基于内部行文管理系统的设计与应用

杨隆平

[摘 要]本文阐述了以PowerBuilder为开发工具,采用模块化程序设计方法来创建企业内部行文管理系统。以实现企业内部行文的编写、审核、发送等全过程的有效跟踪和控制,并对需要永久性记录的文件实现归档管理。

[关键词]内部行文 程序 设计

在竞争日益激烈的今天,企业如何提高办公效率显得越来越重要,企业内部机构众多、条文众多。仅通过文件发放,既浪费时间又浪费纸张,为了达到快速可靠的信息交互目的,就需要一套可靠的内部行文管理系统,以实现内部行文管理的电子化、自动化,从而提高部门之间的办公效率。

1 PowerBuilder的特点

PowerBuilder是一个用来进行客户/服务器开发的完全可视化的开发环境,可以用一种可视的直观的方式来创建应用程序的用户界面和数据库接口,它具有以下特点:事件驱动的应用程序;功能强大的编程语言与函数;面向对象的程序设计;支持Internet应用;跨平台开发;开放的数据库连接系统等。

2系统分析

2.1目标和范围

按照管理企业内部行文的原理和方法,采用成熟的信息技术和手段,在提高企业办公效率的基础上,优化人、财、物和信息资源在企业内部各个交流环节的运行机制。在为企业各项活动提供全面信息服务的基础上,提供信息管理决策支持功能,并为企业的办公自动化发展在信息交互方面进行技术准备。

本系统主要是为企业内部各部门间信息交流提供方便,它可覆盖企业内部各个部门的信息交流工作,能够帮助各个部门进行拟文、对拟文修改、发送、查询等工作,适用范围很广。

2.2设计思路

采用企业现有的软硬件环境和先进的系统开发方案,达到充分利用现有资源,提高系统开发水平和应用效果的目的;应符合企业内部收文和发文的管理规定,满足企业日常工作需要,并达到操作过程中的直观、方便、安全、实用等要求。采用先进的两层体系结构,Client(客户端)负责提供表达逻辑、显示用户界面信息;Server(服务器端)负责实现数据服务;采用模块化程序设计方法,既便于系统功能的各种组合和修改,又便于未参与开发的人员日后补充、维护。

2.3系统功能

包括员工基本信息的输入;文稿的撰写;文稿的修改、发送;对方部门所发布行文的接收、查看以及评论回复;行文的查询;行文管理系统的使用帮助等。

3系统设计

3.1功能模块设计

在系统功能分析的基础上,考虑PowerBuilder程序编制特点,可构建如图1所示功能模块。

图1

3.2数据库设计

通过对企业内部行文管理的内容和数据流程分析,设计的数据项和数据结构一般为:员工基本状况,其数据项有员工号、姓名、性别、部门、电话等;用户口令信息,其数据项为用户名和口令;企业部门信息,其数据项为部门代号、名称、经理等;内部行文信息,其数据项为文件号、撰写人、标题、正文、日期、发送标志等;内部行文处理信息,其数据项为文件号、撰写人、接受人、标题、正文、日期、审核意见等。

3.3应用程序设计

3.3.1创建应用程序对象

在应用程序对象的变量定义窗口中定义内部行文管理系统的全局变量,这些全局变量用于应用程序不同对象间参数的传递。

3.3.2登录模块的设计

在应用程序对象的Open事件的程序代码有下面一条语句:Open(w_login),该语句就是打开登录窗口的语句。还可在此设计修改用户口令等。

3.3.3程序主窗口的建立

用户输入正确的用户名和口令,登录成功之后,可进入程序的主窗口。系统应用程序的主要功能都是通过主窗口w_main上菜单来完成的。每个功能模块由一个或多个窗口来完成。

3.3.4菜单的设计

在菜单画面中设计应用程序主窗口所连接的菜单m_main。该菜单的结构如图2所示。

3.3.5数据窗口的创建

建立数据窗口对象是程序设计中极为重要的一个部分。数据窗口对象是PowerBuilder编程的精华所在,针对不同的情况选择不同类型的数据窗口对象,会使程序的实用性和直观性大为增强。此数据窗口用来实现读取、修改、查询数据库中的数据等功能。

为了能在该数据窗口对象中修改所显示的记录,需要设置Allow Updates属性。单击“Rows”菜单下的“Update Properties”菜单,我们只要保留系统默认属性即可,这样一个数据窗口对象就创建完毕了。应用程序中窗口上的数据窗口控件可以连接和使用这个创建好的数据窗口对象。其他数据窗口的创建过程与此类似。

4设计过程中的一些技巧

4.1设置数据窗口中某列不可编辑

进行开发创建过程中,在PowerBuilder的DataWindow里将某列的Tab值置为0,即可让该列变为不可编辑,使其无法进行增、删、改等操作,以防止用户由于误操作而删掉数据。

4.2设置具有提示功能的按钮控件

单击工具栏上的“New”弹出对话框,选择其中的标准可视对象“Standard Visual”,在出现的对话框中选择可视对象的类型commandbutton,然后单击“OK”按钮,进入用户对象画笔窗口。该对象在具有PowerBuilder通用按钮控件功能的基础上,增加了用户定义的事件功能。当鼠标移到该控件上,在主窗口下面的帮助提示信息栏中就会出现属性Tag中的内容。

5结语

现代企业需要一套可靠的内部行文管理系统,使其所属的部门管理人员在信息系统的辅助下进行工作。本系统的开发和应用也正是为了提高企业领导决策水平,提高企业内部办公效率,达到快速可靠的信息交互目的,进而促进企业各个方面快速发展。

[参考文献]

[1] 王志勇,阮坚,王鹏.用PowerBuilder开发小型数据库[M].北京:人民邮电出版社,2002.

[2] 东方人华.PowerBuilder 8.0入门与提高[M].北京:清华大学出版社,2003.

[3] 袁松.PowerBuilder 8.0高级应用与开发[M].北京:中国水利水电出版社,2002.