强化大中型企业档案管理的四要素

梁红艳　张　赫

随着社会主义市场经济的建立和完善,国有大中型企业的改革已进入攻坚阶段。面临新的形势,企业内部的档案管理工作能否顺应改革的大趋势,尽快建立起一整套适应现代企业管理体制的档案管理模式,是我们当前和今后一段时期要解决的严峻课题。因此,必须改变传统的、僵化的档案管理方式,强化国有大中型企业档案管理的“四要素”。即:精干有力的组织机构、集中统一的管理模式、高效迅捷的现代化手段:一专多能的复合型人才。

一、精干有力的管理体系,是立足之本

国有大中型企业深化改革、转机建制、强化管理的主要内容之一,就是精减机构,形成高效的、新型的企业管理框架。在改革过程中,企业内部的档案管理部门不可避免的会受到一定的冲击和影响。为适应新体制的建立和发展,我们必须认真领会和贯彻“精简”的原则,结合档案工作的性质、任务、内容、范围及职责,从实际出发,建立起一个精干高效、运作有力的档案管理体系,这是搞好企业档案管理的根本保证。一是要坚持统一领导。成立以企业主要负责人直接领导、具备一定行政管理职能的档案管理机构,将档案管理纳入企业发展规划,为企业档案管理工作的法治化、正规化建设,提供可靠的组织保障。二是要加强依法治档。健全完善的规章制度是企业档案管理的行为准则,是企业档案管理机构行使职能的依据和手段。值得注意的是,由于国有大中型企业生产经营特点不尽相同,所以,依法治档不能搞“一刀切”。既要坚持原则,又要灵活运用,形成适合本企业生产经营特点的档案管理制度。三是要实行网络控制。强化基层档案组织建设,建立横向协作、纵向统一的网络系统。在横向上,加强与各业务部门的监督和指导;在纵向上,搞好企业档案整体工作的统一领导、统一部署和统一考核。

二、集中统一的管理模式是客观需要

企业档案由分散型管理向集约化管理的转化,反映了市场经济体制下企业经营管理和运行规律的集约化。社会主义市场经济体制下的企业,作为独立的经济实体,直接参与激烈的市场竞争,客观上要求档案部门提供综合性、宏观性、整体性的信息。企业档案集中管理,既要考虑现实生产经营的需要,实现企业档案的现实价值,又要考虑企业的长远发展,实现企业档案的历史文化价值。也就是说,企业档案管理要以集中的信息整体形式来支持总体目标的实现,并延续和反映企业整体的发展。由此可见,企业档案集中统一的管理模式是客观需要。

三、高效迅捷的现代化手段,是必由之路

当今社会已进入科学技术高速发展的信息时代,“科学技术是第一生产力”已成为社会进步、企业发展的主旋律。企业的生存发展越来越趋向于以科技取胜,企业的竞争实质上就是科技的竞争、信息的竞争。新的社会环境、企业环境赋予档案工作新的活力和新的使命,如何摆脱落后的管理方式,运用现代化管理手段,不断提高工作效率和质量,是企业档案管理工作求生存、求发展的必由之路。一是技术设备的现代化。信息处理、网络技术在国有大中型企业中的应用和发展,形成了软盘、光盘、网络邮件等多种新型的档案载体,这就要求档案管理必须开发、应用现代化的技术设备、保护措施,以营造一个安全、完善的档案管理和保护环境。二是业务管理现代化。随着企业集约化、规模化改组、改制工作的纵深发展,企业档案信息库存量激增,传统的管理手段与客观现实的需求之间的矛盾日趋尖锐。开发和应用微机软件管理企业档案,对库存档案实行数据库管理;是提高档案工作效率的有效手段。三是档案利用现代化。就是要充分利用现代网络信息传递技术,实现档案信息的异地查询和

资源网上共享。这是档案工作今后发展的途径和方向。

四、一专多能的高素质人才,是必要条件

现代化国有大中型企业的集约化、信息化管理以及精简高效运作框架,意味着企业档案管理工作不能再停留在传统的专一化、保守型的管理模式。档案人员的个人素质和档案队伍的整体水平必须有所优化和提高,以适应新时期企业档案工作的需要。因而,对档案管理人员提出了高层次、多方位、复合型的要求;。即一人多岗、一专多能。一是要熟练应用现代化技术设备。这是现代企业档案管理人员必须具备的基本素质,是实现企业档案现代化管理的前提条件。二是要全面掌握现代化管理业务。档案管理人员要学会应用信息处理技术,实现企业档案的微机立卷、查询、调卷等业务管理。三是要及时更新知识结构。现代国有大中型企业的档案工作者,要顺应时代的需要,及时转变守旧、封闭的思想观念,不断地学习新知识、吸收新经验;充分发挥主观能动性,积极开拓、勇于创新,使自身的知识结构始终与客观需求保持同步。这是广大档案工作者必备的职业修养,也是推动档案事业蓬勃发展的动力源泉。(编辑/永安)