新时期档案工作者应具备的品质

李芳芳

新时期，一个出色的档案工作者应当具有下列几种品质。

1数学家的头脑

做档案工作的人都知道，归档文件整理需要加盖归档章，上面有全宗号、年度、室编件号、馆编件号等内容，档案盒脊背上也有上述内容，归档文件目录有件号、文号、日期、页数等项目。可以说，档案工作与数字天生有缘，是简单的数字让浩如烟海的档案变得条理清晰、摆放有序、使用方便。一个做事没有条理、对数字没有概念的人是很难做好档案工作的。

2服务者的周到

生活的快节奏使越来越多的人们希望足不出户就能查到自己所需的资料，所以，网上查找成了人们的首选，有些档案部门对查阅内容比较集中的档案如知青档案、招工档案、退伍军人档案、婚姻档案等专题档案进行了数字化，在档案信息网站上设置专栏，方便利用者查找，深受好评。档案工作人员要清醒地认识到时代对档案工作提出的新要求，集中力量做好档案信息化工作，有条件的档案馆要建立馆藏档案目录数据库、全文数据库、图片数据库。积极参与电子政务建设。实现档案馆、档案室资源共享。及时实现已公开文件的网上查询，网站设置尽量做到内容丰富、分类清晰、易于操作。网站管理人员的电子信箱、联系电话要在醒目位置显示出来，便于和利用者交流。对利用者的电子邮件要及时回复。对于上门查阅的，无论是进行计算机检索还是查找纸质检索工具，均应提高查全率和查准率。此外，接待人员还应调整办公用具。便于复制档案内容，开具证明。有些档案部门为利用者提供老花镜、签字笔、纸张等用具，使利用过程更加人性化。

3收藏家的魄力

在对档案进行接收、征集时，档案工作者应具备下列品质。

3.1丰富馆藏的途径。档案馆的大部分档案都是各机关、团体、企事业单位到期按照一定的程序移交的，这部分档案构成馆藏档案的主体。由此带来的弊病是馆藏档案机构单一，重复档案多，与人民群众切身利益密切相关的档案少，档案利用率低，基于这一认识，国家档案局要求各级档案部门加大对民生档案收集、整理、接收、利用的工作力度，发挥民生档案的作用。改变重事轻人、重物轻人、重机关团体利用轻人民群众利用、重著名人物档案的收集轻普通民众档案的收集的观念是对各级档案部门的要求，档案行政管理部门要加强对劳动保障、民政、房产、土地等单位和部门的档案业务指导，积极做好招工、工资审批、军转安置、医保、社保、信访、劳动合同、下岗职工、农民工、再就业人员、低保人员、退休人员等涉及民生的档案管理，做好与人民群众切身利益密切相关的房产档案、婚姻档案、拆迁档案、仲裁档案、收养档案、公证档案的接收、征集进馆工作，建立与人民群众不断增长的文化需要相符合的档案资源体系和利用体系。在此基础上，积极开展珍贵档案的征集工作，使馆藏档案既门类齐全，又特色鲜明。

3.2发现宝贝的“慧眼”。社会上流散的档案很多，需要档案部门去征集的也很多。征集的对象、重点是什么，通过什么渠道、以怎样的方式去征集，这些问题都值得档案工作者去思考。如果对档案的价值没有正确的估计和判断，下再大的力气，花再多的资金去征集都徒劳无益。在这个问题上，2007年郑州市档案馆征集体积很小的《古兰经》会给档案工作人员带来极大的启发。

3.3利用档案的勇气。对比较珍贵的档案，有效利用与保证档案实体安全是矛盾的，也是对立统一的。档案要利用，要翻阅，肯定会变脏、变残缺，及时对档案进行复制、修裱、抢救、数字化能有效保障原始档案实体的安全。没有利用，再好的、再珍贵的档案也是孤独的。是没有生命力的。就像一本書，作家创作出来是供读者阅读、品评的。有了读者的评论、研究，才出现了“有一百个读者，就有一百个哈姆雷特”，才有了专门研究《红楼梦》的“红学”。是不同的理解和评论使著作获得了强大的生命力，变得血肉丰满。档案也一样。揭开档案神秘的面纱，在适当的时间、以适当的方式让尘封的档案重见天日，是档案的新生，也是档案工作者的幸运。《清宫秘史》在《档案大观》上与众多读者“亲密接触”，让读者透过重重迷雾，了解清朝宫廷内幕。“红岩珍档”的揭秘，使很多人重温那段难忘的历史。

3.4保护档案实体安全的技术。没有哪个档案部门希望珍贵的档案只是“昙花一现”，尽可能延长档案寿命是档案工作者的神圣使命。《档案保护学》的产生是历史的必然。保护档案实体安全的欲望越强烈，档案保护方面的研究越深入，《档案保护学》发展越快，档案的安全才会得到更多的保障。2008年，新乡市档案馆征集到两帧康熙年间的五彩圣旨，长3.2米，在民间保存了300多年。我有幸看到层层红布包裹下的圣旨，片片碎片剥落，跟仿制的光鲜的圣旨根本不能比。当时既感慨任氏家族保存圣旨的良苦用心和艰辛，又对残损的圣旨心生感慨。民间百姓尚且煞费苦心延长圣旨的寿命，我们做档案工作的怎能不想方设法让档案长存世间。