海外业务成本、费用支出的控制策略

葛立新

海外业务的开展对于日常财务管理来说最核心的问题就是如何管理、控制资金，防范已出现或可能出现的风险。而这也是每个企业财务控制的关键及企业财务制度最为严密、集中、保障最为有利的管理内容。然而，在实践中，由于海外业务对象的改变、地域差距，使原来正常的管理流程、手续、规范、时间、单据、币种、汇率、标准、方法等有了截然不同的变化，对财务管理尤其是海外成本、费用支出管理产生了巨大的影响。

海外业务成本、费用支出控制的难点及主要问题

(一)海外借款数额巨大

造成海外借款数额巨大主要有三方面原因：其一，人员出国时间长，一般最短3个月，最长1年多时间。尤其在项目初始阶段，如租办公住房、购置办公设备、租用交通工具、采购员工生活用品、购置勘察设备、生活家具的采购，以及支付水电、通信、签证、中介、机票等费用。同时为鼓励去环境艰苦的国家工作，如非洲国家一般会预先将部分出国补助以借款形式借予员工。其二，项目负责人借款数额巨大，主要体现在国内外两地同时拥有大量借款。其三，因为在国外只能使用美金或欧元，人民币与外币的汇率差异，也使得国内人民币借款数额巨大。

(二)报销不够及时

主要原因是项目人员身在国外不能及时回来，有些借款长达2～3年不能报销、清理。即使回国了还要休假、填单、走OA(Office Automation办公自动化)、按流程审批、审核等等，而且在这期间员工很可能又出差了。国内也同样存在上述情况，但不会这么突出。

(三)审核流程、报销周期时间过长

主要体现在海外项目原始单据太多了，如伊朗项目负责人最多的借了相当于200万元人民币的借款，报销时单据抬了一大筐。这样在各环节审核时都相当费时、费劲，同时针对发现的问题还要进行反复甄别，因此最终的报销时间长达几个月。

(四)审单的难度比较大

主要反映为个别员工素质差、品质差、弄虚作假、胡乱报销。如某项目中，我们发现个别员工混淆单据，虚报近10万元，这样使得财务审核工作异常艰辛。

(五)海外项目的原始票据为外文单据

海外项目的原始票据大都是使用当地通用的文字，如巴基斯坦是英文，伊朗是波斯文，非洲国家更是五花八门，并且99％的单据不是发票就是手写的纸(这和我们国家的各行业税控发票有着天壤之别)。因此，识别、验证工作十分困难漫长。

(六)报销时必须将外币转换为人民币

在费用报销时，因为国际间的汇率不同，务必要将其转换为人民币核算。其难点主要是，涉及多个国家的外币之间互换，以及伴生的相关时间段的汇率确认。

(七)两地借款，国内报销

在项目初期借款全部来源于国内，而到项目中后期有收入了，大部分借款会发生在当地，但所有的报销、审核是在国内进行，这就需要两地及时沟通，不能出现漏报情况。

通过以上描述，不难看出海外成本、费用支出管理与国内管理存在较大的差别，给财务工作带来很大难题和管理风险，主要表现在原有的财务制度、报销标准、报销流程、审核方法已不能适应新的业务要求，而更为困难的是目前国内没有可依据的现成制度和可借鉴方法，一切都需要摸索前行。针对于此，通过不断的经验总结，这里总结出一套适合公司海外成本、费用支出控制的管理方法，希冀能帮助具有同类需求的读者。

针对海外业务，制定专门的财务管理办法

为了规范公司出国费用开支标准和审批报销流程，进一步推动和保障公司海外项目的健康发展，保证资金合理、有效、正常、安全的周转，结合海外业务的实际情况，公司陆续制定了针对海外项目、人员、费用的一系列管理办法，其中最为核心的是：

(一)海外项目成本、费用预算执行管理办法

其目的是通过事前、事中、事后对项目的经费的预算管理，使公司对项目有一个整体把控，以保证项目的整体利润。

其核心控制点为海外项目负责人的设立，项目负责人必须强化现金流量的管理意识，严格控制成本、费用对预算资金的申请、支付、报销严格审核，定期上报预算执行情况，并对差异做出详细说明。公司总部对其定期进行考核，考核结果与其补贴标准、年度奖金挂钩。同时为加强预算的严肃性，在预算正式下达执行后项目成本、费用预算一般不予调整，项目竣工结算后实际费用大于预算的部分，除特殊原因以外，将两者之间的差额作为项目产值的扣减额。从结果看虽然计划与实际存在一些差距，正是由于这些硬约束的制约，尤其是在没有传统的、体系完整的管理模式下，预算制度的实施对于项目及其总负责人、办事处、子公司代表还是产生了积极作用的。同时，也为公司下一步投标积累了实际数据，为投标价格的合理、底线的确定、预设的利润空间创造了重要的标杆。

(二)海外项目现金使用管理办法

其目的是加强公司海外项目的管理，明确海外项目款项和现金支出管理的方式、方法，规范项目负责人及项目参与者的职责，提高公司资金使用的合理性，防范现金使用不当和违规行为的发生，降低生产成本和费用。其核心控制点为：

1、海外项目现金借款的管理

实行项目负责人在公司统一借款、统一报销的制度。项目组成员一般不予借支项目经费，仅限借支出国生活费用。在项目产生收入，回款到海外分支机构时，由项目负责人向海外分支机构借款，同时由海外分支机构负责对项目组《海外项目组经费申请表》和《海外项目组费用支出报告表》做出审核，并签署意见。海外现金借款的流程是，通过互联网使用公司OA系统的“海外分支机构借款审批流程”进行网上审批。项目组同时须填制《海外项目借款单》(中英文对照表)交海外分支机构(专、兼职财务人员)办理现金借款手续。

2、海外项目现金使用的管理

项目负责人负责统一掌管项目组经费，严格审核项目组人员提出的用款申请。对于所支付的款项按经手人、类别做明确、详细的支出记录。严禁由一人掌管经费的同时又独自办理支付活动。项目组成员应严格控制费用支出，对于发生项目用款要事先请示项目负责人，然后签字借领款项。事后及时向项目负责人汇报并提交票据进行款项结算，要严格遵守公司相关的管理规定，对于发票(各类票据)，做明确说明和解释。海外分支机构对公司在当地开设的银行账户进行管理，保管现金和银行支票。对项目组的用款申请做出审核，根据国内公司总部的审批指令，从当地银行账户提取现金或支付款项。凡具备条件的，负责统一支付房屋、车辆租赁费用支付当地劳务用工及保险费用等。

3、海外项目现金支出报销的管理

海外项目的报销要求项目负责人根据公司批准的项目成本预算，严格审核项目组人员提交的需报销的各类发票、票据。按经费使用阶段、区间分类汇总填制《费用报销单》，再汇总编制《海外项目组费用

支出报告表》。项目组所在国家设置了公司海外分支机构的，项目组须同时填制与《海外项目组费用支出报告表》对应的《海外项目费用报销单》(中英文对照表)一式两份，一份交海外分支机构(专、兼职财务人员)作当地账务处理使用；一份交国内公司总部财务部作对账使用。项目组成员一般不予报销项目经费，项目经费由项目负责人对公司统一报销。个人出国差旅费报销按照公司相关规定执行，并经国内流程审批后报销。海外分支机构：由海外分支机构负责对项目组《海外项目组费用支出报告表》和《海外项目费用报销单》做出审核，并签署意见。

另外，项目组人员提交报销票据时，须附上报销票据的外汇币种兑换依据(如华为公司定期公布的汇率表、当地官方银行外汇牌价、换汇水单等相关兑换单据)。

(三)出国费用开支标准和管理办法

其目的是，明确公司出国人员在海外及报销的各项标准，以便于各方操作。

1、海外差旅费补贴制定标准

根据海外出访类型将人员划分为三类：公务出国人员、海外项目出国人员和海外分支机构常驻人员。并且在补贴的标准上重点向一线项目生产人员倾斜。

(1)公务出国人员差旅费(实行包干制)具体标准。公务出国人员的差旅费包含住宿费、伙食费及公杂费。其中公务出国人员的住宿费，应在规定的住宿标准内凭票据据实报销。伙食费及公杂费指用于市内交通、邮电、办公用品及必要的小费等项目，按规定的标准发给个人，包干使用。

(2)项目出国人员的差旅费包含出国补贴、伙食及公杂费。其中出国补贴根据海外项目出国人员的技能和岗位确定。伙食及公杂费指用于市内交通、邮电、办公用品及必要的小费等项目按规定的标准发给个人，包干使用。

海外项目出国人员确因项目工作需要夜间从事野外勘察、测试工作，超过当地时间晚上九点且返回驻地时间超过当地时间零点的，可每人每日参照当地消费水平给予增加(报销时须注明“夜间野外”工作天数并经项目负责人签字认定)。

海外项目出国人员的住宿，应首选在公司驻海外分支机构住所居住。项目所在地公司没有设立海外分支机构的，项目组应及时租住公寓。在未租赁到公寓之前，于项目所在地住宿酒店的，在每日每房间45美元标准内，凭票据据实报销。

注：包干使用即无论实际发生多少，都按照定额给予报销，下同。

(3)公司海外分支机构常驻人员，其出国期间的伙食及公杂费包干标准暂定为每人每日40～35美元。海外分支机构常驻人员前往分支机构所在城市以外的地方工作，住宿费在每日每房间45美元标准内，凭票据据实报销。

2、其他主要费用的相关规定

(1)业务招待(礼品)费。海外项目要严格控制业务招待(礼品)费的发生，项目人员不准发生业务招待(礼品)费；单项负责人需要与客户协调、沟通和开展相关业务等工作发生业务招待(礼品)费，必须事先报经项目总负责人(区域主管)批准，原则上每次不得超过300元人民币，每月不得超过两次；项目总负责人单次发生业务招待(礼品)费不得超过500元人民币，每月不得超过三次。

招待费报销时须填写《招待费审批单》，同时在《费用报销单》上注明个人伙食费扣除额(每餐扣30元人民币)，经规定的审批流程批准后方可报销。

(2)雇佣海外当地人员费用。海外项目组由于工作需要，在项目所在国家和地区雇佣当地人员协助工作的，应同被雇佣人员签订劳务协议，经办人需填制《公司海外项目人员雇佣费用明细表》，注明人员雇佣的工作内容、工作天数和支付费用金额，并需领款人本人签字，经规定的审批流程批准后方可报销。

(3)罚则。对出国费用报销过程中弄虚作假者(如报销仅供个人使用的非工作用品、非常规公共生活用品、使用虚假票据、虚报费用、虚报出差天数等)，公司将视情节轻重予以通报批评、记过处分等，并给予相应的经济处罚(违规额度的2～5倍)。

通过以上海外各项费用开支标准的制定，明确了费用开支的内容、范围、标准，为员工掌握开支额度、公司财务报销票据提供了准确的依据。

原始单据审核中发现的问题及解决方法

(一)票据控制

1、发票真实性问题

我们国家税收采取的是以票管税原则，强调的是发票的真实性，而巴基斯坦、伊朗不是这样，他们采取的是自主申报原则，因此国家不是统一印制发票，基本是企业自己设计发票，同时巴国目前没有国有的公交、出租车、自来水、有线电视等系统，服务业全部为私企或个人运营，因此基本无票据。针对上述情况，我们规定的应对办法是小额费用的统一填写费用统计表，注明时间、地点、用途、人员、费用由当事人、证明人、项目经理签字确认，对经财务审核不合理或经比对不合理的金额直接减除。

2、飞机票反复报销

因项目人员无工作签证需反复去境外飞签，因此一个人在境外工作半年仅飞签用的机票一次就需4张飞机票，半年6次签证就需24张飞机票，而国外机票一般一式三联，报销时由于单据过多很有可能机票的不同联被反复重报，因此审核的具体措施是机票应以一联报销(但要附上其他联)。

注：飞签就是指签证持有者由某个酋长国机场出境，从而消除海关签证记录，再由该机场移民局出具新的签证，使其可以在境内再滞留30天。

3、票据的书写及数字为外文

比如在伊朗，无论官方、民间单据的书写一律为波斯文和波斯数字，不是阿拉伯数字。这给单据的审核、认定带来很大的障碍。为此，我们采取先由伊朗本地员工将波斯语翻译成英语。数字译成阿拉伯数字的方式。而货币的计量符号和波斯数字的各种书写方式，在财务部设有标准样本用于比对。

(二)费用控制

1、招待费、礼品费、食品费的管理

海外吃饭都是自己解决，这就容易将购买的各种物品混在一起报销，比如日常超市购买的食品、烟、日用品、到外面餐馆的饭费、节假日的聚会餐费等等。为此我们按照招待费、礼品报销标准，要求发生前先通过邮件请示同意后方可执行。同时也充分考虑到员工在海外聚餐的必要性，除此之外，对于明显不合理、制造虚假发票的(有些租赁的住所是提供餐饮的，于是在餐饮票据上虚开金额)以及对于食品、吃饭方面超过报销标准的部分，坚决不予报销。而在报销范围内的严格按每餐扣除30元人民币的标准报销。

2、办公费、低值易耗品、生活用品的管理

海外工作时需要大量的办公(打印、传真机、当地员工用的计算机)，勘查用低值易耗品(各种勘查、计量、测试工具)，生活用品(家具、被褥、餐具、饮水机)等。国外这些物品价格一般为国内的5倍，二手也要两倍以上，因此在购置时一般建议购二手的，并建立领用台账。工具、设备、固定资产、低值易耗品在移交时要有清单，在撤离时必须变卖，并将余款交公司。

3、签证中介费、移民局手续费的管理

在境外签证中介费、移民局手续费大多是需要美元或欧元的，在报销时要特别注意有无将美元按欧元汇率折成人民币报销的。

4、交通费用的管理

因为勘查、设计、商务需要大量的租车、打车，因此我公司一般采用和当地租车公司签长期、固定的长包合同，以减少费用，同时要求被租车辆具备双燃料功能(汽油和天然气)，在市内等近郊区跑时，用天然气(价格便宜)、长途用汽油。

5、外聘人员工资管理

为减少人工成本费用(主要是国内员工每天45～55美元的补助)在海外开展业务时一般都聘用大量外籍员工(月薪在2000～4000元人民币)，但聘任及月薪的发放都由项目经理实施。为防止舞弊，公司要求签约、发放时，工资发放表等涉及金额的重要信息要以打印方式体现，并要有公司证明人的签字才可发放，签字后的工资表不能再变更。

(三)其他细节控制

1、借款项目相关问题管理

借款不分项目和个人用款，造成项目用款紧张、个人清款困难或拖延不报销，甚至不办手续而离职。其中有些员工个人消费高达借款的三分之二，针对此现象公司陆续出台了项目负责人制，并大幅减少员工出国借款金额，建立财务人员委派制度，如必须大额借款，带到项目后必须交财务人员，然后再由项目负责人借出。回国后由项目负责人统一报销。

2、两种货币计量符号问题管理

在一个国家可能会出现两种货币计量符号，如在伊朗同时存在两种货币的计量方式，官方的为Rail(里尔)、民间的用Toman(土曼)，其换算比为1土曼=10里尔，这主要是因为伊朗受经济制裁货币里尔太不值钱，目前1人民币兑换1400里尔，所以在民间交易时，用Toman计量可减少数字后的零，便于计算。但在报销时为防止将里尔当土曼报销，要特别注意两种货币的符号，为此，我们一律按里尔折人民币报销。

3、金额数字书写问题管理

因巴国、伊朗的货币贬值，金额数字巨大，要防范在数字末尾加零、在数字前面加1等行为。规定单据必须有大写，并加千分位号，同时审核时必须熟记和对照当地国家的数字大写格式。

以上这些审核中出现的问题和处理方法，是经过长期实践总结出的心得，并在工作中得到了广泛的运用。当然此间也经历了许多非常情况，并不是管理上的初衷。但是正是通过不断地发现问题，解决问题，不断地完善财务管理制度及相关办法，海外业务成本、费用的控制工作才得到了极大的完善。而这对其他企业的海外业务财务控制还是具有借鉴意义的。

海外成本、费用支出管理与国内管理存在较大的差别，给财务工作带来很大难题和管理风险。