浅议高校党政秘书的协调工作

陆 锋

协调，是管理活动中一项重要的职能。协调的本质是通过对各部门和各阶层不同利益的调节，达到一种有序和均衡的状态。在高校的行政活动中，不仅部门与部门之间需要协调，上级和下级之间需要协调，而且领导与领导之间也需要协调。有效地行政协调可以提高行政的效率，发挥各部门的职能和作用。在高校的行政活动中，谁能够担当起协调的“信使”呢?行政秘书无疑成为了这一重要角色的承担者。可是在实际的行政活动中，秘书进行各种协调工作时会面临种种困难，如何有效地开展协调工作，如何提高秘书的协调工作能力成为了一个需要研究的问题。

一、高校党政秘书协调工作的领域

秘书工作是一项综合性辅助工作，是社会组织管理活动中的一部分。从协调的对象来分类，秘书的协调工作主要有以下几类：

1，领导成员之间的协调工作

领导成员之间关系的协调，原则上应由主要领导或者上级领导负责做工作。但是，了解决策全过程和负责安排领导事宜的秘书人员的协调作用是不可低估的。一是在决策过程中，由领导之间的意见分歧引出的一些问题需要协调。如有的领导平时深入基层较少，调查研究不多，对具体实际情况了解不够，讨论中“想当然”地发表看法，导致意见分歧。秘书人员应利用会后的时间主动找领导交谈，反馈一些本次讨论的实际情况给领导，帮其体面地“下台阶”。二是一些重大活动，需要多个领导共同商议时，由于领导之间碰面的时间少，需要靠秘书做好先期的沟通和协调，

2，上下级关系的协调工作

秘书工作是一个综合性的工作，涉及到组织运转的方方面面，它不像业务部门那样各司其职、各负其责，分管某个方面的工作，而是要对各部门工作有所了解，协调它们的关系，把它们联系成一个有机的整体。对整个学校负责。秘书需要沟通上上下下的部门，协调各级部门工作。一是要协调机关各职能部门的工作，二是要协调各院系之间的工作。

3，与校外各单位的协调工作

随着高校为社会服务的领域不断拓宽，与社会的交往日益频繁，校外协调逐渐成为高校协调工作主体。秘书责无旁贷地承担了接待校外符单位的工作、安排各项事宜的工作，需要和外单位的工作人员进行协调和沟通。

高校刘外协调首先是与地方政府及各职能部门的协调，即与省、市、区、街道及政府派出机构和各职能部门的协调。其次，与兄弟院校、科研院所、乃至高级中学的协调。第三，学校还要加强与大中型企业、公司、乡镇企业的合作，有选择地建立一些产学研合作基地。此外，办公室还需要与政法机构、仲裁机构加强联系，通过法律途径调解各种纠纷，利用法律武器保护学校及师生的利益。

二、秘书在协调工作中遇到的困难

1，秘书权力的依存性，造成威信难树的境况

在高校行政管理体系中。党政秘书充当领导的参谋、助手和事务工作者的角色。他的基本职能是协助高校领导开展各项工作。秘书这一职位的特点决定了他们本身是不具备权力。在学校内部相关部门进行协调工作时，它是借助于领导权威的惯性实现其权力的运作。实质上，秘书的协调是一种非权力性的“软”协调。它协调的权力来自于领导权威的延伸和扩展。这一特殊权力的依存性一方面给秘书协调工作带来便利，另一方面也给协调工作带来了困难。无权力的秘书对基层单位开展协调工作时，势必面临一个权威树立的问题。秘书的权威既不是来自组织制度框架体系，也不是来自个人的人格魅力。它的权威是带有依附性的，是建立在与领导间微妙的人身依附关系上。他在开展协调工作时，会遇到两个方面的困难：一是协调对象对其产生不信任感。特别是在涉及重大的利益问题时，领导未能亲自来协调，委派秘书来协调。协调对象很容易产生各种质疑：秘书无权，他来能起到什么作用，他又能否真实向上反映情况，他会不会带有私人的情感偏袒另一方，这无疑给秘书协调工作带来了巨大的阻力。二是秘书和领导间这一特殊的关系，容易给协调对象造成秘书以“二领导”身份自居的印象。这一认知上的错觉，造成了协调双方心理上的疏远，加大了秘书开展协调工作的难度。

2，部门利益的纠葛，加大了协调工作的难度

在一个组织里，由于各个部门在组织中所处的地位不同，会形成不同的部门利益。领导处于组织中的核心地位，是行政组织的决策和指挥中心，决定了他们代表的是学校的整体利益。他们必须站在学校的高度上总揽全局，把握学校的长远利益。基层各单位是组织中的具体职能部门，承担着执行的任务。理想的组织运作是各部门在领导的统一部署下，开展各项行政活动，部门利益必须服从学校利益。在实际的运作过程中，事与愿违，出现各种各样的利益冲突。既有部门利益和学校利益的冲突，又有部门利益与部门利益之间的冲突。面对着各种利益的纠葛。领导需要采取各种方式进行协调。秘书作为领导工作的助手，有责任协助领导协调各项工作。攸关各方利益的问题，往往牵一发而动全身。秘书在协调工作时，有时会一面成为领导的“受气筒”，另一面成为部门的“出气筒”。

3，秘书的从属地位带来的尴尬境地，使协调工作进退维谷

党政秘书是为高校领导服务的。高校领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益取向，秘书必须服从领导的指挥。但服从不代表盲从，秘书也有自己的独立意识。在具体的活动中，秘书除了服务领导、服从领导之外，还需要对领导成员之间进行协调。任何一个组织系统，要使它能向良性方向发展，领导之间的团结是首要的条件。在现实的生活中，领导班子不和普遍存在。解决这一问题的有效途径是秘书需要主动地协调领导班子之间的关系。由于秘书处于从属地位，他在协调领导班子关系时，面临很大的困难。首先，山于秘书人员是领导的下级，不像上级协调下级那样，可以居高临下，也不像授权协调那样，可以放开手脚。其次，领导之间存在误解、隔阂、分歧和矛盾，虽有公开争吵的情况，但更多地是内隐式的斗争，对事对人的看法放在心里。彼此之间是以隐对隐，占在彼而意在此，用含蓄的方式暗中较量。秘书只能根据自身的观察做出判断，判断也有失误的情况。秘书稍有处理不当，造成某些领导的误解，容易陷入吃力不讨好，“坠入夹被褥之中”的困境。最后，高校的党政秘书是同时服务于几个领导，当领导之间关系不和谐时，化解矛盾和处理问题有时会让自己陷入“里外不是人”的境况。

4，高校行政管理体制的弊端，给协调工作带来隐形的障碍

秘书协调工作的困难不仅仅是来自于秘书自身的因素，还有来自于高校行政管理体制内缺陷的因素。一是高校行政权力和学术权力的纷争，聚焦于秘书的协调工作之中。目前，在中国高校里，行政权力挤占学术权力现象严重，行政权力的泛化导致学术权力的萎缩。秘书处于行政权力的中心，处于政策活动的枢纽位置，决定了秘书会成为行政权力的坚定维护者。当秘书与各教学科研单位开展协调工作时，往往成了攻击的对象，不自党地让自己陷入争论的漩涡之中。二是校、院两级管理体制的转型，造成的权力分配矛盾，阻碍了秘书的协调工作。今天的许多高

校，正由校、院、系三级管理体制逐渐向校、院两级管理体制的转型。学院制的建立，根本上是要将高校权力中心逐渐下移，变垂直管理为扁平式管理，扩大学院和系的自主权。目前，从我国校院两级管理体制的改革来看，基本处于“事权下移，财权、人权和重大事权仍然集中在校级”的状态，校级权力与院系权力仍然处于分庭抗礼的胶着状态。这种名则独，实则管的状态，给秘书的协调工作带来极大的困难。三是高校实行管理干部“双肩挑”(管理+教学科研)的模式，让秘书在协调工作时陷入“两难境地”。一难：这些部门的行政管理者主要把精力放在教学科研上，对管理不太重视，加上本身缺少必备的行政管理素质，不善于管理，对人事纠纷或学术利益矛盾的处理缺乏相应的经验，导致管理上的涣散、低效、乏力。秘书下去协调工作时，由于管理者对部门业务不熟悉，无法有效地传递和沟通信息。二难：众多“双肩挑”的管理者皆是某个学科领域里的带头人，是学术造诣颇深的学术人才，凭借其在学术领域中的显赫地位，奠定了其在学校中的独特位置。其独特的位置可以使他们不把秘书协调的事情放在眼里，秘书也拿他们无可奈何。

三、增强秘书协调工作能力的建议

1，定位好秘书的角色

在高校的组织结构关系中，秘书身处领导的身边，为高校领导服务，这一特殊的组织关系决定了秘书必须准确定位好自己的角色。特别是在协调活动中，准确地定位角色，明确职责是做好协调工作的关键。在协调工作时，秘书定位自己的角色，要注意两个方面的问题：

一是，要站在全局的位置上把握协调工作。高度决定视野，站在全局的视点上看问题，协调工作，能有效地把握问题的实质。把握全局，才能掂量出每件事情的分量；想到全局，才能与领导思考问题的方向保持一致。秘书顾全大局，很重要的一点是坚持“以服务为本，以学校为主”，自觉做到为高校领导服务、为机关服务、为教学单位服务，自觉履行“为公去协调，协调要为公”的原则。

二是，准确就位而不越位。高校党政秘书是参而不决、谋而不断，与领导的关系就是主与从的关系，是“主角”与“配角”的关系。作为一名秘书，决不能忘了这一基本前提。决不能越过“配角”位置扮演起舞台上的“主角”，与领导发生矛盾、对立和抵触，犯“角色冲突”的错误。在上下级关系协调时。无论是对上还是对下关系的协调，秘书必须严守本分，不擅权越位。遇到问题，不替领导拍板，而要积极和领导反馈，提出相应的预案，及时请示、汇报。在横向关系协调时，对待基层单位，要平等待人、尊重诉求、表现亲和；对待机关部门，要友好协作、多方沟通、取长补短。

2，领会领导的意图

秘书的协调工作主要是在领导的具体指挥下进行的，需要如实而有创造性地执行领导的意图。正确领会领导意图是秘书开展协调工作的前提条件。领导意图有明示性和暗示性之分。对于领导的明示性指示，秘书一要吃透协调问题的具体情况，深入开展调查研究；二要吃透相关的政策和法规，有的放矢地把握领导意图的实质。本着“不歪曲，严落实”的原则，领会领导的意图，开展协调工作。对于领导的暗示性意图，秘书需要通过领悟才能把握到位。秘书把握领导的“暗示性意图”，需要注意几个方面的问题：—是必须练就很强的观察能力。秘书要对领导的生活背景、文化水平及社会关系有全面地了解，谙熟领导的个性性格、思维方式、行为习惯和爱好等情况。在平时和领导沟通时，要注意观察领导的言行举止，从中了解他内在的心理状态。在工作和生活中有意识地培养和训练各方面能力，使自己具有灵活的反应力、快速的理解力和正确的判断力。二是善于揣摩领导的“话中之音”。涉及到要害人员，或领导成员之间关系的问题时，领导指示秘书协调工作时，一般都是“话中有话”。秘书要从领导说话的语气和措词人手分析语气的轻重、说话的方式、措辞的力度。要分析领导和协调者之间的关系，尝试站在领导的角度揣摩问题。三是思维与领导同步，行动早于领导做准备。领导在酝酿某项方案时，往往都有一个筛选和权衡的过程。在措施没有思考成熟的时候，一般不会明示表达出来，但在不经意的谈话、行事中。会无意流露出来。这些不经意的流露足以让秘书了解到领导的初步想法。秘书必须在思维上和领导同步，想领导之所想，认真分析领导的方案可能需要牵涉到的问题，可能需要掌握的信息等相关事宜。秘书必须深入基层调查，收集相关的信息，主动听取有关方面的想法和心声，把握下面人员的心理动向，预先做好协调和了解工作。

3，注重协调的艺术

灵活地运用各种协调方法，可以使协调工作事半功倍。协调的艺术要把握三个方面的内容：

一是把住势。势主要是指事态的趋势。用好势。可以有效地推进协调工作。首先，捕捉时机。常言道，机不可失，时不再来。任何事物的发展变化都存在着时机，协调是一种动态的管理过程，也同样存在时机。在捕捉时机时，一要看准“火候”，二要当机立断。其次，巧妙借势。秘书人员在协调上下级或部门矛盾时，巧妙地利用多种已有的或潜在的有利条件，借用他人力量推进协调。如可通过领导的指示、文件等方式巧妙借用领导的权威，开导对方。

二是握住度。度是指协调的力度。协调是一种刚柔并济的管理活动，必须要把握好度。首先，科学地用刚性的行政方法进行协调。秘书凭借组织之间的隶属关系，用下达命令、指示和文件，或规章制度等形式，开展协调工作。其次，灵活地把刚性的协调方法和柔性的协调方法结合起来。如一项活动的开展，需要多个部门共同参与。领导委派秘书牵头，各部门参与，分工合作。秘书一方面发义向各部门说明活动的目标、拟定的实施方案、工作的进度等方面内容，进行信息沟通。另一方面，各部门在磨合的过程中出现隔阂和矛盾时。秘书不仅需要加强各方的信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互信任和理解，而且要充分利用私人关系，润滑各方僵硬的关系，推进彼此的谅解。最后，在人际关系的协调上，恰当地使用柔性的协调方式。协调活动的外在表现是对事的协调，实质是人与人关系的协调。秘书以坦诚的态度对待矛肝的双方，用疏导的方法理顺各方利益，用幽默地方式化解儒局，充分使用各种柔性协调方法处理人员之间的矛盾和冲突。

三是切入点。秘书在协调各方利益和矛盾时，要善于找到解决问题的关键点和突破口。首先，找到沟通的契合点。协调的关键是多方或双方的沟通。但在沟通的过程中，会受到诸多因素如观念的差异、专业和职务的差异、信息的障碍、语言表达的差异等因素的影响，使沟通受阻。秘书人员必须全面分析协调双方的实际情况及利益诉求，找出其一致点和分歧点。从双方的共同利益一致点出发，通过彼此间的思想沟通，把双方认识上相同、相近或相容之处融合形成一个初步的协调方案。把这一协调方案发放给各方，多跑动，多协调，劝说双方以大局为重，求同存异，逐级化解矛盾。其次，用好感情牌。协调工作是一种微妙的关系处理，善于用好情感的因素，发挥“感情效用”。秘书在日常的人际交往中，一是要树立好自我形象。积极跑动，和各部门的主要负责^、建立稳定的友好的关系。二是在下去调研时，认真倾听各方诉求，在言语交流中，适当地流露出对他们利益诉求的认同和理解，并及时地把他们的意见反馈给领导，让自己成为大家都信得过的人。三是在矛盾僵持不下时，适当地动用个人的人际关系，以情化解矛盾。

四、增强秘书的素质

高校是知识分子的“聚集地”，是高素质人才的“培养所”，是思想成果的“孵化器”。是文化传播的“辐射源”。这一特殊的环境对秘书自身的知识内涵、文化修养提出了更高的要求。要想做好协调工作，秘书必须增强自身的素质。

一是提高政治素质，加强理论修养。做一名称职的高校党政秘书，必须努力提高理论修养和政策水平，全面掌握党的教育路线方针政策。了解教育工作大局。

二是完善知识结构。现代秘书需要了解的知识是全方位、多层次的。秘书人员要适应新形势要求，必须有深厚的文化底蕴，广博的知识结构。在公文写作、文学艺术、社会交际、科研教学等方面都要广泛涉猎。深入研究，打下坚实的基础。

三是提高礼仪修养。高校党政秘书作为领导的辅助者，不可避免地跟随领导参加各种社会公务活动。秘书需要广泛接触各类人，处理各种关系，他的一言一行攸关着学校的形象。秘书必须加强学习办公室礼仪、服饰礼仪、饮食礼仪、外事礼仪等知识，使自身具有良好的礼仪修养。

四是提高调查研究能力。作为高校的秘书人员，要做好领导的参谋角色，需要深入教学、科研、后勤现场，倾听群众反映，开展调查研究，为领导决策提供第一手材料。