浅谈高职院校档案信息化建设中存在的问题及应对措施

常　虹

随着信息化时代的到来,高校档案信息化建设成为一种必然趋势。面对目前我国高校档案信息化建设过程中存在的问题,高校应积极应对,更新观念,创新技术,健全制度,强化管理,努力造就熟练掌握网络信息技术和精通档案业务的复合型人才,以加快高校档案信息化建设的进程。

档案信息化是以计算机、网络、信息技术为手段,以档案资源为对象,以档案工作为依托,以档案管理学最新理论为指导,按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求,开展档案的收集、整理、保管、开展和利用的现代化管理过程。目前,我国已步入信息化稳定发展期,随着信息社会和档案事业的发展,档案信息化建设是高校档案管理面向未来、加快发展的重要保证。在数字化档案馆建设过程中,高校档案部门要“超前指导、全程控制”。在电子文件形成时就要注意及时收集电子文件归档,并确保归档电子文件的质量。笔者就如何进一步加强高职院校档案信息化建设进行了浅显的分析研究。

一、高职院校档案信息化应用现状

由于大多数高职院校都是在原来的中专学校合并的基础上组建而成的,档案管理人员比较混杂,对档案信息化工作了解很少,从而导致单位对档案信息化的认识程度参差不齐,严重制约了高职院校档案信息化的建设和发展。主要表现在以下几个方面:

1.对档案工作重要性认识不到位。不少档案人员存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的观念。另外,有部分长期从事档案管理的档案人员对手工管理模式很满意,并凭借资格老获得了高级职称,但这些人自身素质较差,文化程度较低,根本无法开展档案编研、开发利用工作,就更谈不上懂计算机网络技术,对现代化管理和信息化应用知识的了解几乎为零,不想了解,更没能力掌握,存在着安于现状的心里,这些都成为制约高校档案信息化建设的内在因素。

2.对档案工作不够重视。有些高校的领导对档案工作不够重视,认为档案工作很简单,只是保管些材料,负责给利用档案者提供材料就行,所以在经费投入方面,相对其他工作而言,投入的资金非常少,导致档案部门不具备档案保管和管理的最基本的条件,更谈不上购置现代化档案管理设施设备。

3.档案工作现代化管理手段单一。缺少档案信息化的软件,满足不了高校档案管理的需要。即使有的单位添置了档案信息管理软件,逐步在将档案目录录入到计算机中,能够实现简单的目录查询、统计等功能,但由于专业技术跟不上,根本不能运用自如。再者商家的售后服务等工作不能及时到位,致使档案信息化建设及发展受到制约。

4.档案管理队伍综合素质偏低。档案管理人员队伍中,缺乏懂计算机网络技术人才,多数单位是将年龄较大的、文化较低的女同志安排在档案部门,这就使高校档案信息化建设工作缺少智力支持。

二、应对措施

综上所述,档案信息化建设中存在的问题,我们必须正视存在的不利因素,并采取积极改进的态度,将被动变主动,将不利变有利。

1.档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性工作。如果从业人员只习惯于传统式的手工管理模式,而不肯更新管理观念的话,即使单位上建起了网络,购买了最新的软件系统,也不会真正将系统应用起来,致使软件成为一种摆设。因此,档案人员必须更新观念,提高对档案信息化建设的认识,自觉学习新的科学技术知识,提高业务素养和技术技能,提高创新素质,从业人员能力的提高要与时代发展同步。

2.要建立健全激励机制。高校的档案部门与其他部门相比,不但不被看重,而且由于工作辛苦、待遇不高、无人关注等是造成年轻人不愿来,是人才流失的重要原因,使档案队伍成为高校中的弱势群体。要彻底改变“干多干少一个样”的管理体制,因此,要建立健全激励机制,通过增加档案工作人员的福利待遇,方便职称评定等形式,一视同仁地对待档案工作人员,提高档案工作者的地位。使他们没有被遗忘的感觉,才能激发他们的工作热情,为档案事业心甘情愿地奉献出他们的聪明才智。

3.领导应该把档案信息化建设列入学校发展规划中。档案现代信息化建设需要投入必要的资金,网络化档案管理信息系统涉及服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容,既购买软件,也要购买其他必须的服务设备。所以,高职院校要把档案信息化建设列入学校发展规划中,尽力满足档案信息化建设所需的经费,给档案现代信息化建设提供充足的资金保障。

4.要加强对高校档案部门现有人员的继续教育,为培养创新人才搭建平台。引进人才是有限的,故培养人才势在必行。因为大量的工作主要还是靠现有人员来完成,这就要求现有的年龄偏大、学历偏低、专业知识偏少、不懂操作现代化管理设备的档案工作者,通过参加继续教育的学习,不断充实提高自己。单位内部要营造良好的学习氛围,尽可能地为档案工作者提供接受继续教育的机会,通过参加培训。全面提高其综合素质及工作水平。档案继续教育机构要改变流于形式、没有实效的培训方式,适应时代调整充实学习内容,革新教育方式,使继续教育成为培养档案创新人才的阵地。

5.引进专业人才,完善档案现代化信息化建设。适当引进一些具有档案专业学历,又精通计算机网络技术的年轻人从事档案工作。虽然高校人员编制紧张,教学一线急需引进高层人才,但也绝不能忽视档案人才的引进。要充分认识现代的档案信息化管理与过去的看家守摊、你查我找的传统档案管理方式完全不同;一定要明确当今档案事业的发展不仅需要政治觉悟高、责任心强、默默无闻、甘于奉献的人来承担,而且他们还要具有创新意识,具有掌握新知识、新技术的手段及使用新设备的能力。只有了解这些,才能把综合素质较高的人才安排到档案工作岗位上,以保障档案现代信息化建设对人才的需求。

总之,档案工作信息化建设和发展对经济建设具有极其重要的作用,档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨,同时也需要档案工作者、档案工作管理者及档案业务管理部门的共同努力,只有大家齐心协力,档案现代信息化建设才会向更深、更广、更有效的方向发展。

(编辑/永安)