中小民营企业人力资源管理外包风险及规避对策

摘要:由于激烈的市场竞争和企业自身能力的限制,人力资源管理外包成为时下众多中小民营企业依赖的一条路径。文章认为外包之前必须要认清各种可能存在的风险,并有针对性地采取规避措施才能防患于未然。

关键词:中小民营企业;人力资源管理外包;企业文化冲突

中图分类号:F272文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)36-0078-02

中小民营企业近年来已成为推动我国经济发展的生力军。在中西方现代管理思想的影响下,很多中小民营企业都想建立规范化的人力资源管理制度,但是由于发展历史短、管理经验少、企业规模小、资产实力薄弱等问题的存在,成立专门的人力部门着实不易。在这种背景下,使得人力资源管理外包成为可能。另一方面,近年来各类咨询服务机构的蓬勃发展,也为人力资源管理外包提供了必要的外部条件。

一、中小民营企业实施人力资源管理外包的必要性

(一)优化配置资源,专注核心能力

在激烈的市场竞争环境下,由于资金、产品、市场、经营者自身素质等诸多方面因素的制约,中小民营企业不可能对各个方面给予同等关注,因而应有所侧重,将本企业的弱项外包后,企业就可以充分利用有限资源,更加专注于自己的核心竞争力。研究表明,人力资源管理活动中的事务性活动,通常占全部人力资源管理活动的65%～76%,如果把这些事务性的工作委托给人力资源外包服务商,企业就可以从日常行政管理职责中解脱出来。并且,人力资源外包服务商对本领域的现行措施、市场行情更为了解。所以,外包出去的工作一般会被很好地完成。

(二)风险共担、利益共享

随着市场竞争的愈加激烈,越来越多的中小民营企业在法规、政策、金融、技术、公司治理等方面碰壁。例如在录用人才时,对人才的了解和把握不够,增加了录用的风险。而通过专业服务机构,则不必花费太高的成本就可以获得一个较好的专业技术人员。而且,人力资源管理外包还可以降低企业在处理一些事务时因不熟练所造成的不必要损失。企业正是利用外包建立了一种风险共担、利益共享的模式,共同面对投资风险。

(三)降低成本,提高效率

实施人力资源管理外包为中小民营企业带来的最为明显的收益就是降低成本,提高效率。在日常经营中,企业的一大部分成本是由人力资源管理活动引起的,如招募、选拔、录用、培训等工作都需要耗费大量的人力、物力和财力。特别是中小民营企业员工流失很严重,企业不得不经常进行新员工的招聘、培训等事务性工作。如果将这部分工作外包出去,从专业咨询公司那里获取人力资源方面的信息和高质量的服务,远比企业自身拥有庞大繁杂的人事管理队伍更能节约成本。此外,人力资源管理职能的整体外包,随之带来的是支持该职能的技术和设备开支的减少、人员的精简和办公场所成本的降低等。

二、中小民营企业实施人力资源管理外包的风险

人力资源管理实践性很强,尽管将其外包可以解决目前中小民营企业存在的人事问题,但由于影响其实施的因素是多方面的,故而外包存在着诸多方面的风险。

(一)传统思想束缚

作为对传统人力资源管理模式的深刻变革,外包势必引起员工的关注。一方面,外包后工作环境的变化,利益的重新分配乃至失业问题会引起恐慌,使员工人心浮动,从而消极被动地对待外包活动;另一方面,外包后员工“大家庭”的感觉会逐渐消失,产生外部人控制内部人的情绪,不利于企业发展。同时员工对外包决策缺乏了解,企业与员工之间的沟通不到位也会增强企业实施外包的风险。

(二)企业文化冲突

企业文化上的冲突也可称为文化不相容,这是企业人力资源管理外包过程中最现实的障碍。每个企业都有其独特的文化和价值观,它是在企业的发展过程中逐步形成的。因此,如果外包服务商没有深刻了解企业的文化,就难免在外包过程中出现沟通障碍,从而弱化了企业文化的凝聚功能,给人力资源管理外包的顺利实施带来困难,甚至导致外包项目的失败。

(三)商业信息不安全

由于人力资源管理外包出现较晚,国内市场发展还不太成熟,完善的信用管理体系尚未建立。在外包过程中,中小民营企业需要向外包商透露企业的有关信息,在这个过程中存在着机密泄露的风险。由于国内目前尚无完善的法律法规规范人力资源管理外包行为,这就无法保障企业信息的保密性。

(四)成本难以控制

目前人力资源管理外包缺乏统一的收费标准,服务商都是自行定制价格。所以,对大多数中小民营企业来说,外包收费是否会增加企业的劳动力成本,是否用得其所,是企业考虑最多的问题之一。一般情况下,企业都能对显性的成本进行全面的分解和剖析,比如薪酬福利、办公设配、场地租赁等,但是对于一些隐性成本,比如维护与服务商的良好关系、企业员工对完成的外包工作的满意度等,很多企业却重视不够,因而造成企业在进行外包决策时做出错误的决定。

(五)对服务过程无法有效监控

对外包项目进行有效的监控是保证成功实施的关键。为了在预定期限内达到合同中所规定的服务标准和工作效果,外包服务商也应该按照既定的程序和时间安排完成相应的工作量。但由于中小民营企业往往会出于人力、财力方面的考虑,对服务过程缺乏监控,从而使得服务商的工作偏离正常的方向,影响外包项目的按时完成和取得的效果。

三、中小民营企业规避人力资源管理外包风险的对策

事实上,任何活动都存在着或多或少的风险。如果中小民营企业在实施人力资源管理外包时,能够对企业内部和外包服务供应商进行综合考虑,是可以最大程度地降低风险的。这里先引入M饲料公司个案,然后总结归纳出具体的对策建议。

M饲料公司成立于1998年5月,近年来随着业务与规模的不断扩大,公司人力资源管理面临的挑战与压力也越来越大。虽然各业务部门经常大规模招聘,但看不到业绩的大幅上升。尤其明显的一个现象是:与公司一起成长起来的“打江山”的大量老员工,常常以功臣自居,人浮于事、效率低下。针对这些问题,公司管理层经过认真分析,认为这种现象源于长期以来公司没有一套合理的绩效考核体系,薪资不能很好地与绩效挂钩,最终导致了这种现象的出现。公司觉得,以自己目前的人力资源管理水平难以设计出一套科学的绩效考核体系,并且要牵涉大量人力,费时费心,干脆外包。在明确外包项目后,接下来就要选择合适的外包服务商。M饲料公司首先收集了若干家HR外包服务商的信息,包括公司历史、成功实践、长期合作伙伴等。并结合自己的外包项目,圈定了3家外包服务商。之后通过各种渠道对有意向的外包商的资信状况与服务能力进行翔实的调查。综合考虑各种因素后,通过对圈定公司的综合打分,M饲料公司认为把此项目外包给专注于为中小民营企业服务、并有多次成功案例的W公司性价比最高。

(一)正确选定外包项目

清楚企业的哪些人力资源管理内容适合于外包,这是成功进行外包的前提。作为企业的决策者,不妨把每项活动细分成具体的活动,然后考虑每一项活动的战略意义。然后再确定哪些工作可以外包出去,哪些工作由企业自己来做。除此之外,在进行外包之前,企业还应该明确考虑所要取得的短期及长期目标,不能只重视短期的利益而忽视企业长期的发展,有了明确的目标,企业就有了清晰的发展方向。案例中,M饲料公司就是在人浮于事、工作效率下降的情况下,经过对公司优劣势的分析后,决定将绩效考核体系的设计项目外包的。同时,由于在具体考核时会涉及企业内部的许多商业信息与个人业绩的数据,所以绩效考核的具体实施仍由M饲料公司自己来做,从而有效地规避了来自企业经营安全方面的风险。

(二)对外包项目进行成本效益分析

在进行外包决策的过程中,大多数企业只关心所付出的成本以及可能得到的投资回报,却不关心中间的具体过程,这很容易使外包服务商有机可乘,存在投机主义行为。因此,企业在外包前,最好将所要外包的职能进行细分,列出每一步骤的细节并给出预算成本,然后让外包服务商提交完整的行动方案。同时,将最后得出的成本收益估计值与外包前进行比较,这样可以使决策者清楚地了解所在企业是否适合进行人力资源管理外包,并作出正确的选择。

(三)选择合适的外包服务商

用外包服务商的长木板来替换自己的短木板,可以提高本企业这个木桶的盛水量。因此,企业应根据人力资源管理外包业务特点与预定目标设定选择标准,慎重选择外包服务机构。应考虑以下几个因素:首先是企业文化,外包服务机构应有客户至上的服务理念,能够认识、理解、适应客户的企业文化;其次是专业技能,外包服务机构应有良好的人力资源专业技能,在行业里有相当丰富的、成功的从业经验,服务质量可靠,具有一定的美誉度;最后是职业道德,外包服务机构应诚实守信,在处理一些涉及企业商业机密的问题时,要做到为客户保密,即使在竞争对手的利益诱惑下,也不能为其所动。案例中,M饲料公司通过有效的渠道,应用了合理的评估流程,选择了合适的性价比最高的W公司,从而有效规避了来自外包服务商选择方面的风险。

(四)签订完善的合同

外包合同的作用在于约束合作双方的行为,这对双方的利益都是一个保证。而且企业要考虑外包的安全性,对于将要经手的极具敏感性的资料,必须通过法律措施进行风险的规避。合同的签订应该选择一个优秀的谈判代表,并在有专门的法律人员在场的情况下签订。合同的内容应包括外包内容、期限、质量、绩效标准等,另外对外包项目预期效果、阶段考核、信息安全、损失赔偿等方面的条款也应当明确。并且,在合同签订之前还应该有专门的法律人员对合同的内容进行仔细查阅,避免可能出现的法律纠纷。

(五)对外包过程实施有效的监控

按照控制点的位置,可以把外包实施过程控制分为事先控制、过程控制和事后控制。事先控制指签订外包合同,规定双方的权利义务,同时,企业应与外包服务商沟通双方期望达到的绩效水平并建立衡量标准;过程控制指外包服务过程中,企业与外包服务商针对服务效果进行及时有效的沟通,与服务商建立一种积极的关系,避免企业的经营出现大波动,并且企业应时刻关注外包过程中的变化,及时纠正偏差,避免偏离预定的方向,并以所建立的衡量标准作为依据来评价外包服务商所提供的服务的质量,一旦发现问题及时解决;事后控制指企业与外包服务商双方根据外包项目的最终结果兑现合同条款。

四、结语

随着理论的发展和实践的推进,人力资源管理外包已经成为了一种趋势。中小民营企业由于自身的特点,更应在识别各种风险的基础上善加利用。需要明确的是,中小民营企业还应该把外包过程看成一个学习的过程,从外包服务商那里学习接受新的人力资源管理理论和方法,提高自身的管理素养和水平。

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作者简介:郭效中(1971- ),男,山西五寨人,郑州航空工业管理学院工商管理学院教师,硕士,研究方向:民营经济、人力资源管理。