燕京惠泉 砍掉OA“鸡肋”

谢伟锋 霍 娜

1938年,福建惠安一位姓王的资本家创办了一家以地瓜干造酒的小作坊。这位王姓资本家不曾想到,70年后,当年的小作坊竟成为了现在全国知名、挂牌上市的啤酒集团——福建燕京惠泉啤酒股份有限公司(简称燕京惠泉)……

前后70年,经过国有改造、引进啤酒露天大罐发酵新技术、通过GB/T19000-ISO9002质量体系认证、在上海证券交易所正式挂牌上市和北京燕京啤酒股份有限公司注资,燕京惠泉一步步规范、成长了起来。

随着强强联合,子公司及托管公司的增加,燕京惠泉的规模不断扩大,公司日常办公的工作量也迅速增加,公司到处呈现一片忙碌的景象:领导事务繁多,日程安排紧凑;员工也是身影匆匆,有的忙着拟定文件后组织会审,并提交给领导,有的忙着复印文件下发到各个部门,有的忙着给子公司的相关人员邮寄会议信函等。为改变复杂、低效的手工办公方式,燕京惠泉决定引进OA——办公自动化系统,来方便内部员工快捷地共享信息,高效协同地工作。

话需求 打尖还是住店

“客官,您是打尖还是住店?”来往客栈的客人需求各不一样,企业对于OA的需求也各不相同。经过调研分析,燕京惠泉对OA的应用需求主要为:个人通信、信息共享、工作流和决策支持等。

在燕京惠泉,没有OA之前,员工一般通过QQ来进行通信。这存在一定的安全隐患,且不便于管理。企业内部迫切需要一个安全的即时通信平台,来记录和管理员工之间的工作通信内容,提高对员工业务的监督和管理水平。

部门内部和部门之间的信息沟通不通畅,资源不能共享,也需要一个信息交流和资源共享平台,来让相关人员都能便捷地借阅合同底稿、了解技术中心新产品和市场部新产品包装、查询各车间月底报表等。

另外,在企业运作过程中,各种申请、审批、公文要在不同的人员和部门间签转,并需要进行统一归档,这就更需要一个灵活的工作流处理机制和协同办公系统。

当企业领导做出决策时,需要将决策信息及时快速地发布给各级相关人员,来作为他们决策和开展业务的依据。因此,一个有效的信息资源发布的机制和平台对燕京惠泉来说也是至关重要的。

做调研 技术架构打擂台

引入OA的前期,2005年下半年,燕京惠泉组织人员到兄弟单位进行考察已经上线的OA。在考察的过程中,考察组发现大多数单位上OA存在着四个问题:第一,盲目投资,见什么就上什么;第二,系统功能繁杂,中看不中用;第三,技术选型没把关,后续开发维护成问题;第四,实施过程仓促,新增项目无法切入。

OA,最贵不一定最合适。大多数厂商鼓吹自己的系统功能繁多,目的在于吸引用户,可他们的产品在实战中往往派不上用场。市面上的OA也有多种技术架构,企业必须根据自身的技术力量和所处的IT环境进行技术选型,以备二次开发和维护。一套OA如果没有自定义的模版,等系统上线、开发小组撤走以后,企业在经营过程中要新增审批项目时,会无处入手。

经过前期的参观考察,经过若干次简单的试用,燕京惠泉总结出了当前的四种OA办公自动化系统的技术架构及其优劣。

燕京惠泉属于啤酒制造行业,各方面事务流程比较繁杂,单纯套用市面上的商品化软件很难完全适合企业的具体需要。而且有些市面上的商品化软件还会掺杂一些中看不中用的功能模块。因此,燕京惠泉需要一个自定义开发的,为企业量身定制的OA软件。

选自己的型 招自个儿的标

经过前期的产品考察和市场调研后,2006年初,燕京惠泉成立了以分管副总为组长,各职能部门负责人和计算机中心全体人员为成员的工作小组,然后结合本公司具体的应用需求,对OA进行技术选型和工程招标。

为了能与公司其他软件应用系统进行整合,燕京惠泉考虑OA选用SQL2000为数据库平台,因为以前公司采用的用友U8财务系统和啤酒分销系统采用的都是SQL2000数据库,。

同时,为方便后续维护和二次开发,燕京惠泉建议开发商选用使用率比较高和使用范围比较广的ASP.Net开发工具,因为基于ASP.Net技术实现办公自动化系统具有运行速度快、性能稳定、可拓展等特点。

考虑到公司工作人员对计算机熟悉程度高低不一,燕京惠泉建议开发商采用B/S结构,软件的安装只在服务器端进行,客户端实现 “零”安装;所有系统管理及升级只在服务器端进行,各客户端无需任何设定,这样在系统升级和更新时不会影响用户的数据资料 。

基于以上考虑,燕京惠泉的工作小组和开发商,根据先前提出的应用需求,初步拟定了一些OA的常用功能,以适用为出发点,坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能,选择了一个功能紧凑,满足自己核心需求的,用户容易上手的OA,其常用功能模块包括文件传输、自主流转、固定审批、公文流转等。

实施即控制、沟通、解惑

2006夏季到2007年,开发商在燕京惠泉工作小组的协调下,进行了开发和试运行,并在2007年年底上线运行。项目实施并不是件容易的事,而是一项挑战。实施就是控制项目边界,就是沟通,就是用管理思维去发现问题,用技术思维来解决问题。

业务流程调研是实施中的关键步骤。系统实施人员在调研、分析过程中要从细处着手,了解客户各种业务的操作流程及其所涉及到的各种单据,以及单据在各个部门之间是如何传递,各个岗位人员的职责是什么,每个人员做哪些工作等。在项目中经常会有这样的情况:在对审批项目和审批流程进行分类时,会发现前期所做的调研有遗漏,这时沟通与协调是比较重要的。

实施过程要注重用户培训。在燕京惠泉,由于各类参与人员水平参差不齐,从简单的入手,可以由点到面、由浅入深地引发他们对OA的信赖,并启发他们更广泛、更深入的需求。迅速地推广和深入是为了尽快把技术应用于管理中。在试运行过程中,很多用户不信赖OA的审批流程,总是担心它发出的审批是否已经到达下一审批人;就算到达了,下一审批人是否留意到该待办审批。其实用户完全可以通过手机短信的方式进行催办,也可以自己查询所拟的审批已到达哪个环节以及各环节领导的签署意见。

实施过程中,实施方对每个阶段都要提供相应的验收报告,同时甲乙双方要签字备案,这样,在发生实施变动时有据可查。备案资料在项目结束后将成为技术支持部门的文档,方便他们后续的支持工作。

在OA的试运行过程中,燕京惠泉曾考虑整合原有的MDAEMON 电子邮件系统,但是在随后的调试过程中,发现公司各部门邮件的收发量很大,会影响OA流程审批的响应速度,而且通过OA接发电子邮件会因为IE插件的问题造成不同程度的邮件乱码、遗漏、转发不成功等问题,最后燕京惠泉还是回到了原来独立的MDAEMON企业邮件系统。在随后的行业交流中,燕京惠泉发现有很多企业在OA升级过程中,也把以前整合在一起的邮件系统分离了出来。

用起来才是硬道理

无论什么系统如果应用不起来,功能再好也是摆设。OA应该舍弃一些不切实际、使用率不高的功能模块。比如,燕京惠泉一开始上了一个“报销管理”模块,但是实际应用中涉及的报销凭证的粘贴、票据的复核,都依赖于人工审核,只有在全部凭证、票据审核通过再付款审批时,才适用网上审批,故而该模块不切实际。后来燕京惠泉就放弃了这个模块。

实际应用中流程定义的变更非常普遍,比如调研时将“人事请假”模块分类为固定审批,可是在实际应用中却发现存在很多客观问题,比如请病假、产假时,公司要求必须把医院证明材料、处方材料扫描成附件,发到人力资源部审核通过,如果是公伤还需要同事的证明才能请假,而事后补假等都是简单操作,人力资源部只需留底核对月底奖金即可。基于以上多种原因,应用一段时间后,燕京惠泉将“人事请假”设置为自主流转。

自主流转和固定审批应该建立一个可以自定义的工作模版,模版的内容有:申请人、部门、申请时间、申请主题、申请事由、正文、附件。因为在软件上线正式使用的后期,开发人员已经基本撤走了,一些后续新增申请事务很难再通过组织二次开发进行完善,这时可以通过自定义模版进行简单的启用。如最近燕京惠泉开始启用的“带薪年假”制度,OA上需要增加“带薪年假”的审批项目,系统人员就是通过原先保留的自定义模版,把它添加到自主流转的可批项目中。

另外,如何保障机要文件的安全,如何保证流程流转过程的安全?这类问题是企业高层比较关注的,燕京惠泉在OA系统中相关的安全措施有弱密码检测、密码加密、SSL加密协议、数据加密存储、详细的日志记录、数据库的安全设置等。

最后还要注意的是,从IE上直接打开的OA文档往往不能直接进行编辑,因为它在打开后是作为IE临时文件保存在用户电脑的IE临时文件夹里,并非保存在OA服务器上,有可能被系统清除掉。很多用户直接进行编辑修改,然后跟平常一样点击“保存”,关闭OA之后,却怎么也找不到这份文件。对于需要进行编辑修改的文档,用户应该先下载到本地,或者采用“另存”的方式,把它保存在本地电脑里。

燕京惠泉OA的选型、实施和应用过程是国内企业的OA应用的典型代表,它的难能可贵之处就在于其在系统上线之前对技术结构平台的深入了解和对系统二次开发功能的重视。

合强软件市场调研显示,目前成功实施OA的企业仅为45%。而纵观实施失败的企业,40%是由于产品功能不够强大,个性化不足,不能满足不同企业不同管理模式和流程的个性化需求;25%是由于采用的技术架构不好,难以有效支持OA;20%是由于软件供应商后续服务停滞或转型造成的; 15%是自身管理等内部因素造成的,诸如企业的制度调整、管理人员变化、重视程度不高、缺少专业技术员等。

OA该如何“选对郎,上对轿”?

企业应量体裁衣选购适合自己的“萝卜青菜”,但简单、实用、快捷应是OA选购的重点。燕京惠泉最后采用ASP(ASP.Net)+MS SQL Server模式的OA也正基于这点。同时,燕京惠泉OA上增加“带薪年假”的审批项目的细节也显示出二次开发、自定义扩展功能的重要性。

总之,企业OA系统建设成功有六大标准:理念先进、功能适用、使用方便、服务到位、价格合理、协同性强,符合这六大标准才说得上是“选对郎,上对轿”;同时,OA如何成功实施、应用,调研的准确、流程的吻合、领导的支持、培训的周到、支持的到位等事项也很重要。(OA专家 吴勇毅)