浅析检察档案管理工作存在的问题、原因及对策

程盼盼

随着社会法治进程的加快,人们的法律意识、档案意识逐渐加强,人民检察院的档案也将发挥出更大的作用,但我们也应清醒地认识到目前检察院的档案管理工作还存在许多问题与不足,有待我们针对其原因提出对策。

一、档案管理工作中存在的问题

(一)档案整理、装订、归档不及时。

(二)档案室保管条件比较差。

(三)档案人员业务水平相对比较低。

二、问题产生的原因

(一)档案意识不强,档案法制观念淡薄。人民检察院档案在工作中的重要性是不言而喻的,但由于我国法律体系的不是很健全,加上有些办案人员档案意识不强等原因,对档案工作重视还不够,档案意识薄弱,监督力度不强,未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证,虽然把档案工作列入年度工作计划,也有专人负责抓落实,但真正把档案管理工作作为部门工作有效机制来抓方面还存在缺陷。各科室档案没有及时整理、装订、归档,移交综合档案室,而是放置在各职能科室。通常情况下,科室形成的各类档案在一年内务必整理、装订、归档集中到综合档案室保管,各科室不能自行保管。

(二)档案硬件设备不齐全。实现档案管理现代化。一方面要改善档案装备条件,扩充库房容量;要改善档案保管条件,配备空调、微机、除湿设备、消毒设备,最大限度地保护好档案,尽可能延长档案的寿命;另一方面要提高科学管理档案的现代化水平,采用微机管理档案,并与其他部门形成网络,建立便捷的归档登记、查借档登记和检索工具,使档案管理更加科学化。

(三)档案管理制度有待健全。我国《档案法》中明确指出:“各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构,应当建立科学的管理制度”。检察档案也有一个发生、发展和提高的过程,就其程序而言也有收集、整理、鉴定、检索和提供利用等各项工作,因此,科学化的管理不仅体现于有完善的工作体制和较现代化的工作手段,还需要建立健全完善的制度体系。

三、问题解决的对策

(一)提高认识,加强档案管理意识。一是从加强档案宣传上入手,利用各种有效载体抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育,使广大干警充分认识档案工作的重要性,落实好依法执政、依法治档的工作机制。二是加强对档案工作的领导我院成立了检察长任组长、办公室主任为副组长,各科室负责人为成员的档案工作领导小组。办公室主任负责具体工作,档案室归口办公室统一管理,切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围,及时分析研究解决档案工作遇到的问题,并把档案工作列入本部门年度考核范围,为档案事业发展创造一个良好的内部环境。三是要围绕档案“及时、完整、统一”的要求,做好档案收集及管理工作,完善归档档案的内容。作为档案人员要注重平时档案收集工作,了解有关本部各科室档案收集、立卷归档及工作动态规律,争取档案收集工作的主动权,以便及时将有关科室形成的档案立卷归档,统一管理,确保档案种类、内容真实完整。四是做好档案人员的思想稳定工作,解决他们的实际问题,为他们提供良好的发展平台,使他们能安心本职工作,从而促进档案工作的持续稳定的发展。

(二)克服经费上的困难,完善设施,改善档案管理环境。档案管理的好与坏,直接影响到档案的寿命,为此,作为单位档案室必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求,完善单位档案室保管条件。要进一步加大对本单位档案室基础设施的投入,严格按档案管理“八防”标准要求,不断完善档案室的保管条件,做到档案室统一整齐规范。院领导在资金紧张的情况下,想方设法,多方筹集资金,针对管理要求,设置阅览室和办公室,配置了专门电脑,购买了档案箱柜、温湿度计、灭火器等,并为库房安装了防盗铁门、铁窗,使库房达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠,保证了“三铁”、“八防”措施的落实,加强了档案资料的安全性,为档案目标管理上档次、上水平创造了有利的物质条件。

(三)加强业务学习,提升档案管理水平。当前,有一支相对稳定而有发展的档案队伍,还不能够适应新时期档案工作发展需要。随着社会的发展,科学技术的不断进步,档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化,高科技也应用到档案管理工作中,因此,提高档案人员的素质,加快档案工作科技进步,是推动档案事业发展的关键。一是要加强对档案人员的教育培训,在注重实用性上下工夫。二是要加强对档案人员再教育,促使他们努力学习档案专业知识和科学技术,提高档案管理的水平,要对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。同时,要结合档案工作实际,创造性地开拓档案工作新思路,适应新时期档案工作发展需要,要积极做好档案信息开发利用工作,提高档案利用率,更好地为部门领导、基层群众服务,为经济发展和构建和谐社会服务。

(编辑/穆杨)