对成人高校学籍档案管理的几点思考

吴　珊

[摘 要]随着社会发展和科学技术的进步，档案越来越引起人们的重视，对于高校学生档案管理工作而言，机遇与挑战并存。要做好高校学生档案管理工作，必须增强档案意识，完善管理制度，加大审查力度，进行现代化管理，以适应新时代的要求。

[关键词]成人高校 学籍档案 管理

“学籍”专指通过入学考试、符合招生规定条件被正式录取，并按照学校规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业(或结业)整个培养过程中以学籍的取得、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案主要包括学生录取通知书、考生报名登记表、招生录取花名册、成绩表、奖惩材料、毕业生登记表和毕业生验印名册等。成人教育同普通教育一样，学籍管理也是一项非常重要的工作。相对于普通教育而言，它具有自己的特点，这些材料内容丰富，形式多样，可利用性和服务性强。正如一些专家所指出的：“重视学籍管理，明确成人教育学籍管理的基本原则和内容，进一步完善管理体制，加强学籍管理工作，对于全面贯彻党的教育方针，保证教育质量，具有重大的现实意义。”

综观近20年来各高等院校成人教育学籍管理规定，无可否认，有它存在的价值与功绩。但是，我们又不得不承认，现行的成人教育学籍规定，又明显落后于形势，赶不上时代的发展，尤其是网上招生模式的出现，更显示出自身的无奈与弊端。如此看来，成人教育学籍管理改革是迫在眉睫了。目前成人教育学籍管理主要存在以下三个方面的问题。

一、思想观念上的认识模糊

成人教育尽管在近20年发展迅速、成就巨大，但是，在相当一部分人们的心目中，仍把它当作正规教育的补充与附庸，甚至还有少数的人把它看作是创收的渠道。由于不能摆正成人教育的位置，不能认识到成人教育工作的重要地位，所以对学籍的管理，也没有当作重要的工作来做，具体表现在成人教育学籍管理上的“四重四轻”：即重普通教育学籍管理，轻成人教育学籍管理；重学历教育学籍管理，轻非学历教育学籍管理；重校本部学籍管理，轻函授站学籍管理；重目前(学生在校学习时)学籍管理，轻后期(学生毕业后)学籍管理。

二、管理制度不完善、缺乏科学性和一致性

目前由于归档材料范围不够明确，致使有些档案材料如论文只存入本校的文书档案，而学籍档案中很少有存档的现象，这就给用人单位对人才的考察和使用带来诸多不便。笔者在实际操作中经常发现一些纰漏，如有些该有单位负责人签字盖章的栏目，出现了只有盖章或是只有签名，有些连时间都漏填，失去了考察了解干部的时效性和实效性；有的毕业论文甚至连题目都没有，只有成绩一项等等；有的在学籍档案的传递过程中，不按规定办理，档案袋不密封，甚至不装袋直接让本人递交，发生泄密现象。做任何事情都必须讲究科学性，学籍管理亦然，尽管近些年各个高等院校都有一套完整的成人教育学籍管理规定，但是这些规定是不甚科学的。各院校成人教育学籍管理基本上是各自为政，从普通教育学籍管理变通而来的。而普通教育与成人教育无论在教学目的、教学方法以及教学管理等方面都有着极大的不同，尤其是学籍管理，更有它的特殊性，如果照搬普通教育的管理模式，可谓削足适履、张冠李戴。纵观各高校的成人教育学籍管理，其内容与实施细则都不尽相同。比如考勤，对旷课，请假的处理原则就各不相同，差异很大，甚至有的就没有作出明确规定。而事实上，相对于普通教育，考勤是成人教育学籍管理最具特色，又最难把握的一个管理项目。成人教育学生成分复杂，思想认识与知识水平差别很大，考勤既是一件特别困难的工作，又是保证教学质量一项非做不可的重要工作，怎样做，按什么样的标准去处理应该要有科学性的尺度，更应该有统一的尺度。再比如学号的问题，也同样缺乏统一的科学管理。学号是学生入学之后的编码代号，是系统管理最为关键的一个类别。在普通教育那里，学号的编排是一个统一的整体，但在成人教育方面，学号的编排是最为头疼又最为混乱的。各个高校在成人教育中的学号编排是五花八门，各尽其能。有的按录取顺序编排，有的按专业次序编排，有的把本部与函授站分开编排，有的则按办学形式、层次编排，等等，没有一个统一的标准。如果说在过去还可以对付，到了今天数字科学管理的时代则无论如何要进行变革了。

三、审查监督机制缺乏，学生档案资料残缺不全

在填写毕业生登记表时，经常出现这样的现象：填写毕业生成绩、鉴定、组织评语等方面流于形式，表格收回后也没有按照相关的程序进行严格的审核即予以归档，一切“从简”。整个过程缺乏有效的检查、审查和监督。另外，成人教育学生档案资料残缺不全可能是各个高校存在的最大问题。其原因主要是办学者的思想不重视，当然也有学生档案比较齐备的院校，但较之普通教育，的确相形见绌。

针对以上问题，笔者提出几点改善学籍档案管理工作的对策：

（一）增强档案意识

1．增强领导档案意识

做好高校成教学籍档案管理工作，实现学籍档案工作的科学化、规范化和现代化，需要有物质、人员、技术的保证。因而，各级领导的重视尤为重要，应该首先增强领导的档案意识，提高领导对档案工作重要性的认识。“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节。”档案是反映人类社会实践活动的原始记录，是人类文明史的见证。档案是重要的信息资源，是对已经展开的社会活动过程的真实记录，这些真实、可靠的档案信息又可以为新的管理决策提供依据。学校学籍档案的产生、积累和保存有利于学校工作的承继，反映了领导任内的真实业绩，是学校一个时期办学工作的真实写照与客观实据，也是继任领导做出科学管理决策的重要依据。因此，各级领导要对学籍档案管理工作高度重视。要选拔优秀人员管理学籍档案，并进行必要的档案法律法规和业务知识、技能的培训，建立一套有效的培训管理办法。对档案工作中出现的困难与问题尽量给予及时解决，在财力物力上尽可能给予支持，为学校的学籍档案管理工作走上系统化、规范化的运行轨道，提供思想、人员、设备和工作环境与条件的必要保证。

2．增强工作人员责任意识

要完善学籍管理，还要有一支政治觉悟高、责任心强、工作踏实、甘当无名英雄的学籍管理队伍。以优质的服务确保工作的顺利进行。其次，应归档的材料要及时归档。发挥学籍档案的参考，利用功能，有效地实现档案的社会价值。在明确档案的重要性的基础上，认真学习《 档案法》及有关政策法规，加大档案法规的宣传教育力度，充分树立档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性。

（二）完善管理制度，提高管理的科学性和一致性

1．建立一支人员相对稳定，知识结构较为合理的管理队伍

要根据学籍档案管理工作开展的需要合理进人。从年龄结构、专业知识结构、计算机技术应用能力等方面考虑，合理配备管理人员。充分考虑工作人员自然流动的可能性，避免因断档给工作造成损失，因为学校的学籍档案管理工作延续性很强，内容繁多，情况复杂，安排非专业人员从事此项工作时，必须先培训后上岗。业务骨干要保持相对稳定，注重专业技术人员的梯队建设，维护档案管理工作的专业性、承继性。

2．提高档案管理人员素质

学籍档案管理内容繁杂，业务量大，涉及的原则性，政策性强，事关学生的切身利益和学校办学的社会声誉。学籍档案内容是具有保存价值的重要个人信息，是高校整个档案工作的重要组成部分，每一位管理者对此应有清醒的认识。建立一支思想觉悟高、责任心强、业务技能过硬、爱岗敬业、熟悉本行业的法律、法规和业务标准、成熟稳重、心态良好的管理队伍是做好档案工作的必要保证。只有全面提高学籍档案管理人员素质，才能实现学籍档案的科学管理。

3．要加强管理者对新技术的学习和应用

计算机技术和通讯技术组成的现代高新信息技术的出现，使整个世界产生了巨大的变革。在信息技术广泛应用的情况下，档案的形成、管理、利用、保护都将发生巨大变化，档案将构成信息产业的一部分，利用计算机等高新技术开发档案信息资源将成为时代发展的必然。因此，档案工作者要将接受新技术的应用教育放在重要位置。为提高高校成教档案人员的现代化管理水平，高校和有关部门要有计划地对管理人员进行计算机应用和相关专业知识的培训，建立必要的岗位技能考核制度。通过培训，使管理人员熟知和掌握计算机的基本操作技能与日常维护常识，提高档案管理人员的技术水平和档案的收集、整理、利用和提供服务的水平。

4．要通过学习、借鉴和工作研究，开拓视野，增长才干，提高管理水平

坚持参加继续教育和业务知识、技能的学习和培训，获得新知识，跟上形势，并具有坚实的业务知识基础和技能。通过请专家搞讲座，到档案管理的先进地区，行业和兄弟院校参观学习和交流，开拓视野，增长见识，取人所长，补己之短，努力开展档案事业的新局面。鼓励管理人员在做好本职工作的同时，积极开展工作研究，提高个人素养，迅速成长为专业思想牢固，业务素质全面的管理者。

（三）加大审查力度，确保档案的真实性

为保证档案质量，成人教育主管部门应定期检查，加大审查力度，及时纠正出现的问题。 特别要抓好学生毕业前学籍档案的检查审核，确保档案材料真实、完整和规范。切实把好质量关。要根据学籍档案管理工作标准要求，明确工作责任，纳入目标管理考核，以保证学籍档案质量。

（四）进行现代化管理

面对新形势，新要求、高校成教学籍档案管理工作必须改变以往的手工操作，进行现代化管理。近日，国家教育部要求从2004年开始对2001年以来的所有毕业生证书档案实行网上管理，同时对2001年以前的毕业生也实行十年回登，即把十年前所有的毕业生的新生录取库与毕业生库进行核对并上网。要严格按此要求执行，对高校成教学籍档案管理工作实施科学化、网络化管理。

新的时代和教育发展的趋势，对我们高校成教学籍档案管理工作者提出了新的要求和挑战，顺应新形势，进一步调整，建立和完善学籍档案管理制度，并注重管理制度的贯彻执行，势在必行。我们一定要突破原有落后观念，努力学习，与时俱进，以高度的敬业精神，加强自身各方面的综合修养，通过构建自身合理的素质结构认真做好学籍档案管理工作，为稳定学校的正常教学秩序、提高教育质量、推动学校的健康发展提供重要的保证。

参考文献

[1]章文清，高校成人教育学生档案管理的现状与对策[J]江西科技师范学院学报，2003，（6）

[2]林红霞，对高校学籍信息化管理的初步探讨[J]襄樊职业技术学院学报，2007，（4）

[3]周红霞，成教学籍档案管理现状与对策[J]浙江档案，2005，（4）