如姓名、出生日期等要核实。

2．分类编目标准不一

由于多校区大学大多是由几所高校合并、合办或先合再扩而形成的，原先的高校档案馆（室）各自有各自的分类编目标准，有的高校按原国家教委公布的《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》进行分类、编目，而有的高校则使用其他分类法，所以就使得这些校区因为原来所选的分类标准、著录细则及书次号不同，导致编目数据及排架混乱、编号重复、案卷标示不清，不利于检索利用。

3．交接及转递造成档案丢失等

多校区大学的运行机制一般分为三种：一种是以院（系）划分校区，一种是以年级划分校区，一种是有的校区安排不同院系、有的校区安排不同年级。因为完整的档案不能散存于个人手中，必须移交专门的档案管理部门来保管，所以在形成多校区的过程中会存在档案的移交、转递情况，而档案在移交、转递过程中要经历许多环节，极易造成档案丢失、错投、误投及“死档”等情况。

4．借阅档案时产生的信息失真

档案保管的最终目的是利用，而这常常与档案的借阅结合在一起。多校区高校的档案管理由于工作习惯不同、校区较多、档案管理部门存在着地域差别，会引起档案在借阅方面的不便，如毕业生回校查成绩，往往不知应该到哪个校区办手续。另外，档案管理方法陈旧、设备和设施老化、档案管理信息不清常会造成有借无还、涂抹、篡改等现象，进而引起档案材料遗失或者信息二次失真、内容失实等。

三、“一校多区”高校档案管理问题的应对策略

1．建立健全制度，强化全员档案意识

1987年9月颁布的《档案法》和1989年10月颁布的《普通高等学校档案管理办法》是高校档案工作的法律保障和法律依据，加大这两个法规的宣传、教育和贯彻力度，是强化广大教职工档案意识的有效手段。首先，要强化领导的档案管理意识，制定合并重组后的长远规划，把加快档案事业的发展和高校合并重组后的改革紧密联系起来。其次，要对原各院校的专兼职档案人员加强教育，增强其责任感和使命感，使之做好合并过程的档案管理工作。最后，在全校范围内加强宣传与教育，使广大教职工明白档案的含义、地位和作用，关心和积极参与档案管理工作，并利用好档案。

2．建立先进的档案管理理念，融合和改进原有的管理模式

档案管理理念是档案管理部门在长期的实践中积累、发展而成的一种精神层面的东西，体现了档案活动主体对档案管理工作的思想认识和规律的把握。合并重组后的档案管理工作人员由于以前有着不同的工作背景，其必然有着不同的档案管理理念指导下的管理模式，如果不能很好地解决这一问题，工作中就会出现种种矛盾。因此，确立好先进的档案管理理念并促进其融合，是新组建高校档案管理工作的关键所在。这就要求档案管理者要立足校情，对合并重组高校档案管理部门的实力、能力、管理范围进行全方位了解后，重新确定属于合并重组高校档案管理部门应有的管理思想，这一思想应当既保留原来各高校档案管理思想的特色，又能对原有理念加以提升。

3．加快数字化建设和档案现代化管理进程

随着高校对计算机技术及网络技术的普遍使用，传统的档案管理理论、手段、方式也面临着极大的挑战，而高校的合并重组使数量急剧增长和内容日益丰富的档案资料也需要有科学的管理方法、特定的保管技术和利用手段。因此，加快高校档案管理现代化进程，在高校建设数字化档案馆已刻不容缓。

将馆藏档案进行普遍、全面的数字化处理。将原有的由物理载体形式体现出来的各种档案信息，通过现代化的办公设施如著录、扫描等形式保存到光盘、磁盘等各类存储器中，使现有的馆藏档案信息数字化，这是数字化资源建设的基础工作。

做好电子文件等新型载体的收集和整理工作。高校一般都有较完善的校园网，档案管理部门可利用这个有利条件在网上建立一套档案管理系统，及时将各部门的电子档案进行收集、加工、整理，使之转化为电子档案。高校档案的数字化建设，可使任何一位利用者在任意地点、任意时间只需有一台联网的电脑即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息，真正实现院校合并后的信息共享，发挥院校合并重组后档案信息资源集中的优势。

4．加强业务培训，提高档案管理工作人员的素质

档案管理人员业务素质的高低，在一定程度上决定着管理水平的高低。因此，提高专兼职档案管理工作者的素质就显得尤为重要。

加强职业培训。档案管理工作是一项服务性很强的工作，档案管理工作人员要对档案管理工作有高度的责任感和荣誉感，注重提高职业道德修养，业务上精益求精。

加强知识素质培训。档案管理人员除精通专业理论知识外，还要具备多学科的知识和一定的公文写作、口语表达、科学研究、组织协调能力。

加强能力培训。由于电子档案的普及，计算机已成为档案管理实现自动化非常重要的工具，它替代了手工操作，因此，未来档案管理部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文档，这就要求档案管理工作人员要能熟练运用现代化的技术设备进行自动化办公，以实现档案信息数字化管理。

此外，还要通过多渠道的培训和经常性的业务指导等方式，来加强处于档案管理工作一线的兼职档案员队伍的建设，提高他们的档案管理业务水平。

参考文献：

[1]上官萍.高校重组后的档案整合[J].档案学通讯,2002,(4).

[2]李晓艳.略谈院校合并后的档案管理[J].中国科技信息,2006,(2).责编：一木