从语步结构与语域分析看商务英语函电的语言特点

黎 令

【摘要】《商务英语函电》是高校商务英语专业的一门专业基础课程,它集应用性、实践性于一体。然而正是这一特点使得学生动笔撰写函电时表达不够准确或缺乏实用英语表达能力。尽管花费大量的时间和精力学习范文,但由于和以前所读写的英语文章特点不同,而难以将范文内化为自己的知识。本文从语步结构与语域分析的角度分析商务电子函电的交际目的是如何一步步实现的,从而帮助学生更好的把握商务英语函电的语言特点。

【关键词】语域 语步结构 商务电子函电

一、引言

随着信息技术、多媒体技术和网络技术的发展,人类社会进入了信息社会,信函在业务交流中不再占主导地位,而是很大程度上代之以传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通讯手段,但在信息内容和形式来看,其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。在商务函电的写作过程中,不仅由于格式自由化而变简洁外,其语言运用方面也简洁化了。一方面,函电中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题,主要是为了简洁明了、便于阅读;另一方面,电子数据交换、电报等用语及短句的使用,都使其语言风格简洁化了。

二、语步结构与语域分析

由于语言所使用的场合、目的及形式不同,我们常用语域(register)来分析不同的变体范畴。根据Halliday的功能语法理论,语域包括三个主要因素:话语范围(field)、话语方式(mode)和话语体式(tenor)。ESP学科中语步分析的模式理论(move-structure)也包括三个部分:语步(moves)、步骤(steps)和顺序(sequencing)。商务函电的交际目的是沟通协商,其目的是通过一系列语步实现的。

1.语步结构

商务函电通常分为三或四个部分,每一部分都是为了完成整个的话语交际任务。如下:MI 基本都是固定的语言模式,比如问候,建立交际链;M2是提供产品信息,但在这里既然是以电邮的形式交流,就不必在邮件上体现细节;M3 包括提供建议并对信息的进一步确定;其中M2与M3的融合表示协商沟通的部分;M4就是信件的结束语。其中M1和M4属于辅助部分,把双方的关系清楚地表达出来;而M2和M3才是主要部分,表达了真正的交际内容和目的。只有这四个部分联系起来才能构成完整的交际流程图。

Sample:

[M1] Dear Sir,

[M1] Thanks for your enquiry dated October 10 and your interest in our products as well.

[M2] As requested, we are enclosing some copies of our illustrated catalogues and a price list giving the details you ask for. Also under separate cover we are sending you samples of various fashions

[M3] which show you clearly the quality and craftsmanship. We trust that when you see them you will agree that our products appeal to the most selective buyer.

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[M4] We look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

(M=MOVE)

2.语域分析

(1)话语范围(field)。话语范围指的是文章的主题。商务函电的语言都是约定俗成的,所有的语言词汇都局限在以下的话语范围内:建立贸易关系(Estab1ishing Business Relations);询价及回复(Enquiries and Replies);报价、推销信、报盘及还盘(Quotations,Sales Letters,Offers Counter Offers);订单、接受和回绝(Orders,Acceptances & Rejections);售货确认书及购货合同(Sales Confirmation & Contract)等。上例在M1中表达了一番谢意Thanks for your enquiry dated…可以确定其属于询价和回复的范围。从四个M中可以看到,主语使用最多的是WE (4次)。在每一个M中,“我们”都是主导因素,说明在这个流程中是“我们”在提供信息,引起对方的关注。

(2)话语方式(mode)。话语方式指交际中语体所使用的方式或渠道。商务函电通常要求语言清楚、简洁和礼貌,在沟通过程中语言要精炼,内容要简明扼要。

在M1中,Dear sir表达一种很轻松的方式,而且没有固定指出收信人的名字,说明收信人并不是特定的人。正如Cumming (1995:5)指出,“电子交流的一个优势就是不使交际过于私人化,大多数人都可以是参与者。”在M2中,as requested 常常在商务函电中出现,它作为一个连接链帮助贸易双方建立沟通。在[M2+M3]中,We are willing to 的使用,说明是主观提议,旨在提供一种选择的范围。

(3)话语体式(tenor)。话语体式指的是活动中参与者的作用。在商务邮件中,语言及内容要准确表达出贸易双方的交互关系。在M2+M3中,给予方提出的要求可以有很多种表达方式,比如祈使句、疑问句等。在这里,allow 5% discount说明给予方的态度比较婉转,体现了语言上的礼貌原则及沟通双方在地位上的平等。M4作为结束语,表达了给予方的希望,期待对方的回复,并以此维系交际链的持续发展。

三、结语

商务电子函电具有商务信函的基本特征,结构符合语步结构的特点,语言符合语域三个要素的要求。只有把语步结构和语域的三个要素结合起来,我们才能更好地理解商务电子函电的语言特点,并在写作中把握这种特写实现商务电子函电交际功能。

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