大力推进三个创新 加强企业档案管理

徐维玲

档案工作在企业发展中的基础地位十分重要,切实加强和改进企业档案管理,充分运用档案信息资源为企业改革发展服务,是企业档案工作的主要任务。面对新时期企业经营管理对档案工作提出的新要求,我们必须紧紧围绕为企业服务这一主题,始终坚持解放思想、与时俱进,大力推进观念、机制和管理创新,不断增强和拓展档案工作的综合功能,更好地服务于企业改革发展大局。

一、推进观念创新,推动档案资源在服务中发挥效益

(一)要强化档案是资产的观念。在企业,无论是文书档案、科技档案还是专门档案,无论是文字档案还是音像档案,都是企业生产经营实践活动的结晶和智慧积累,是企业发展历程的真实记录和客观评价。企业发展的历史沿革,企业所有产品从设计、试制、正式推出到品牌的创立,无不包含着历代企业员工的聪明才智和心血,无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上,无不体现着企业每一代档案工作者的辛勤劳动。比如,青海省盐业股份有限公司茶卡制盐分公司从其前身茶卡盐厂于上世纪五十年代成立,直到现在的发展历程,其艰苦创业、发展壮大的经验,是难以用金钱买到的无价之宝。这些经验和历程,不仅真实地记录着企业发展所走过的每一个脚印,具有重要的存史作用,而且同时具有重要的资政作用,对企业每一代建设者在深刻总结经验的基础上正确把握企业发展规律,创新工作举措,推进企业不断发展壮大具有不可替代的作用。可以说,档案财富是一种非常重要的资产,而且是独一无二的资产,我们一定要千方百计去管理好、保护好、利用好各种档案资料。只有始终树立这样的观念,才会在思想上高度重视档案工作,增强工作积极性和主动性,勤勤恳恳、无怨无悔、尽心竭力地做好档案工作。

(二)要强化档案是企业独有信息和知识的观念。在当今瞬息万变的市场经济大潮中,各个企业特别是那些成立年代较早、具有悠久历史的企业,其各自的档案都是独有的原始记录,记载着未公开的、未申请专利的知识和技术,如各种设计资料、图纸、数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果没有这种意识,就不可能做好企业档案管理工作,在市场竞争日益激烈和信息手段高度发达的今天,就很容易泄密,给企业造成无法挽回的损失。

(三)要强化档案具有实用效益的观念。档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物,它是在各种生产要素的配合下产生并不断完善的。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的,实践证明,许多企业技术革新、技术发明的问世和重大管理决策的出台,都是在充分研究相关档案资料,全面、准确了解掌握相关基本情况的基础实现的,可见只要管理好、利用好档案,就能产生好的经济效益和社会效益。因此,档案工作很重要的一项职能就是服务,它的服务性集中体现在档案信息资源的开发利用上。就企业档案工作人员来说,除了要认真负责地搞好本企业档案材料的搜集、整理、保管等基础工作外,其最主要的任务就是扩大档案信息资源开发的深度和广度,尽可能挖掘档案信息的隐性化价值,积极主动地为企业各项工作提供及时有效的服务,这也是企业档案工作最根本的服务方向。

二、推进机制创新,使档案工作更加适应企业发展要求

企业的档案工作要适应现代企业的发展要求,就必须对企业档案工作实行机构创新、机制创新和制度创新。

(一)机构创新的核心是精简。无论哪个企业,精简、效能、统一都是必然趋势,企业档案工作也要按照这一要求,扩大档案工作的外延,深化档案工作的内涵,整合力量和资源,把过去只是单一管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”,负责企业机关及所属各部门、车间各级各类档案资料和其他信息的收集、整理、保管和提供利用等工作,并以计算机网络系统为平台,实现各种信息资源的联合开发和资源共享,真正形成一个集团化的信息联合体。这样,既符合现代企业精干、高效的原则,又有利于增加企业档案管理的自主性、便捷性和灵活性。

(二)机制创新的关键是高效。近年来,青海盐业不断深化内部改革,以使企业运行的体制机制更加适应市场经济的需要,高效合理运作,增强企业活力,以创造最大的经济效益和社会效益。按照这一总体要求,企业档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新,始终坚持与时俱进,始终坚持没有创新就没有发展的管理理念,深入分析研究工作存在的薄弱环节和突出问题,敢于否定自己,善于完善自己,真正从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换,提高办事效率,让档案资源成为企业科技创新、技术改造和管理创新的动力源之一。

(三)制度创新的实质是要增强内驱力。回顾多年来的档案工作实践,领导支持固然非常重要,但具体活动的开展却要靠各项制度的规范和档案专业人员的不懈努力,推动档案工作制度创新关键是要发挥档案工作人员的工作积极性和主动性。目前看来,茶卡制盐分公司的档案管理制度还不够健全,一些重要的档案仍然比较分散,管理不够规范,降低了利用率,必须制定较为细化、规范,更加针对性和可操作性的管理制度,明确规定档案工作的目标任务,以及各职能部门、各车间兼职档案员在档案工作中的义务和责任,评价档案工作效果的方式、方法,以及月考核、年评比的相关办法,职责明确,奖罚分明,有效地调动起全体专兼职档案人员的工作积极性,推进档案工作规范化、制度化。

三、推进管理创新,全面提升档案工作整体水平

(一)在提高工作效率上下功夫。坚持从档案工作的每一个环节做起,切实改进不符合、不适应工作需要的薄弱环节,以每一项具体工作的改进促进整体工作效率的不断提高。比如,在立卷环节,要尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤,从组卷的形式到装订的手段上考虑,取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤,做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,尽量缩短立卷归档周期。又如,目前计算机已广泛应用于档案管理,但大多仅限于各类档案目录的输入、输出或检索,而在档案资料编研、档案信息交流以及档案业务管理等方面应用则较少,应不断创新工作方式,加强电子文件归档管理工作,充分发挥现代化信息设备在档案管理中的重要作用,进一步提高工作效率和服务水平,使档案工作真正成为企业灵敏、准确信息系统的重要组成部分。

(二)在提高人员素质上下功夫。随着电子计算机在档案中的广泛应用,随着办公自动化水平的不断提高,随着无纸化办公的推行,今后企业许多岗位都能形成电子文档,这就要求这些岗位上的每一名员工都要懂得电子文书处理和归档的一整套程序,了解纸质文件和电子文件归档的关系,明确各类文件材料形成、积累、归档在各个管理岗位上应负的责任,更好地实现信息资源共享。为此,要对企业各级专兼职档案人员加强包括办公自动化、电子政务知识在内的业务培训,提高档案人员的综合业务能力,在企业内部加快建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。

(三)在加强信息安全管理上下功夫。现代化信息设备和网络在公文处理和档案管理中的应用,既提高了工作效率,但同时也使得重要文件资料失密泄密的途径增多、机率增大。为此,要围绕既提高档案信息利用效率、又确保档案资源保密,通过建立健全管理制度和管理方法,建立严格的权限管理机制,加强对档案资源特别是企业核心机密的管理,确保档案信息资源安全。

(四)在增强综合服务功能上下功夫。着眼于把企业档案室建成为企业生产经营管理、质量管理、设备管理、人事管理、财会管理等方面档案信息的汇集中心,进一步增强工作主动性,加强信息搜集,把好档案鉴定关,不断丰富馆藏内容。在此基础上,加快提高档案的现代化管理水平。一方面,要完善管理制度,包括保管制度、保密制度、统计制度、立卷归档制度、利用制度等,促进工作规范化、制度化。另一方面,要利用现代化的信息处理和分析工具,抓紧制作开发利用档案必备的检索工具,多途径多形式地开展档案信息咨询,始终使档案工作与企业的发展创新保持同步,使档案工作人员的努力与企业提供的资源形成合力,不断提升档案管理工作的科技含量,更好地为企业领导者进行科学决策与管理提供信息支持,为企业科研设计工作创造必要条件。

(作者单位:青海省盐业公司茶卡制盐分公司)