电力企业档案管理问题与对策研究

摘要:随着计算机等现代化办公设备的广泛应用,大量电子文件应运而生,无纸化办公的步伐日益加快,科技的发展给电力企业档案管理带来了新的变革,电子文件的产生改变了传统的管理模式,但是同时也存在一些问题,为了顺应电力飞速发展,必须加强对电力档案管理。文章阐述了档案管理存在的问题,并对问题提出了研究对策。

关键词:电力企业;档案管理;电力体制改革

中图分类号:G271文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)35-0040-02

电力档案是电力工业发展历史的真实记录。随着中国电力工业的飞速发展和进步,电力档案包含的信息容量也越来越丰富庞大,电力档案巨大的利用价值也越来越被社会认识和发现。如何及时有效地管理并利用这一庞大的信息资源,更好地为电力工业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、全面、准确的服务,已成为电力档案工作面临的一项紧迫任务。

随着电力体制改革和企业结构调整的不断深入,电力生产、经营等进入了一个新的发展阶段。电力企业档案管理工作必须调整工作思路,采用新方法、新科技以适应新时期电力企业现代化管理的要求。近几年来,电力档案系统在实现档案管理现代化方向也取得了长足进步。

一、电力企业档案管理新问题

多年来,在电力企业档案工作者的共同努力下,档案工作紧紧围绕电力发展和经济建设这一中心主题开展工作,取得了一定的成绩。但是也出现了一些新问题,其主要是:

(一)企业档案意识淡薄

企业对档案管理缺乏足够的认识,不重视档案工作,尤其是企业法人档案意识淡薄,企业日常工作中形成的大量档案均分散保存,档案散失情况严重。资金投入不足,管理手段落后,档案室设施不全,保管条件落后;没有健全的档案制度,造成档案内容不完整,数量不齐全,手续不完备,无法为企业提供高质量、高效能的服务。

(二)企业档案的编研开发力度不强

企业档案管理人员队伍不稳定、素质参差不齐、工作业务繁忙,因而对档案的收集、整理、归档、保管比较注重,而对档案编研、信息开发利用工作却不够重视,甚至忽视了档案的编研和信息开发利用工作,使档案在企业发展中的作用没有充分发挥出来。

尽管有些电力企业档案工作已达到国家一(二)级档案管理的工作标准。但是,档案的利用工作远远不能满足现代企业发展的需要,部分企业的档案管理手段比较落后,档案资源共享程度不够,各企业单位在原始资料收集、整理和归档等方面不能严格按照档案的要求去做,致使企业的档案长期不能及时归档,资料流失和损坏的情况时有发生。比如说每年的文件不能全部按时归档(文件附件不完整),音像、光盘等资料部分保存在部门和个人手中等现象时有发生。在编写企业年鉴和电力志的时候,常常遇到某些问题难以解决。

(三)档案人员短缺及业务素质不高

有些档案工作者学历层次低,责任心不强,缺乏对档案工作理论知识及专业知识的学习,有的档案人员身兼数职,工作变动频繁,不可能全身心地投入到档案管理中去。这种现状致使档案保管都成问题,档案工作基础薄弱,利用更无从谈起,产生效益便成为一句空话。

目前,尽管各企业档案管理人员网络已经建立,但总体上难以按照档案工作的要求扎实地开展各项工作,各单位(部门)专兼职档案人员工作调动频繁,档案人员队伍不够稳定。作为各企业档案管理工作的行政职能部门的档案人员,一般单位只有一个或两个档案管理人员。

二、加强电力企业档案管理的新对策

(一)提高依法治档的自觉性

《档案法》、《档案法实施办法》是档案和档案工作的根本大法,应结合电力企业改革与发展的实际情况,宣传贯彻好《档案法》,强化档案法制教育,进一步增强企业领导和工作人员的档案法制观念和档案意识。

档案管理部门及档案工作者,必须紧紧跟上经济发展的形势,抢抓机遇,乘势而上,树立服务大局、服务中心、服务社会的全新服务理念,坚持经济工作发展到哪里,档案工作就延伸服务到哪里的原则,找准服务重点,拓宽服务领域和范围,用先进的技术手段和科学的管理方式,以最快捷、最方便、最全面的服务,最大限度地满足电力企业对档案的需求。

(二)加强档案管理,使档案管理工作与电力企业改革同步进行

努力为电力企业生产、经营建设提供主动服务、超前服务和跟踪服务,发挥好档案的服务功能。为适应企业改革发展的新形式,不断转变观念,开拓思路,大胆尝试,创新工作。在工程档案管理方面,要不断在项目档案管理工作中总结分析经验和不足,吸取教训,根据实际情况采取相应的方法,提前预测归档可能出现的问题,采取防范措施,做到事前介入、事中控制、事后监督,及时沟通工程管理部门、项目专责、施工单位及归档人员,搞好配合协调,得到他们的支持。

(三)进一步建立和健全档案管理机构和管理制度

电力企业改制后,必须根据电力企业产权所有制的变化,实行以电力投资(控股)企业为主体的档案管理专业化、多元化的运作模式。同时根据电力企业发展的需要,制定企业档案管理制度,做到统一标准、统一规范、统一管理,确保档案工作有序发展。

要加强档案管理工作的领导,成立由企业领导挂帅,部门负责人专门抓落实的领导体制,把档案管理列入企业管理工作的重要议事日程,与其他工作同研究、同安排、同部署,年底与其他工作一起考核,要定期召开会议,研究部署档案工作,协调解决档案工作中的问题,同时挑选责任心强、整体素质高、有奉献精神的同志做档案管理工作,强化其责任意识和大局意识,形成以兼职档案员收集,专职档案人员整理、保管的工作流程。

(四)树立现代化意识

现代化的管理手段,是提高档案工作的重要途径,使档案管理工作更趋于科学化、规范化、程序化。现阶段电力企业档案工作的努力方向是:首先,实现计算机化,即运用“文档一体化”计算机管理系统与计算机辅助立卷等方法,实现文件归档、归档处理、档案验录、档案维护、档案查询、档案制表、档案利用、系统服务和系统扩充等功能,达到“前文后档、一次输入,多次享用”的目的;其次,实现数据化,建立或引进档案管理数据库,开发光盘技术,实行光盘存储,开发光盘检索;最后,实现网络化,运用计算机网络技术,实现档案检索与传递的网络化,使档案信息资源畅通无阻,做到资源共享。

(五)建立以人为本、和谐创业的人才培养机制

作为供电企业,需要培养和造就各方面的管理人才。从总体上看,各企业的档案人员素质参差不齐,普遍存在档案专业技术基本功不够扎实,专业档案人员人才缺乏的问题,在一定程度影响了企业的档案管理工作。企业必须通过各种渠道配备专业的档案管理专职干部管理此项工作。根据企业现有发展规模和现代化企业的要求,档案室可以考虑作为单设机构,成立档案科(馆);配备专业人员2~3人。同时,企业可以考虑将资料室、信息管理统一由档案科集中管理,并对单位兼职档案人员进行业务上的指导工作,必要时可按月进行考核,进一步规范和强化对档案的管理工作。

在人才培养和管理方面,我们可以采用走出去、请进来的培训方法,重点是对各级档案人员普及档案管理的基本常识,尽快掌握档案管理的基本工作要求。企业可以在档案人员的岗级、职称、奖金等方面加大奖惩考核力度,调动档案工作人员的工作积极性,使他们在各自的工作岗位上充分发挥他们的聪明智慧,为企业的发展积累更多原始资料。

三、结语

重视档案管理工作,不断加强档案管理机制,完善档案基础业务建设,提升档案现代化管理水平,提升档案信息提供利用服务水平,实现了基础管理标准化、检索方式多样化、服务手段现代化的管理目标。为企业改革与决策、安全生产、经营管理以及精神文明建设工作提供了全面、及时、准确的档案信息服务,有效促进了企业的发展。

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作者简介:黄仁湛,男,广西平南人,广西电网公司平南供电公司档案管理助理馆员,研究方向:电力企业电子档案管理、档案管理网络化等。