现代公司合同管理之初探

[摘要]市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。在日常经济活动中，人们经常要面对形形色色的合同，而现代公司的经济往来也主要是通过合同形式进行的。所以说，能否实施有效的合同管理、把好合同关，是现代公司经营管理成败的一个重要因素。就现代公司中的合同管理，提出一些见解，以供相关人士参考。

[关键词]公司管理 合同管理 权利义务

中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：1671－7597（2009）0120178－02

现代公司经济往来中的合同已成为当前信用经济的一部分，在法制的保障下逐渐成为市场行为的重要表现形式。而合同管理作为现代公司法律顾问事务的一项重要工作，已不再是简单的要约、承诺、签约等行为的总和，它是一种全过程、全方位、科学的综合管理事务。现代公司若能对本企业的合同实施有效管理，将会为公司管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。

一、合同在现代公司内部管理中的作用

（一）明确公司与员工之间的权利与义务关系

首先作为公司来说，如果没有合同某些条款的保护，在进行内部管理时就可能缺少了一些有力的制约措施，比如说，跳槽问题、侵犯商业秘密问题。现在有不少猎头公司，专门挖别人的核心人才。你自己好不容易物色、培养了公司的顶梁柱，委以重任，但他突然第二天不辞而别，给你个措手不及，使公司陷入困境。每个公司都有自己的商业秘密，不管是经营信息，还是技术信息，都是你这个公司保持竞争优势的资本。虽然你采取了种种防范措施，但是却永远无法杜绝你身边的员工有意或无意将其泄漏出去。如果你的公司出现了上述问题，怎么办？这就必须以严格的规章制度去约束员工，而由员工签字的合同是对其最好的约束。一方面，合同对某些想违约的员工来说是一种震慑，另一方面，对已经违约的员工，已经签订的合同为追究他们的法律责任提供了依据。

现在一些公司经理们存有一种误解，认为公司一旦与员工签订了劳动合同，就应当到劳动保障部门办理备案、合同鉴证手续，还要缴纳社会保险，等等，诸多的手续繁杂，且所缴费用多，因此不愿意与员工签合同。实际上这和掩耳盗铃没什么两样。从另一方面讲，由于有劳动法律法规的保护，作为用人单位的公司，即使你不签劳动聘用合同，你的员工照样可以通过劳动法律维护自己的权益。因为公司与员工之间的劳动雇佣关系的存在并不完全依赖于劳动合同的订立，它是一种法律事实，只要双方一方提供劳务，一方支付报酬，双方就建立了一种事实劳动关系，无论有没有签订合同。相反，作为公司来说，由于没有合同某些条款的保护，在进行内部管理时就可能缺少了一些有力的制约措施。

（二）明确投资者之间的权利与义务关系

兴办公司，除个人独立出资之外，只要是与他人一起出资兴办公司，不管是哪种形态的公司，出资人之间都要签订一份出资协议，以对各方的出资份额、比例、管理权限、盈亏分担、公司终止后财产分割和债务分担等内容做出明确的约定。这些协议的内容是公司章程的重要构成部分，而公司章程相当于公司的内部宪法，经过公司登记机关登记注册后，就会产生高于其他私订协议的效力。这个协议如果签的不好，一旦发生纠纷，就难以解决。

现在有一部分出资人为了通过注册登记审查，想方设法地找几个人冒充股东，或者搞假合资，而实际出资人只有一个或是少数几个人。他们事先拟定一个假协议，假借不同人的名义将出资总额分散，你出几十万，我出几十万，又拟好了章程，几个假股东也在章程上签了字，公司如期成立了。公司经营一段时间之后赚钱了，过去很好的假股东却突然跳出来，要求分红、分财产，而实际出资人不愿意给，双方无法达成一致，最后不得不闹上法庭。法院在案件审理过程中，到公司登记机关一调档，股东们的出资比例和权利义务在档案里规定得清清楚楚，无法证明股东是假的。

二、合同在现代公司外部交往中的作用

公司在对外经济交往过程中，离不开合同。合同在这里既作为证据起到证明双方权利义务关系存在的作用，又起到了约束双方的作用。合同在现代公司外部交往中的作用主要体现在以下几个方面：

1．追究违约赔偿权。依合同法律法规的规定，合同当事人一方违约，另一方有权追究其违约责任，遭受损失的，有权要求对方赔偿。现代公司在对外经营活动交往中，如发现对方违约，有权要求对方承担违约责任。

2．撤销或变更合同权。公司在签订合同过程中存在重大误解、显失公平、等情形时，可以行使合同的撤销权或变更权，以维护自身的合法利益。

3．代位权。在合同履行中，因债务人怠于行使其到期债权，对作为债权人的公司造成损害的，公司可以向人民法院请求以自己的名义代位行使债务人的债权，但该债权专属于债务人自身的除外。代位权的行使范围以公司的债权为限。公司行使代位权的必要费用，由债务人负担。

4．抗辩权。公司在进行外部交易时，作为合同当事人一方，在《合同法》第66、67、68条规定的情形出现时，享有同时履行抗辩权、后履行抗辩权和先履行抗辩权，以减少自身的经济损失。

三、现代公司在合同管理中存在的问题

现代公司在合同管理中存在的问题主要体现在一些中小规模的公司法定代表人或相关负责人，不熟悉合同法律法规的一般规定，基本上没有把合同管理纳入经营管理之中，合同法律意识普遍不高。其中较为突出的一个表现就是公司的公章、介绍信和空白合同等重要的法律文书被人非法盗用、不合理借用，另外对联系业务的公司员工的相关授权不明也是容易引发纠纷的原因之一。有些公司没有制定明确的授权规范和制度，导致有些部门超出自身权限范围越权对外签订合同，也有些一般员工在未经授权的情形下对外签订合同。因此明确公司合同签订中的授权制度是依法规范合同管理的一个起始点，并且明确普通授权、特别授权、转授权代理、授权委托书的管理和使用等，对企业实施财务、物资采购等集中有效管理也提供了明确的法律依据。

再者，有些公司在合同签订行为上存在不规范、约定不明确的情况。这些公司在日常经济交往中，虽然注意到签订合同的必要性，但却不重视合同内容的规范，这样的结果往往是对合同标的约定不明确，合同条款不完善，责权利表述不明确，意思表达模糊，这样的合同极容易陷入欺诈圈套，引发大量合同纠纷。鉴于此，笔者认为格式合同的采用有助于部分公司规避此类问题。因为，格式合同一般是在总结了大量的实践经验基础上起草的，对双方的权利义务约定比较平衡和均匀，因此建议尽可能选用规范的格式合同来处理双方的经济往来。在合同中对双方权利义务和相关条款作出明确的约定，无论对方的诚信如何，使自己风险降低到最低限度，这也是经济活动中必要的一种风险防范意识。

还有部分公司不注重签书面合同，盲目轻信“口头承诺”。一些公司在与熟人、朋友以及老客户进行交易过程中，为图省事，一般就按照惯例和约定俗成进行合作，一些重要的书面文本被几句话一带而过，但，一旦一方失信，便纠缠不清，引发合同纠纷。据统计，70%的企业签订合同的金额不足实际经济往来总额的40%。有的公司仅凭对方只言片语的电报、电话、发货通知单就进行交易，给合同履行带来隐患。分析双方不签订合同的原因既有出于信任对方的可能，也有图省事的可能。但恰恰就是因为这些合同签订过程中出现的不必要的过错，致使当事人事后需要花费大量的精力和时间来弥补和处理这些当初图省事的一时举动。

四、对现代公司合同管理的几点建议

鉴于现代公司中合同管理方面存在的上述问题，笔者提出如下改善建议：

（一）建立健全的公司合同管理规章制度

要使现代公司的合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同的资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。公司通过建立合理有效的合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

（二）加强公司合同管理人员的培训教育

合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着整个公司的合同管理质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，这不但有助于增强合同管理人员的工作责任感，也利于提高其自身的合同法律意识。

（三）加强重大合同的审查管理

一般地，现代公司的重大合同主要有：中外合资合作合同、公司购并合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、标的额巨大的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对公司的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，作为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事资信调查、合同谈判到文本的起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理等一系列的工作，都由专业的法律顾问部门参与，以严格控制合同管理的整个过程，预防合同纠纷的发生，有效维护公司合法权益。

（四）实施有效的监督和结算

签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，所以，对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道公司各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督，具体可采取或制定贷款支付复核程序，以实施有效的管理。

（五）正确、及时地处理违约纠纷

合同违约纠纷发生后，为挽回经济损失、避免情势恶化，公司法律部门应区别具体情况，选择合适的违约条款和纠纷处理条款，及时采用协商，仲裁或诉讼等方式，追究违约方的违约责任，积极维护公司的合法权益。

五、结语

强化现代公司的合同管理，可以使我们在业务工作中由“事后救火”变为“事前防火”，牢牢树立“亡羊补牢已晚，防患未然为先”的观念。总而言之，现代公司的合同管理，是一个值得深入研究和探讨的大课题，除上述一些管理思路之外，一个现代公司的全面合同管理，还需要注重组织机构、规章制度、人才引进和培养、法律知识培训以及相关计算机软件管理等各方各面的相互配合支撑，使得现代公司的合同管理更加趋向完美，相得益彰。

参考文献：

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[2]汪浩竞，合同在公司外部交往中的作用[J].《浙江工人日报》，2005.12.

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作者简介：

余先玲，女，经济法学专业硕士，长期关注和从事经济法学理论和实践研究，现为广州华立科技职业学院教师。