BPR下信息化教务管理的研究

陈煜斐

【摘要】教务管理是学校管理的重要组成部分,在信息化、流程再造理论和高校自身发展的双重推动下,信息化教务管理流程体系建设势在必行。本文通过对高校教务管理现状和建立信息化教务管理流程体系必要性的分析,提出了建立信息化教务管理流程体系的新思路。

【关键词】流程再造 信息化 教务管理

一、简述教务管理和BPR的概念

1.教务管理的内涵(包括教务管理的内涵和目标)

教务管理是就是学校管理者遵循客观教学规律和科学管理规律,面向全体教师和学生,运用一定的现代化信息管理技术,通过一定的管理手段使教学活动按照一定的程序进行,并顺利的到达既定目标的全过程。教务管理是学校管理的重要组成部分,其职能包括教学管理和教务常规管理两大块,教务管理的主要目标是:研究教学和教学管理规律,改进教学管理工作,提高教务管理水平;建立稳定的教学秩序,保证教学工作的正常进行;实施教学改革,努力提高和调到教师与学生的积极性等。

2. BPR的内涵

业务流程再造理论是当今企业界和管理学界研究的热点。BPR最初由 Michael Hammer博士在1990年发表的“再造不是自动化,而是重新开始”一文中首次提出,随后由他与James Champy合著《再造企业》中正式提出,从而引起了世界性的BPR研究热潮。BPR的基本内涵就是以运作流程为中心,力图摆脱传统组织分工理论的束缚,提倡顾客导向、组织变通、员工授权及正确运用信息技术,以达到适应快速变动的环境的目的。BPR思想主要是针对现行业务运行方式的再思考和再设计,它是一种着眼于全局、突出发展和合作的变革理念其最重要的目的是优化工作流程,其方法大致有两类:系统化改造法 和全新设计法。

由上述对教务管理和企业流程再造理论的简述,我们可以认为教务管理流程再造就是在全面分析学校教务管理的基础上,以BPR思想为指导,以学生和教师为中心,利用现代信息技术对已有的制度和管理模式进行再设计,建立扁平化的流程组织,最终建立教务管理流程体系,从根本上提高教务管理水平。

二、教务管理的现状和发展趋向

1.教务管理的现状

(1)缺乏合作机制,工作效率低下。教务工作的各项任务往往需要多个部门的配合才能完成,而传统的教务管理强调职能分工,集合性的业务流程被分割成各种简单的专门化的任务,这样使得各部门之间缺乏有效的信息交流和协作,管理信息不畅通,时常出现重复劳动,办事效率不高,注重局部效率而牺牲整体效率,提高行政效率的设想成为空谈。同时由于各个部门只注重自身的工作完成,在面对一些部门分工的交叉问题、新出现的问题或者其他职责范围难以明确划分的问题时,往往会形成“踢皮球”的现象,使服务对象产生挫败感。

(2)教务管理工作人员业务技能单一。传统的教务管理工作教务管理部门过分依赖专门技术以及条块分割的“鸽笼式”的专业化单位来解决不断涌现的新老问题,这就使得分工越来越细,每个工作人员都有自己的任务,其技能大都只限于自己管理的那一部分工作,对于其他的工作不熟悉,这就造成了工作人员的业务技能单一。

(3)易于滋生官僚主义。传统的教务管理强调机械的规则,但是这往往会导致目标和手段的本末倒置,使得对规则和程序的被动服从越来越成为教务管理部门和行政人员活动的目的。为了弥补教务管理过程中出现的漏洞,各种审批手续和控制程序日益增多,最终可能造成手续繁琐,这是官僚主义的显著特征。

2.教务管理的发展趋向——建立信息化教务管理流程体系

(1)高校自身环境变化的要求。高校面临的新形势主要有两个:高校规模的扩大和高校教育改革的力度加大。近些年来,各个高校不但广建新校区,使得高校的建筑面积不断扩大,更重要的是学校的招生规模也不断的扩大,高校学生的总人数在不断的增加,这给高校的教务管理工作带来了压力;同时高校教育不断的深化办学体制,建立现代大学制度,大学自己经营教育、经营学术、经营大学,这就需要大学充分发挥自身的内在能力。

(2)社会环境变化的要求。BPR的发展和其他高校信息化教务管。发展高等教育信息化已成为一种趋势,很多高校都改革教学思想、教学模式、教学内容、教务管理,利用先进的国际互联网技术和信息技术,形成电子信息传递网络,获取所需要的各种信息资源,同时可以把最新的科学研究成果渗透到教务管理中,使得教务管理手段多样化;另外随着企业流程再造理论研究的热潮,各个企业为提高效率、获得更大的盈利,竞相进行改造它们的改造获得了巨大的成功,这就使得高校开始审视自己,运用企业再造理论改革自己。

三、信息化教务管理流程体系建设的步骤

1.信息化教务管理流程体系建设的理论框架

(1)得到领导的支持。高层领导持续性的参与和明显的支持能够显著的提高BPR成功的概率。学校主要的决策者和各个职能部门的主管都应该认识到推行BPR的重要性和必要性,全力支持方案的实施。

(2)确定流程的核心。在构建再造方案时应该以学生和教师为中心,强调组织为流程而定而不是流程为组织而定,同时强调团队精神和推崇扁平化组织,在组织中充分下放权力,将决策点置于流程内部,使组织扁平化。

(3)重视信息技术的作用。信息技术和信息系统是流程再造的技术基础,信息化的教务管理需要借助信息技术的应用得以实现,没有良好的信息技术作保障,信息化教务管理只能是一个设想,无法付诸实现,不能产生真正的效益。

2.信息化教务管理流程体系建设实现

(1)开发和使用管理信息系统。高校教务管理流程再造实现以网络化、集成化的信息管理系统为依托。高校首先要做的是对现行的教务管理软件进行有效的分析,对其进行集成或者安装一套合适的新的教务管理系统。最终建立全校师生共享的内部教育信息系统平台以及与外部联系的市场需求动态和教育质量反馈的信息平台。

(2)建立新的组织结构。这种工作团队由一般管理人员、技术人员和业务人员组成,以任务和目标为导向,以各种核心流程为基础,改变了原来的职能分配的模式,使信息资流动畅通,显现出巨大的工作潜能。

参考文献:

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